Häufig gestellte Fragen zur Förderung von Musikclubs

Bitte lesen Sie sich zunächst die Fördergrundsätze sorgfältig durch. Im Folgenden finden Sie dann Antworten auf häufige Fragen zu den Antragsbedingungen, zum Fördergegenstand, zum Antragsverfahren und zur Projektdurchführung.

Aktualisiert am 21.04.2021

BERATUNG DURCH REGIONALE TEAMS


FRAGEN ZU DEN ANTRAGSBEDINGUNGEN


Was gilt als Livemusikveranstaltung?


Können Open-Air-Konzerte bzw. alternative Open Air Locations anerkannt werden?


Was sind „künstlerische DJs“ und wie werden diese Veranstaltungen überprüft?


Wie weise ich die Förderkategorie meines Musikclubs nach?


Was bedeutet „überwiegend öffentlich finanziert“?


Was bedeutet fest und ortsgebunden?


Wie wird „ländlicher Raum“ definiert?


Lässt sich die Förderung mit Mitteln aus anderen Programmen kombinieren?


FRAGEN ZUM FÖRDERGEGENSTAND


Was wird gefördert?


Was ist mit Konzerten, die pandemiebedingt von 2020 ins Jahr 2021 verlegt wurden?


Was bedeutet „förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn“?


Was sind „Konzeptions-, Planungs- und Werbungsausgaben“?


Sind Wartungs- und Reparaturausgaben förderfähig?


Welche Personalausgaben sind förderfähig?


Was kann als Personalausgaben angerechnet werden?


Kann der*die Unternehmer*in die eigene Arbeit als Honorar fördern lassen,
z.B. für Booking, Produktion etc.?


Ist der Lohn von festangestellten Geschäftsführer*innen, die im Projekt mitarbeiten, förderfähig?


Wie sind projektbezogene bzw. die nicht-projektbezogene Personalausgaben definiert?


Wie hoch dürfen Reisekosten angesetzt werden?


Was bedeutet „angemessenes Gagengefüge“ und wie kalkuliere ich Gagen sinnvoll?


Welche Investitionen können gefördert werden? [NEU]


Gibt es programminhaltliche Ausschlusskriterien für eine Förderung?


FRAGEN ZUM ANTRAGSVERFAHREN


Welche Antragsfristen muss ich beachten?


Was muss ich bei der Registrierung für das Antragsportal beachten?


Stelle ich den Antrag online oder per Post?


Was muss in den Antrag?


Was muss in die Projektbeschreibung?


Wie lege ich den Projektzeitraum fest?


Worauf muss ich beim Upload von Dateien achten?


Wie wird über die Anträge entschieden?


Was ist unter Eigen- und Drittmitteln zu verstehen?


Was kann als Eigenleistung angerechnet werden?


Wie sind Einnahmen aus z.B. Ticketverkäufen oder Drittmittel wie z.B. Spenden
und Sponsorenmittel zu kalkulieren?


NACH DER FÖRDERZUSAGE: FRAGEN ZUR PROJEKTDURCHFÜHRUNG


Wie erhalte ich die Logofreigabe für mein Projekt?


Was bedeuet die "Förderdoku" für mich?


Wann kann ich Mittel abrufen?


Wo kann ich eine Mittelanforderung erstellen?


Wie erstelle ich eine Mittelanforderung (Schritt für Schritt)?


Wann erhalte ich das angeforderte Geld?


Welche Fristen muss ich nach der Förderzusage beachten?


Wie kann ich Mittel zurückzahlen?


Was passiert nach der Zusage?


Muss ich das Vergaberecht beachten?


Wenn ich das Vergaberecht beachten muss ...


Was bedeutet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?


Sind Änderungen in der Projekt- und Finanzplanung möglich?


Was passiert, wenn das Projekt pandemiebedingt
nicht wie ursprünglich geplant durchgeführt werden kann?


Was muss in den Zwischennachweis?


Welche Unterlagen muss ich mit dem Verwendungsnachweis einreichen?


Anforderungen an Belege für den Verwendungsnachweis


Was muss auf einen Stundenzettel?


Erhalte ich Belege für die Auszahlung der Fördermittel?


Sind die Fördermittel steuerpflichtig?


BERATUNG DURCH REGIONALE TEAMS

Mit technischen Fragen oder Problemen bei der Antragstellung wenden Sie sich bitte an: support@initiative-musik.de

Bei Fragen rund um den Antrags- und Förderungsprozess können Sie sich während der Sprechzeiten
an alle angegebenen Berater*innen wenden.

Sprechzeiten: Mo-Fr 10-16 Uhr

Teams nach Region im Überblick

NORD
Bremen, Hamburg, Niedersachsen, Schleswig-Holstein

Andreas Becker | andreas.becker@initiative-musik.de | 030 531 475 45 – 66
Carsten Koener | carsten.koener@initiative-musik.de | 030 531 475 45 – 67

OST
Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen

Linnéa Oelmann | linnea.oelmann@initiative-musik.de | 030 531 475 45 – 62

SÜD
Baden-Württemberg, Bayern

Johannes Damjantschitsch | johannes.damjantschitsch@initiative-musik.de | 030 531 475 45 – 68

WEST
Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland

Stephan Benn | stephan.benn@initiative-musik.de | 030 531 475 45 – 63 |
abweichende Sprechzeiten: Di und Fr 10-16 Uhr

FRAGEN ZU DEN ANTRAGSBEDINGUNGEN

Was gilt als Livemusikveranstaltung?

Als eine Livemusikveranstaltung ist eine Veranstaltung zu werten, in der Livemusik aller Genres (E- und U-Musik) öffentlich konzertmäßig aufgeführt wird und im Vordergrund steht. Das bedeutet, für das Konzert wird speziell geworben und das Publikum kommt vorrangig für die musikalische Darbietung. Mehrere Konzerte an einem Tag gelten als eine Veranstaltung, sofern für diese auch nur einmal Eintritt gezahlt wurde. Livemusikveranstaltung umfasst den gezielten Auftritt von Musiker*innen und Bands ebenso wie von „künstlerischen DJs“.

Können Open-Air-Konzerte bzw. alternative Open Air Locations anerkannt werden?

Bei der Frage nach den Konzerten und ihrer Veranstaltungsform kommt es sehr darauf an, ob es sich a. um Konzerte aus der Vergangenheit handelt, mit denen die Antragsberechtigung nachgewiesen werden soll oder b. um geplante Konzerte in der Zukunft, die ggf. pandemiebedingt angepasst und ausgelagert werden (wenn z.B. im Musikclub ein Spielbetrieb bis auf weiteres nicht möglich ist).

Zu a. Für den Nachweis, dass es sich um einen Musikclub (und nicht etwa ein Festival) handelt, sollten die 12 bzw. 24 Konzerte aus dem Jahr 2019 im Musikclub (fest und ortsgebunden) stattgefunden haben. Wenn der Musikclub über einen Außenbereich verfügt oder eines der Konzerte in Kooperation mit z. B. einem Stadtteilfest o.ä. außerhalb des Musikclubs veranstaltet wurde, können diese Konzerte im Einzelfall zu den 12 oder 24 Konzerten hinzugezählt werden. Für die zügige Antragsprüfung empfehlen wir jedoch allen, für die 12 bzw. 24 nachzuweisenden Konzerte möglichst eindeutige Beispiele zu wählen (d.h. eindeutig eine Livemusikveranstaltung, eindeutig im Musikclub XY, eindeutig 2019).

Zu b. Das Förderprogramm NEUSTART KULTUR für Musikclubs soll diese bei der zukünftigen Programmplanung, Wiederaufnahme und Weiterentwicklung ihrer künstlerischen Programmarbeit unterstützen. Angesichts der aktuellen Krise ist der Blick in die Zukunft ungewiss und erfordert viel Arbeiten “auf Sicht”. Alternative Konzepte für Livemusikveranstaltungen (z.B. online Streamings, Ausweichlocations, Open Airs, neue Formate etc.) sind explizit als Teil des Fördergegenstands genannt. Solche Konzepte sind grundsätzlich förderfähig, d.h. Planungs- wie Durchführungsausgaben können hier im Förderprogramm beantragt werden. Auch Investitionen können hier gefördert insofern sie nicht in das NEUSTART-Programm der GEMA fallen.

Was sind „künstlerische DJs“ und wie werden diese Veranstaltungen überprüft?

„Künstlerische DJs“ spielen nicht nur einen Tonträger ab. Unter Verwendung von Tonträgern und technischen Hilfsmitteln mischen sie verschiedene Musikstücke zu neuen Klangbildern und Kompositionen zusammen (siehe auch Urteil des Bundesfinanzhofs vom 18.08.2005, Az. V R 50/04).

Das dabei entstehende Arbeitsergebnis muss die Qualität eines neuen künstlerischen Produkts haben. Folgende Kriterien sprechen für eine Tätigkeit, die unter die Definition „künstlerische DJs“ fällt:

  • DJ-Künstler*innen erhalten eine Gage;
  • sie veröffentlichen ihre Werke auf Tonträgern (Mix-CDs im freien Handel, eigene Compilations etc.);
  • DJ-Künstler*innen treten auch außerhalb von Diskotheken auf, z. B. auf öffentlichen Veranstaltungen oder bei Radiosendern;
  • sie haben ein eigenes Künstler*innenprofil im Internet (Facebook, Soundcloud etc.);
  • ihre Veranstaltungen sind ein eigener Programmpunkt.

Die Kontrolle seitens der Bearbeiter*innen erfolgt nach den oben genannten Kriterien. Das heißt, dass die Profile und Veranstaltungen der DJ-Künstler*innen entsprechend überprüft werden.

Wie weise ich die Förderkategorie meines Musikclubs nach?

Die Besucher*innenkapazität ergibt sich aus der maximalen Anzahl von Stehplätzen bei einem Konzert in allen Konzerträumen im Innenbereich. Die Angabe einer genauen Zahl ist wichtig, um die jeweilige Förderkategorie zu ermitteln. Aus jeder Kategorie ergibt sich dann die maximale Summe an Zuschüssen, die beantragt werden kann. Verschiedene Unterlagen können hier als Nachweis dienen, beispielsweise Konzessionen, Genehmigungen, Mietverträge oder auch ein aktuelles Brandschutzkonzept. Eines dieser Dokumente ist dem Antrag in Kopie beizufügen.

Was bedeutet „überwiegend öffentlich finanziert“?

Antragsteller*innen dürfen nicht überwiegend öffentlich finanziert sein. Das heißt, dass sie für die Grundfinanzierung ihres Geschäftsbetriebs im Durchschnitt in den letzten drei Kalender- oder Wirtschaftsjahren (2017-2019) nicht mehr als 40 Prozent öffentliche Mittel erhalten haben. Hierzu zählen finanzielle Mittel, aber auch unbare Leistungen, wie kostenfreie Überlassung von Räumlichkeiten oder Personal. Öffentliche Mittel, welche durch (private) Dritte ausgereicht werden, zählen ebenfalls dazu. Zum Beispiel wenn eine Zuwendung nicht direkt von Bund und Ländern, sondern über Dritte weitergereicht wird, wie etwa durch die Initiative Musik. Nichtregelmäßige Projektförderungen beispielsweise für Programm/Programmarbeit zählen nicht zur Grundfinanzierung.

Im Rahmen des Antragsverfahrens kann ein von einem*r Steuerberater*in bzw. Wirtschaftsprüfer*in ausgestelltes Testat über die Höhe der öffentlichen Fördermittel von der Initiative Musik angefordert werden.

Was bedeutet fest und ortsgebunden?

Sogenannte Fliegende Bauten (z.B. Zelte/fahrbare Bühnen) und Open Air-Bühnen sind vom Antragsverfahren ausgeschlossen. Fliegende Bauten sind allgemein wie folgt definiert: „bauliche Anlagen, die geeignet und bestimmt sind, wiederholt aufgestellt und abgebaut zu werden“.

Wie wird „ländlicher Raum“ definiert?

Musikclubs, die in Gemeinden und Städten mit bis zu 35.000 Einwohner*innen und einer Bevölkerungsdichte von bis zu 200 Einwohner*innen/km² liegen, sind dem ländlichen Raum zugeordnet. Diese Definition richtet sich nach den Formulierungen aus dem Raumordnungsbericht (2000) des Bundesamtes für Bauwesen und Raumordnung (BBR).

Lässt sich die Förderung mit Mitteln aus anderen Programmen kombinieren?

Mittel von anderen öffentlichen Zuwendungsgeber*innen für das zur Förderung beantragte Projekt sind zulässig und wünschenswert und sind komplementär, also ergänzend zur hier beantragten Förderung einzubringen.

Das Programm tritt nicht für Leistungen ein, die im Rahmen der staatlichen Hilfsmaßnahmen des Bundes und der Länder zur Bewältigung der COVID-19-Pandemie in Anspruch genommen werden können.

Wenn Sie aus anderen Förderprogrammen des Bundes Fördermittel in Anspruch nehmen, müssen die jeweiligen Förderungen deutlich unterscheidbaren Zwecken dienen und voneinander abgrenzbar sein. Grundsätzlich gilt, dass Maßnahmen, die durch andere aktuelle Corona-Hilfsmaßnahmen des Bundes und der Länder abgedeckt werden können, nicht förderfähig sind.

Nachfolgend einige Beispiele (keine abschließende Darstellung):

  • Live 100 und NEUSTART KULTUR (Musikclubs)

Musikclubs, die über das Programm Live 100 gefördert werden, können grundsätzlich auch einen Antrag auf Förderung bei NEUSTART KULTUR stellen. Sie dürfen für die Gagen der Musiker*innen desselben Konzerts jedoch nicht Live-100-Mittel und gleichzeitig die Mittel aus diesem Programm einsetzen.

  • BMWi-Programm und NEUSTART KULTUR (Musikclubs)

Musikclubs, die über das Hilfsprogramm des BMWi Förderung erhalten, können grundsätzlich auch einen Antrag auf Förderung bei NEUSTART KULTUR stellen. Bitte beachten Sie hier, dass das BMWi-Programm „Überbrückungshilfe für kleine und mittelständische Unternehmen“ betriebliche Fixkosten (Miete, Elektrizität, Wasser, usw.) abdeckt, wogegen in unserem Programm die variablen Projektkosten im Wege einer Projektförderung unterstützt werden.

  • Andere Programmteile des NEUSTART KULTUR-Pakets und NEUSTART KULTUR (Musikclubs)

Kombinationen mit Fördergeldern von anderen Programmteilen des NEUSTART KULTUR-Pakets sind für die gleiche Maßnahme nicht möglich. Dies gilt zum Beispiel für pandemiebedingte Renovierungsarbeiten und Umbaumaßnahmen. Diese werden bereits durch folgendes Programm gefördert: „Pandemiebedingte Investitionen in Kultureinrichtungen zur Erhaltung und Stärkung der bundesweit bedeutenden Kulturlandschaft“.

FRAGEN ZUM FÖRDERGEGENSTAND

Was wird gefördert?

Durch das Programm NEUSTART KULTUR (Musikclubs) soll die programmatische Vielfalt der Livemusikclubs erhalten und unterstützt werden. Musikclubs sollen eine Perspektive bekommen, um zukünftige Programme, neue Formate und visionäre Projekte anzugehen.

Die Förderung erfolgt als einmalige Projektförderung. Ein Projekt kann in diesem Fall z.B. die Programmplanung für das kommende Frühjahr sein (von der Planung über das künstlerische Booking, die Öffentlichkeitsarbeit bis zur Umsetzung und Durchführung der Konzerte), ebenso wie die Entwicklung eines (neuen) Formats. (Weitere förderfähige Schwerpunkte finden Sie in den Fördergrundsätzen). Die Professionalisierung oder Neuausrichtung ebenso wie neue Strategien in der Öffentlichkeitsarbeit und die Entwicklung alternativer (pandemiegerechter) Veranstaltungsformen (z.B. Online-Streams) sind ebenfalls mögliche Projekte. Es können auch mehrere der oben genannten Maßnahmen in einem Projekt gebündelt werden. Damit richtet sich das Programm Neustart Kultur in die Zukunft. Projekte dürfen im Rahmen dieser Förderung noch nicht begonnen haben, bevor ein Fördervertrag mit der Initiative Musik abgeschlossen wurde. Kosten aus der Vergangenheit insbesondere Schulden oder Ausfallgagen sind nicht förderfähig.

Alle Ausgaben sollen grundsätzlich im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit erfolgen.

Was ist mit Konzerten, die pandemiebedingt von 2020 ins Jahr 2021 verlegt wurden?

Grundsätzlich können diese Konzerte Teil des zu fördernden Projekts sein. Es dürfen allerdings noch keine Verträge abgeschlossen worden sein, da dies ein förderschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn wäre. Es ist in diesem Programm möglich, bei der Antragstellung einen förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn zu beantragen (siehe nächste Frage).

Was bedeutet „förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn“?

Grundsätzlich gilt, dass mit einem Projekt noch nicht begonnen worden sein darf. Als Vorhabenbeginn gilt ein erfolgter Vertragsschluss. Es kann jedoch in jedem Antrag ein „förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn“ mit beantragt werden (ein entsprechendes Feld ist im Antragsformular enthalten). Die Genehmigung eines förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginns ermöglicht es den Antragsteller*innen, wichtige erste Schritte für das Projekt zu gehen, noch bevor sie eine Förderzusage erhalten und einen Fördervertrag mit der Initiative Musik abgeschlossen haben. Ein förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn ist dann sinnvoll, wenn durch längeres Warten, bestimmte Angebote verfallen oder die geplanten Maßnahmen teurer oder gar nicht mehr wie geplant umzusetzen sind. Das beantragte Datum für den förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn darf frühstens der Tag der Antragstellung sein. Erst wenn eine schriftliche Genehmigung für den vorzeitigen Vorhabenbeginn erteilt wurde, können Ausgaben für das Projekt geleistet werden, die im Falle einer Förderzusage förderfähig sind. Die Genehmigung des vorzeitigen Vorhabenbeginns stellt jedoch keine vorweggenommene Förderzusage dar und bindet die Initiative Musik nicht, später einen Fördervertrag abzuschließen. Das finanzielle Risiko für diese Maßnahmen tragen die Antragsteller*innen deshalb bis zu einem eventuellen Abschluss des Fördervertrags mit der Initiative Musik selbst.

Was sind „Konzeptions-, Planungs- und Werbungsausgaben“?

Hier sind sämtliche Ausgaben gemeint, welche glaubhaft im Prozess der Konzeption, Planung und Durchführung eines Projekts (z.B. der Programmplanung des Musikclubs) anfallen. Hierzu zählen auch anteilig laufende Kosten, insofern diese sinnvoll auf das Projekt bezogen werden können und entsprechend ihres Bedarfs für das Projekt berechnet werden. Beispiel: im geförderten Projekt wird der gesamte Musikclub vier Tage eines Monats benötigt. Es kann dann die monatliche Miete in einem Anteil von 4/30 bzw. 4/31 (oder jährliche Miete im Verhältnis 4/352) geltend gemacht werden.

Ausnahme bilden hier der sogenannte Unternehmerlohn, Ausgaben für Versicherungen (sofern diese keine gesetzliche Pflicht sind) und Baumaßnahmen. Sie können nicht gefördert werden. Sach- und Personalkosten sowie laufende Kosten, die nicht projektbezogen sind, können ebenfalls nicht geltend gemacht werden.

Sind Wartungs- und Reparaturausgaben förderfähig?

Grundsätzlich sind diese Ausgaben nicht förderfähig, da Wartungs- und Reparaturausgaben dem Substanzerhalt zuzurechnen sind. In Einzelfällen (etwa Instrumentestimmung nach langer pandemiebedingter Pause) können solche Ausgaben jedoch als Projektausgaben und damit als förderfähig eingestuft werden.

Welche Personalausgaben sind förderfähig?

Grundsätzlich gilt, dass nur projektbezogene Personalausgaben förderfähig sind. Wenn Sie bei diesem Programm Personalausgaben für Ihre Beschäftigten mitbeantragen möchten, beachten Sie bitte Folgendes: Sie dürfen Ihre Beschäftigten nicht besserstellen als vergleichbare Bundesbedienstete. Höhere Entgelte als nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) sowie sonstige über- und außertarifliche Leistungen dürfen nicht gewährt werden.

Was kann als Personalausgaben angerechnet werden?

Personalkosten können voll oder anteilig angerechnet werden, insofern ein klarer Projektbezug besteht: Zwischen dem Arbeitsbereich der jeweils angestellten Person und der Projektdurchführung muss eine eindeutige inhaltliche Verbindung herstellbar sein. Darüber hinaus muss die Anzahl der Stunden, die die Person insgesamt für das Projekt benötigt, ebenso wie der Stundenlohn plausibel im Finanzierungsplan dargestellt sein, Z.B. technische Aushilfen für eine Veranstaltung mit 30 Stunden zu kalkulieren wird ebenso zu Nachfragen seitens der Prüfer*innen führen wie ein Stundenlohn von 100 EUR je Aushilfe. Grundsätzlich dürfen keine Gehälter gezahlt werden, die über den Tarifen des öffentlichen Dienstes liegen.

Unter die Personalausgaben fallen generell alle Ausgaben für feste Anstellungsverhältnisse, einschließlich der Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeberbrutto). Dies gilt auch für Minijobber. Abweichungen von den kalkulierten Personalausgaben, die sich erst durch die Projektdurchführung zeigen, können auch nach Abschluss des Fördervertrags mit Genehmigung der Initiative Musik angepasst werden.

Alle freien Mitarbeiter*innen sowie Mitarbeiter*innen mit Werkverträgen und allgemeine Ausgaben für Honorare (und Gagen) sind nicht unter den Personalkosten anzurechnen, sondern unter den Sachkosten.

Kann der*die Unternehmer*in die eigene Arbeit als Honorar fördern lassen,
z.B. für Booking, Produktion etc.?

Ein selbst ausgezahlter Unternehmerlohn ist grundsätzlich nicht förderfähig. In diesem Förderprogramm ist die Höchstgrenze für das zu fördernde Gehalt eines*einer festangestellten Geschäftsführer*in auf einen Betrag in Höhe von max. 60.000 Euro (zzgl. Arbeitgeberanteil in Höhe von bis zu 16 TEUR) p.a. festgelegt.

Für Unternehmer*innen, die einen Großteil der Aufgaben in ihrem Musikclub selbst übernehmen, gibt es folgende Möglichkeiten:

  1. die unentgeltlichen Arbeitsleistungen können als Eigenleistungen dem Eigenanteil angerechnet werden sofern sie in nachvollziehbarer Weise dem Projekt zugerechnet werden können und erhöhen zugleich als “fiktive Ausgaben” die förderfähigen Gesamtausgaben und damit die beantragte Fördersumme (siehe Fördergrundsätze 4.8).
  2. Unternehmer*innen können externe Personen beauftragen oder anstellen und die Honorare oder Löhne als förderfähige Ausgaben beantragen – damit gewinnen sie Arbeitskraft und Ressourcen.

Ist der Lohn von festangestellten Geschäftsführer*innen, die im Projekt mitarbeiten, förderfähig?

Ja, der Lohn eines*einer festangestellten Geschäftsführer*in kann anteilig von diesem Programm gefördert werden. Der*die Geschäftsführer*in kann seine*ihre Arbeit anrechnen lassen, solange diese projektbezogen ist und ordnungsgemäß nachgewiesen werden kann (z.B. durch Stundenzettel/Stundennachweise). In diesem Förderprogramm ist die Höchstgrenze für das zu fördernde Gehalt eines*einer festangestellten Geschäftsführer*in auf einen Betrag in Höhe von max. 60.000 Euro p.a.(zzgl. Arbeitgeberanteil in Höhe von bis zu 16 TEUR) p.a. festgelegt.

Angestellte Geschäftsführer*innen sind nur förderfähig, wenn sie keine Gesellschafteranteile besitzen.
Eine Vorlage zur Stundenerfassung finden Sie hier.

 

Wie sind projektbezogene bzw. die nicht-projektbezogene Personalausgaben definiert?

Zwischen dem Arbeitsbereich der jeweils angestellten Person und der Projektdurchführung muss eine eindeutige inhaltliche Verbindung herstellbar sein. Darüber hinaus muss die Anzahl der Stunden, die die Person insgesamt für das Projekt benötigt, ebenso wie der Stundenlohn plausibel im Finanzierungsplan dargestellt sein, z.B. technische Aushilfen für eine Veranstaltung mit 30 Stunden zu kalkulieren wird ebenso zu kritischen Nachfragen seitens der Prüfer*innen führen wie ein Stundenlohn von 100 Euro je Aushilfe, weil das nicht angemessen erscheint. Grundsätzlich dürfen keine Gehälter gezahlt werden, die über den Tarifen des öffentlichen Dienstes liegen.
Abweichungen von den kalkulierten Personalausgaben, die sich erst durch die Projektdurchführung zeigen, können auch nach Abschluss des Fördervertrags mit Genehmigung der Initiative Musik angepasst werden.

Wie hoch dürfen Reisekosten angesetzt werden?

Alle Reisen und Übernachtungen, die im Rahmen eines Projekts notwendig sind und abgerechnet werden sollen, müssen angemessen orientiert an der Höhe des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) kalkuliert und abgerechnet werden. Informationen zu den üblichen Sätze und Betragsgrenzen

Was bedeutet „angemessenes Gagengefüge“ und wie kalkuliere ich Gagen sinnvoll?

Aufgrund der besonderen Situation und des solidarischen Gedankens des Programms sollen geförderte Honorare und Gagen den branchenüblichen Tarifen entsprechen.

Die aktuelle Lage macht eine Prognose von möglichen Ticketeinnahmen und entsprechenden Split-Deals eher schwierig. Wir empfehlen daher:

  1. a) im Finanzierungsplan mit festen Gagen je geplante Band / je geplanten Act zu kalkulieren unabhängig von etwaigen Ticketeinnahmen oder Spenden;
  2. b) die Gagen/Honorare verhältnismäßig und zu den marktüblichen Preisen anzugleichen bspw. angemessene Gagen wie vor der Pandemie zu kalkulieren. (Das bedeutet Status oder Grad der Professionalisierung der Künstler*innen/Bands sollten im Verhältnis zur Kapazität der Musikspielstätte stehen);

Zur Beurteilung der Verhältnismäßigkeit sollten sowohl Status als auch Grad der Professionalisierung der Künstler*innen/Bands (Newcomer/Amateur/Profi) Berücksichtigung finden. Dies sollte auch im Verhältnis zur Kapazität der Musikspielstätte stehen. In diesem Zusammenhang sprechen wir uns für eine Mindestgage i. H. v. 250 Euro aus, im Nachwuchs-/Amateurbereich sollten mindestens 150 Euro gezahlt werden.

Welche Investitionen können gefördert werden? [NEU]

In diesem Programm „Erhalt und Stärkung der Musikinfrastruktur (Musikclubs)“ sind Investitionen bedingt förderbar:

Es können einzelne projektbezogene Investitionen im Rahmen des Förderprogramms angerechnet werden, die notwendig sind, um ein bestimmtes Projektformat umzusetzen. Dazu zählt auch die Anschaffung von Geräten, die für neue technische Präsentationsformen (z.B. Online-Streaming) benötigt werden. Auch gebrauchte Geräte können als Investition angerechnet werden, insofern sie allen anderen Kriterien entsprechen und die Zeit der Zweckbindungsfrist überdauern (siehe unten). Insgesamt dürfen jedoch die Mittel für diese Investitionen nicht mehr als 30 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben ausmachen.

Nicht über dieses Programm finanziert oder co-finanziert werden folgende Investitionen:

Pandemiebedingte Investitionen, die für die Wiedereröffnung des Livemusikclubs insbesondere für die Umsetzung von investiven Schutzmaßnahmen sowie mit Blick auf zukunftsgerichtete Investitionen zur Stärkung der Attraktivität der Kultureinrichtungen bei Wiedereröffnung und Weiterbetrieb der Einrichtung notwendig sind. Diese sind über das entsprechende Investitionsprogramm der Bundesregierung zu beantragen.

Inventarisierung und Zweckbindungsfrist [NEU]

Als Investitionen verstehen wir Anschaffungen von technischem Equipment, welche einen Einzelwert von mehr als 800 Euro (netto) haben. Wir orientieren uns hier an der Bundeshaushaltsordnung.

Investitionen sind zu inventarisieren. Inventarisierungspflicht besteht auch nach Ende der Projektlaufzeit und entsprechende Listen können jederzeit durch die Initiative Musik zur Ansicht eingefordert werden.

Investitionen dürfen ohne vorherige Zustimmung der Initiative Musik (weitergehend des Bundesverwaltungsamtes (BVA)) vor Ablauf von 10 Jahren (IT-Bereich 4 Jahre) weder veräußert noch in anderer, dem Zuwendungszweck nicht entsprechender Weise, verwendet werden. Nach Ablauf der Zweckbindungsfrist kann der Gegenstand, soweit er nicht zur Fortführung der satzungsmäßigen Aufgaben benötigt wird, veräußert werden. In diesem Fall ist der Mindesterlös zu erzielen, der dem Haushalt der Initiative Musik/BVA zuzuführen ist. Treten Umstände ein (Einstellung der Förderung, Änderung der satzungsmäßigen Aufgaben), die eine zweckentsprechende Verwendung nicht mehr ermöglichen, ist die Entscheidung der Initiative Musik (weitergehend des BVA) zur weiteren Verwendung einzuholen. Dabei sind Zustand und geschätzter Restwert der fraglichen Gegenstände sowie ein Vorschlag zur weiteren Verwendung mitzuteilen.

Zusatzinformation zur steuerlichen Behandlung

Auszug R 6.5 II zu §6 EstG

Werden Anlagegüter mit Zuschüssen aus öffentlichen oder privaten Mitteln angeschafft oder hergestellt, hat der Stpfl. ein Wahlrecht. Er kann die Zuschüsse als Betriebseinnahmen ansetzen; in diesem Fall werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der betreffenden Wirtschaftsgüter durch die Zuschüsse nicht berührt. Er kann die Zuschüsse aber auch erfolgsneutral behandeln; in diesem Fall dürfen die Anlagegüter, für die die Zuschüsse gewährt worden sind, nur mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet werden, die der Stpfl. selbst, also ohne Berücksichtigung der Zuschüsse aufgewendet hat.

Dieser Auszug wird nur zu ihrer Information bereitgestellt und ist nicht rechtsverbindlich. Die konkrete steuerliche Behandlung der Fördermittel besprechen sie bitte direkt mit ihrem Steuerbüro unter Verweis auf diesen Auszug.

 

Gibt es programminhaltliche Ausschlusskriterien für eine Förderung?

Grundsätzlich gilt die künstlerische Freiheit bei der Gestaltung des Musikclub-Programms. Insbesondere bei der Wahl der Musikgenres gibt es in diesem Förderprogramm keine Einschränkungen. Musikclubs, die jedoch verfassungsfeindliche oder gesetzeswidrige Inhalte verbreiten und etwa gewaltverherrlichende Schwerpunkte in ihrer inhaltlichen Programmplanung setzen, sind von der Förderung ausgeschlossen.

FRAGEN ZUM ANTRAGSVERFAHREN

Welche Antragsfristen muss ich beachten?

Eine Antragsstellung ist ab dem 27. August 2020 (10.00 Uhr) und bis zum 31. Oktober 2020 (23.59 Uhr) möglich. Der Link zum Antragsformular wird zum Antragsstart auf unserer Webseite veröffentlicht und freigeschaltet.

Was muss ich bei der Registrierung für das Antragsportal beachten?

Um die Funktionen des Antragstools im vollen Umfang nutzen zu können, empfehlen wir die Verwendung von Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera oder Microsoft Edge. Der Windows Internet Explorer wird nicht unterstützt.
Benutzer*innen eines Mac empfehlen wir die Verwendung von Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera oder Safari.

Sie können sich mit einer E-Mail-Adresse nur einmalig registrieren.

Das Passwort bei der Registrierung muss mindestens 8 Zeichen lang sein und mindestens einen Groß- und einen Kleinbuchstaben, eine Ziffer und eines der folgenden Sonderzeichen enthalten: !§$%&()=?#*

Nach der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie Ihre Registrierung bestätigen müssen. Bitte überprüfen Sie auch Ihren Spamordner. Nach Klick auf den Link zur Bestätigung Ihrer Registrierung können Sie Informationen hinterlegen für den Fall, dass Sie Ihr Passwort vergessen sollten.

Stelle ich den Antrag online oder per Post?

Sobald Sie einen Antrag online angelegt haben, können Sie diesen jederzeit zwischenspeichern und zu einem anderen Zeitpunkt weiterbearbeiten oder einreichen.

Alle Unterlagen für den Antrag müssen in digitaler Form eingereicht (hochgeladen) werden.

Der Antrag wird zunächst online im Antragstool eingereicht. Danach kann daran nichts mehr verändert werden. Sie können sich jedoch weiterhin einloggen, den Antrag und den aktuellen Bearbeitungsstatus einsehen und den Antrag als PDF herunterladen.

Das Antrags-PDF muss innerhalb von 5 Werktagen nach Online-Antragstellung (also nach Klick auf den Button „Antrag einreichen“) unterschrieben und per Post bei der Initiative Musik eingegangen sein:

Initiative Musik gGmbH
NEUSTART KULTUR – Musikclubs
Friedrichstraße 122
10117 Berlin

Bitte achten Sie darauf, dass der Antrag von einer zeichnungsberechtigten Person bzw. einer bevollmächtigten zeichnungsberechtigten Person unterschrieben werden muss.

Was muss in den Antrag?

Alle Angaben zum Musikclub, die im Antrag abgefragt werden, finden Sie in unserem Musterantrag.

Alle Unterlagen müssen online hochgeladen werden.

Zur nachweislichen Legitimation der Antragsberechtigung:

  • Gesellschaftsvertrag oder Vereinssatzung in jeweils aktueller Fassung oder vergleichbare Unterlagen (bspw. Errichtungsgesetz), ggf. Kopie der Personalausweise aller Gesellschafter bei einer GbR
  • Vereinsregister- bzw. Handelsregisterauszug oder vergleichbare Unterlagen (darf nicht älter als 1 Jahr sein)

Die benötigten Unterlagen ergeben sich jeweils aus der Rechtsform des*der Antragstellers*in.

Welche zusätzlichen Unterlagen sind dem Antrag beizufügen?

  • Ausgaben- und Finanzierungsplan (zur Vorlage)
  • Auflistung von mindestens 12 bzw. 24 Livemusikveranstaltungen aus dem Jahr 2019 (zur Vorlage)
  • Nachweis über Gesamtkapazität des Musikclubs (Brandschutzkonzept o.ä.) in Kopie

In entsprechenden Fällen sind folgende Unterlagen ebenfalls Bestandteile des Antrags:

  • Kopien von Bescheiden über Förderungen mit öffentlichen Mitteln insbesondere zum Nachweis einer Komplementärfinanzierung. Hierzu zählen auch öffentliche Mittel, die durch (private) Dritte ausgereicht werden.
  • ggf. Vertretungsvollmacht des*der Unterzeichners*Unterzeichnerin des Antrags. (Die Vertretungsvollmacht ist mit Originalunterschrift dem postalisch eingesendeten Antrag beizulegen)
  • ggf. Freistellungsbescheid des Finanzamtes (für gemeinnützige Vereine, Unternehmen und anderen Körperschaften, die ausschließlich gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienen)

Was muss in die Projektbeschreibung?

In der Projektbeschreibung sollten alle wichtigen Maßnahmen, die einzelnen Schritte und das Ziel des Projekts formuliert werden. Die Beschreibung sollte die im Finanzierungsplan aufgestellten Ausgaben plausibel darstellen und deutlich machen, dass das Projekt in einem oder mehreren Punkten dem Fördergegenstand des Programms entspricht. Mögliche Schwerpunkte Ihres Projekts sind unter Punkt 4 in den Fördergrundsätzen formuliert. Im Wesentlichen sollen die wichtigen W-Fragen beantwortet werden: Was soll wann mit wem/durch wen wozu und wie durchgeführt werden? Wie viel kostet dies und wie soll es finanziert werden?

Zur zeitlichen Planung des Projekts: grundsätzlich kann das Projekt frühestens nach Abschluss eines Fördervertrags mit der Initiative Musik beginnen und muss bis zum 31. Dezember 2021 beendet sein. Der Beginn des Projekts kann aber ggf. durch die Genehmigung eines vorzeitigen Vorhabenbeginns vorgezogen werden. Es können nur Ausgaben berücksichtigt werden, die innerhalb der Projektlaufzeit angefallen und beglichen worden sind.

Wie lege ich den Projektzeitraum fest?

Der Projektzeitraum ist der Zeitraum, den Sie für das geplante Projekt benötigen. Dabei sind drei Punkte zu beachten:
1. Kalkulieren Sie den Zeitraum nicht zu knapp. Sie können nur Ausgaben geltend machen und fördern lassen, die innerhalb des Projektzeitraums anfallen (das heißt Leistungsdatum, Rechnungsdatum und Zahlung müssen innerhalb des Zeitraums liegen). Grundsätzlich kann der Projektzeitraum die Planungsphase ebenso wie die Durchführungsphase und falls notwendig auch die Nachbereitungsphase mit umfassen;
2. Das Projekt darf zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht begonnen haben. Sie können jedoch einen förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn beantragen (sieh FAQ zum förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn). Mit diesem kann ihr Projekt frühestens zum Tag der Antragstellung beginnen;
3. Das Projekt muss spätestens zum 31. Dezember 2021 beendet sein.

Worauf muss ich beim Upload von Dateien achten?

Im Antragstool werden Dateien der Typen .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .msg, .ods, .odt, .jpg, .png, .rtf und .txt (bzw. beim Ausgaben- und Finanzierungsplan und Auflistung der Livemusikveranstaltungen nur .xls und .xlsx) bei einer maximalen Größe von 2 MB (bzw. 10 MB für den Monatsflyer/das Veranstaltungsprogramm) pro Datei akzeptiert. Der Dateiname darf nicht länger als 128 Zeichen sein und nur die Zeichen a-z, A-Z, 0-9, -, _ sowie keine Leerzeichen enthalten.

Wie wird über die Anträge entschieden?

Vollständig und fristgerecht eingereichte Anträge werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Wenn ein Antrag unvollständig ist und Unterlagen nachgefordert werden müssen, zählt als Antragseingang erst der Zeitpunkt, zu dem der Antrag vollständig ist. Nach Antragseingang werden die Anträge formal und vertieft inhaltlich geprüft. Ist ein Antrag erfolgreich geprüft (formal und inhaltlich), wird er schließlich durch den Abschluss eines Fördervertrages bewilligt.

Was ist unter Eigen- und Drittmitteln zu verstehen?

Eigenmittel sind unmittelbar zur Finanzierung des Projektes eingebrachte finanzielle Mittel aus dem Vermögen der Antragsteller*innen, einschließlich Einnahmen, die im Förderzeitraum und durch das Projekt erwirtschaftet werden. Alle Einnahmen aus dem Projekt müssen in der Ausgabenkalkulation angegeben und nach Projektende nachgewiesen werden.

Drittmittel sind unmittelbar zur Finanzierung des Projektes eingebrachte Mittel von Dritten oder aus anderen Quellen, wie etwa andere öffentliche Förderungen, Sponsoring oder Crowdfunding.

Mit dem Antrag müssen die Antragsteller*innen versichern, im Projektzeitraum die notwendigen Eigen- und Drittmittel zur Abdeckung des Eigenanteils in Höhe von mindestens 10 Prozent der Projektausgaben aufzubringen und zur Finanzierung einzusetzen.

Was kann als Eigenleistung angerechnet werden?

Die Eigenleistung errechnet sich aus den oben erläuterten Eigen- und Drittmitteln. Darüber hinaus können auch projektbezogene, unentgeltlich Arbeitsleistungen angerechnet werden. Pro geleistete Arbeitsstunde (= 60 Minuten) werden pauschal 15 Euro berechnet. Insgesamt können jedoch nur Arbeitsstunden im Wert von bis zu 10 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtsumme, maximal aber bis zu 5.000 Euro als Eigenleistung angerechnet werden. Diese müssen tatsächlich geleistet worden sein und entsprechend in einem Stundenzettel nachgewiesen werden. Die Stundenzettel sind ein Teil des Verwendungsnachweis.

Eine Vorlage zur Stundenerfassung finden Sie hier.

Wie sind Einnahmen aus z.B. Ticketverkäufen oder Drittmittel wie z.B. Spenden
und Sponsorenmittel zu kalkulieren?

Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass die Ausgaben und Einnahmen im Ausgaben- und Finanzierungsplan bei der Antragstellung so realistisch wie möglich dargestellt werden. Hierbei ist insbesondere realistisch zu kalkulieren, mit welchen Eintrittseinnahmen und Umsatzerlösen zum geplanten Zeitpunkt des Vorhabens zu rechnen sein wird.

NACH DER FÖRDERZUSAGE: FRAGEN ZUR PROJEKTDURCHFÜHRUNG

Wie erhalte ich die Logofreigabe für mein Projekt?

Mit der Bewilligung des Förderantrags, sind Sie verpflichtet, alle Medien, die sich auf das geförderte Projekt beziehen, mit den folgenden drei Logos in genannter Reihenfolge und dem Förderhinweis („Gefördert von:“) zu versehen:

  1. NEUSTART KULTUR
  2. Initiative Musik
  3. Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM)

Auf der Webseite des Förderprojektes sowie in sämtlichen Publikationen (z.B. Ton- und Bildtonträger, Plakate, Flyer, Bücher, Filmprodukte, Einladungskarten, Internet-Auftritte, Pressemitteilungen; Presseeinladungen, Programme) sind die Logos angemessen zu verwenden. Näheres regeln der Fördervertrag und die Allgemeinen Förderbedingungen der Initiative Musik in den Absätzen 3.2./3.2.1./3.2.2 sowie online unter https://www.initiative-musik.de/allgemeine-foerderbedingungen/. Die Logos und Regelungen finden Sie hier.

Bitte mailen Sie den Entwurf Ihrer Digitalen-/Printmedien an live@initiative-musik.de. Die Logofreigabe erfolgt durch die Projektbetreuer*innen per Email.

Was bedeuet die "Förderdoku" für mich?

Alle geförderten Projekte werden in der „Förderdoku“ auf der Website der Initiative
Musik gGmbH vorgestellt. Für die Darstellung bitten wir Sie um einen kurzen
Text, der Ihr Projekt beschreibt. In Ihrem Antrag finden Sie ein dafür vorgesehenes Textfeld. Bitte füllen Sie dieses Textfeld innerhalb der nächsten fünf Werktage nach der Bewilligungszusage aus.

Wann kann ich Mittel abrufen?

Nach Abschluss eines rechtsgültigen Fördervertrags mit der Initiative Musik stehen Ihnen die bewilligten Fördermittel zur Deckung von Projektausgaben zur Verfügung. Sie können via Mittelanforderung ab dem Zeitpunkt des bewilligten Projektbeginnes Mittel abrufen, die Sie a) bereits in Vorkasse (innerhalb der Projektlaufzeit) verausgabt haben oder b) innerhalb der kommenden 6 Wochen ausgeben werden. Alle Mittel, die Sie nicht innerhalb der sechs Wochen verausgabt haben, müssen umgehend zurück an die Initiative Musik überwiesen werden und können zu einem späteren Zeitpunkt erneut abgerufen werden.

Wo kann ich eine Mittelanforderung erstellen?

  1. Loggen Sie sich hier in das Antragsportal NEUSTART KULTUR ein.
  2. Auf der Startseite der Antragsverwaltung finden Sie den Button „Mittelanforderung“. Hier gelangen Sie zu einem Formular, das Sie ausfüllen müssen, um die Mittelanforderung zu erstellen.

Wie erstelle ich eine Mittelanforderung (Schritt für Schritt)?

Hier finden Sie eine detaillierte Ausfüllhilfe der Mittelanforderung im Antragstool:

  1. Bereits verausgabter Betrag
    Damit ist immer Folgendes gemeint: alle Mittel, die Sie bereits insgesamt für Ihr Projekt ausgegeben haben
  1. Weitere Ausgaben in den nächsten Wochen
    Beachten Sie hier die 6-Wochen-Frist. Alle Mittel, die Sie nicht innerhalb dieser Zeit verausgaben können, müssen Sie bis zum Ablauf der Frist zurück an die Initiative Musik überweisen oder es fallen Strafzinsen für diese Mittel an.
  1. Deckung der Ausgaben
    Grundsätzlich sind vorhandene Eigenmittel immer bevorzugt (anteilig) einzusetzen. Entsprechend muss die Erklärung unter der Mittelanforderung immer angekreuzt werden. „Vorhanden“ sind in diesem Fall: a) Mittel, die durch das geförderte Projekt bereits eingenommen wurden oder b) Mittel anderer Fördereinrichtungen, welche in das Projekt eingebracht werden und bereits ausgezahlt wurden. Unter 4f wird berechnet, wieviel der Ausgaben von 1 und 2 zusammen durch die Fördermittel der Initiative Musik gedeckt wurden und werden. Diese Summe wird automatisch durch das Tool errechnet.
  1. Sind alle Felder vollständig und richtig ausgefüllt, können Sie Ihre Mittelanforderung speichern und senden. Die fertige Mittelanforderung können Sie dann als PDF herunterladen und ausdrucken. Bitte unterschreiben Sie die Mittelanforderung und schicken sie diese als PDF an die Initiative Musik: live@initiative-musik.de. Erst mit Eingang der unterschriebenen Mittelanforderung per Mail ist diese gültig.

Wann erhalte ich das angeforderte Geld?

Wir bemühen uns darum, ihre Anforderungen schnellstmöglich zu bearbeiten. Bitte beachten Sie jedoch: die Initiative Musik benötigt einen Vorlauf von mindestens 9 Tagen, um die angeforderten Mittel zu bündeln und ihrerseits beim Bundesverwaltungsamt anzufordern. Die Überweisung wird in der Regel einmal wöchentlich mittwochs erfolgen. Wenn Sie durch akut ausstehende Ausgaben in Vorkasse gehen (müssen), können Sie sich diese rückwirkend erstatten, sobald die Mittel auf Ihrem Konto sind.

Welche Fristen muss ich nach der Förderzusage beachten?

Nach jeder anteiligen Auszahlung von Fördermitteln haben die Zuwendungsempfänger*innen eine Frist von 6 Wochen, um alle Mittel zu verausgaben oder nicht verausgabte Mittel zurück an die Initiative Musik zu überweisen.
Wenn das Projekt bereits im Jahr 2020 begonnen hat und Fördermittel dafür abgerufen worden sind, ist bis zum 28. Februar ein Zwischennachweis zu erstellen.
Die Frist für die Abgabe des Verwendungsnachweises ist drei Monate nach Projektende, der Termin wird im Fördervertrag festgelegt. Für Projekte, die erst zum 31. Dezember 2021 enden, ist der Verwendungsnachweis spätestens bis zum 31. März 2022 vorzulegen

Wie kann ich Mittel zurückzahlen?

  1. Loggen Sie sich hier in das Antragsportal NEUSTART KULTUR ein.
  2. Auf der Startseite der Antragsverwaltung finden Sie den Button „Mittelanforderung“. Hier gelangen Sie zu einem Formular, das Sie ausfüllen müssen, um die Rückzahlung anzumelden.
  3. Klicken Sie unten rechts das Kästchen „Rückzahlung anmelden“ an und füllen Sie die Felder aus.
  4. Prüfen Sie anschließend Ihre Rückzahlung und schicken diese im Antragstool ab. Sie und die Projektbetreuung (live@initiative-musik.de) erhalten eine Email.
  5. Ihre beantragte Rückzahlung wird nun geprüft. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist erhalten Sie eine Bestätigungsmail mit den entsprechenden Kontodaten, um die Rückzahlung zu tätigen.
  6. Nach Ihrer Überweisung wird die Rückzahlung Ihrer Fördersumme gutgeschrieben.

Was passiert nach der Zusage?

Nach der Zusage wird ein Fördervertrag abgeschlossen. Dieser beruht auf den Fördergrundsätzen des Programms und auf dem gestellten und geprüften Antrag. Mit Abschluss des Vertrags kann das Projekt beginnen – es sei denn es wurde ein förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn beantragt.

Mit Abschluss des Vertrags können nach Bedarf Mittel abgerufen werden, die innerhalb der 6-Wochenfrist verwendet werden müssen. Geförderte Musikclubs können ab dem Zeitpunkt des Vertragsschluss auch in Vorkasse gehen, dann Mittel abrufen und diese rückwirkend einsetzen. Es gibt für die abzurufenden Mittel keinen Mindestbetrag.

Muss ich das Vergaberecht beachten?

Nach ANBest-P gilt: erhalten Sie insgesamt mehr als 100.000 EUR Zuwendung für denselben Zweck in einem Projekt, sind Sie verpflichtet das Vergaberecht bis auf wenige Vorschriften zu beachten. Die Zuwendungen können dabei auch durch mehrere Fördereinrichtungen / Stellen ausgezahlt werden. Wenn Sie die 100.000 EUR Zuwendung überschreiten, lesen Sie sich bitte die FAQ –> Wenn ich das Vergaberecht beachten muss.. aufmerksam durch. Offizielle Vorgaben und Regelungen finden Sie in den ANBest-P, dem Merkblatt Grundzüge der Vergabe der BKM (Bundesbeauftragte für Kultur und Medien), den aktuellen Handlungsleitlinien des BMWi und in der UVgO.

Bitte beachten Sie: die Hilfestellungen und Erklärungen dieser FAQ sind keine Rechtberatung. Bei größeren Aufträgen raten wir Ihnen daher dringend, sich entsprechende, juristische Beratung einzuholen. Ggf. kann diese Beratung als Projektausgabe mit beantragt und gefördert werden.

Wenn Sie mit der Zuwendungssumme insgesamt 100.000 EUR nicht überschreiten, müssen Sie sich nicht an das Vergaberecht halten. Die Zuwendung ist dennoch nachweislich sparsam und wirtschaftlich zu verwenden. Was heißt „nachweislich sparsam und wirtschaftlich“? Lesen Sie hierzu FAQ –> Was bedeutet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?

Wenn ich das Vergaberecht beachten muss ...

a) Wann muss ich ein formales Vergabeverfahren durchführen?

Aufgrund der aktuellen pandemiebedingten Krisensituation wurde das Vergaberecht insgesamt erleichtert. Laut den Handlungsleitlinien des BMWi hierzu muss bei einer Vergabe mit einem geschätzten Auftragswert ab 3.000 EUR ein Vergabeverfahren durchgeführt werden. Für alle Aufträge / Vergaben unterhal dieses Betrags gilt jedoch der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Lesen Sie hierzu FAQ –> Was bedeutet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?

b)Welche Möglichkeiten und Vergabearten gibt es bei einer Vergabe ab 3.000 EUR Auftragswert?

Die Hinweise hier sind aufgrund der Komplexität des Themas nicht abschließend und eher eine erste Orientierung. Neben den oben aufgezählten Quellen finden Sie weitere Infos (ohne Gewähr) auf der Seite des Bundeswirtschaftsministeriums:

https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/vergabeverfahren.html

https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/vergabe-uebersicht-und-rechtsgrundlagen.html

In der Regel stehen folgende Vergabearten zur Auswahl

Erklärung der Tabelle:

Aus der Tabelle wird deutlich, dass aktuell auch weniger aufwändige Vergabeverfahren wie etwa eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Verhandlungsvergabe mit und ohne Teilnahmewettbewerb bis zu einem geschätzten Auftragswert von 100.000 EUR möglich sind. Wird diese Betragsgrenze überschritten, dann muss einer der Gründe (wie in der UVgO unter 8 Abs. 3 bzw. 4 aufgelistet) zutreffen. Bitte beachten Sie: diese Begründungen werden grundsätzlich sehr eng ausgelegt.

Bei einem einfachen Verfahren (ohne Teilnahmewettbewerb) werden in der Regel mindestens 5 geeignete und vergleichbare potenzielle Bieter*innen kontaktiert. Sie werden unter Beachtung der Wettbewerbsgleichheit zur Abgabe eines Angebots bzw. bei einer Verhandlungsvergabe zunächst zur Verhandlung aufgefordert bzw. eingeladen. Die abschließende Leistungsbeschreibung und die Kriterien, nach welchen das Angebot bewertet wird, sind hierbei allen potenziellen Bieter*innen mitzuteilen.

c) Welches Vergabeverfahren soll ich wählen?

Die Wahl des Vergabeverfahrens ist stark davon abhängig welcher Art die benötigte Leistung / Lieferung ist. Wie komplex ist die Leistungsbeschreibung und kann diese abschließend formuliert werden? Diese Einzelfallentscheidung können wir pauschal nicht beantworten. Wir raten Ihnen bei großen Zweifeln, sich an einen juristischen Experten, eine juristische Expertin auf dem Gebiet zu wenden. Die richtige Begründung für das gewählte Vergabeverfahren sowie die lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation des gesamten Prozesses sind wesentlich für das Einhalten des Vergaberechts.

d) Wie sieht ein Vergabevermerk aus?

Für einen Vergabevermerk können wir keine formale Vorlage vorgeben. Wesentlich an dem Vermerk ist jedoch die lückenlose Dokumentation und Begründung aller Schritte im Prozess der Vergabe. Sie beginnt mit dem Moment, in dem die benötigte Leistung formuliert und deren Auftragswert geschätzt wird und endet mit der Auftragsvergabe. Laut Punkt V im Merkblatt der Bundesbeauftragten für Kultur und Medien „Grundzüge der Vergabe“, welches Bestandteil Ihres Fördervertrags ist, sollte mindestens folgendes (wenn zutreffend) dokumentiert werden:

  • die Gründe für die Anwendung der Beschränkten Ausschreibung ohne Teil-nahmewettbewerb und der Verhandlungsvergabe,
  • die Gründe für den Verzicht auf die Vergabe von Teil- und Fachlosen,
  • die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eignungs-nachweisen erfordert und ggf. warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über die Eigenerklärungen hinausgehen,
  • die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
  • die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung,
  • den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebotes,
  • die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags oder einer Rahmenvereinbarung verzichtet hat.

Neben der Dokumentation / dem Vergabevermerk gehören auch die Angebote und die Teilnahmeanträge und ihre Anlagen zu den Vergabeunterlagen.

Was bedeutet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?

Grundsätzlich sind öffentliche Fördergelder immer sparsam und wirtschaftlich zu verwenden, auch wenn das Vergaberecht nicht beachtet werden oder kein formales Vergabeverfahren durchgeführt werden muss.

Um die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nachweisen zu können, sollten Sie vor jeder Auftragsvergabe oder Anschaffung einen einfachen Preisvergleich von mindestens drei Angeboten durchführen und dokumentieren. Sie können hierfür geeignete Anbieter zur Angebotsabgabe auffordern oder z.B. online Preise recherchieren und diese per Screenshot dokumentieren. Sollte es bei der Prüfung Ihres Verwendungsnachweises Zweifel an der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Mittel geben, können Sie diese belegen. Das bedeutet andersherum: Ausgaben können nachträglich als nicht förderfähig eingestuft werden, wenn sie unplausibel hoch ausfallen und Mittel dafür ohne einen Preisvergleich verwendet wurden. In dem Fall sind ggf. bereits ausgezahlte Fördermittel wieder zurückzuzahlen.

Sind Änderungen in der Projekt- und Finanzplanung möglich?

Durch Ihre Projektbeschreibung und die Beschreibung der geplanten Maßnahmen werden Zweck und Ziel der Förderung festgelegt. Diese können nach einer Bewilligung grundsätzlich nicht mehr geändert werden.

Entwickeln sich die Ausgaben und Einnahmen während des Bewilligungszeitraums anders als erwartet, hat dies keinen Einfluss auf die Höhe der Zuwendung, da es sich bei diesem Neustart Kultur Teilprogramm um eine Festbetragsfinanzierung handelt. Unterschreiten die zuwendungsfähigen Gesamtausgaben des Projekts jedoch die bewilligte Zuwendung aus den Bundesmitteln, reduziert sich der Förderbetrag entsprechend um diese Differenz.

Sollte es zu unerwarteten notwendigen Veränderungen Ihres Projekts oder dessen Finanzierungsplans kommen, nehmen Sie bitte schnellstens Kontakt mit der Initiative Musik auf und zeigen Sie diese Änderungen an.

Was passiert, wenn das Projekt pandemiebedingt
nicht wie ursprünglich geplant durchgeführt werden kann?

Sollte ein Projekt pandemiebedingt (z.B. durch eine zweite oder dritte Welle) nicht oder vorerst nicht durchgeführt werden können, ist zu prüfen, ob und wie das Projekt inhaltlich und ggf. zeitlich angepasst umgesetzt werden kann. In jedem Fall sollte umgehend Kontakt mit der Initiative Musik aufgenommen werden, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Was muss in den Zwischennachweis?

Für den Zwischennachweis reicht eine vollständige Belegliste aller Ausgaben (hier gehts zur Vorlage), die bereits im Jahr 2020 für das Projekt über einen Mittelabruf abgerufen und veräußert wurden.Außerdem ist dem Zwischennachweis ein kurzer Sachbericht beizulegen. Die Belegliste kann direkt in den Endverwendungsnachweis übernommen werden. Haben Sie im Jahr 2020 keine Mittel abgerufen, müssen Sie keinen Zwischennachweis einreichen.

Welche Unterlagen muss ich mit dem Verwendungsnachweis einreichen?

Der Verwendungsnachweis besteht aus einem kurzen Sachbericht (1) und einem zahlenmäßigen Nachweis mit integrierter Belegliste (2).

Der Sachbericht (1) muss mindestens eine DIN A4 Seite lang sein. Er muss in deutscher Sprache und in ganzen Sätzen verfasst werden. Ein Sachbericht in Form einer Konzertauflistung ist nicht ausreichend. Die Auflistung der stattgefundenen Konzerte ist dem Sachbericht ergänzend beizufügen (hier finden Sie eine Vorlage zur Auflistung der Konzerte). Ohne Abgabe eines Sachberichts ist der Verwendungsnachweis nicht vollständig und kann nicht anerkannt werden.

Der Sachbericht sollte sich auf die Ausgaben- und Einnahmenliste beziehen und darüber hinaus folgende Fragen beantworten:

  1. Welche Projektziele wurden wie erreicht?
  • Situationsanalyse
  • Ausblick
  1. Welche Maßnahmen wurden mit welchen Ergebnissen umgesetzt und wie spiegeln sich diese im Ausgaben- und Finanzierungsplan wider?
  • Beschreibung der größeren Ausgabenpositionen
  • Auswirkungen der Ausgaben bei Änderungen
  1. Inwieweit haben die umgesetzten Maßnahmen den Förderzweck erfüllt?
  • Anzahl der durchgeführten Veranstaltungen im Vergleich zum geplanten Projektinhalt
  • Erreichte Zuschauer-/Besucherzahl
  • Anzahl der auftretenden Musiker*innen / Bands

Bitte verwenden Sie für den zahlenmäßigen Nachweis mit integrierter Belegliste (2) die Vorlage der Initiative Musik. Auf dem zweiten Tabellenblatt dieser Vorlage finden Sie eine Anleitung, wie der Nachweis Schritt für Schritt zu erstellen ist.

Der zahlenmäßige Nachweis besteht aus einer Ausgaben- und Belegliste und einer Einnahmen- und Belegliste in welcher die förderfähigen Ausgaben sowie die Einnahmen bzw. Deckungsmittel im Projekt chronologisch aufgelistet werden. Es wird empfohlen alle Ausgaben aus dem Projekt, mindestens aber bis zur Höhe der ausgezahlten Förderung aufzuführen.

Bitte beachten Sie: Wenn das geförderte Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist, können unter den einzelnen Positionen in der Ausgaben- und Belegliste sowie der Einnahmen- und Belegliste nur die Nettobeträge geltend gemacht werden.

Weitere wichtige Informationen zu anrechenbaren Belegen und deren Anforderungen für den Verwendungsnachweis finden Sie in der Folge-FAQ ,,Anforderungen an Belege für den Verwendungsnachweis.

Der vollständige Verwendungsnachweis ist fristgerecht als Datei (.xlsx , .xls) und als von der/den zeichnungsberechtigten Personen unterschriebener Scan (.pdf) an den entsprechenden Stellen im Antragstool hochzuladen.

Bitte sehen Sie davon ab den Verwendungsnachweis postalisch an uns zu richten. Ausschließlich der erfolgreiche Upload in das Antragstool ist ausschlaggebend für eine fristgerechte Einreichung.

 

Anforderungen an Belege für den Verwendungsnachweis

Es können nur Ausgaben angerechnet werden, die innerhalb des Projektzeitraums liegen.

Somit können Rechnungen, deren Leistungszeitraum im Vorfeld oder nach Ende des Projektzeitraums liegen, nicht anerkannt werden. Das bedeutet: Rechnungsdatum , Leistungsdatum und Tag der Zahlung müssen innerhalb des Projektzeitraums liegen.

Es können nur Rechnungen (auch Ebay-Rechnungen) eingereicht werden, die an den*die Antragsteller*in gerichtet sind und den Formalitäten laut § 14 Abs. 4 UStG entsprechen. Zudem ist wichtig, dass alle Belege mit der Projektnummer versehen sind, damit sie dem geförderten Projekt eindeutig zugeordnet sein können.

In begründeten Fällen (Umzug des*der Antragstellers*in, Fusion mit anderen Unternehmen u. ä.) können Ausnahmen genehmigt werden. Jedoch müssen diese vorher der Initiative Musik schriftlich angezeigt werden.

Allen Positionen im Verwendungsnachweis ist  ein Beleg per Lfd. Nr. zuzuordnen und die auf dem Beleg angezeigte Belegnummer (entspricht Rechnungsnummer) entsprechend im Verwendungsnachweis einzutragen.

Betroffen sind Belege, die entweder

  1. Ausgaben
  • Rechnungen / Verträge / Stundenzettel (zur Vorlage Stundenerfassung)
  • die entsprechenden Zahlungsnachweise (Kontoauszug/Quittung)
  • Bei Zuwendungsempfänger*innen, die mehr als 100.000 EUR Zuwendung im Projekt erhalten haben, sind zudem sämtliche Vergabeunterlagen für eine Prüfung bereit zu halten
  1. Einnahmen/Deckungsmittel
  • Belege über Einnahmen und Deckungsmittel (z.B. Fördervertrag/Förderzusage, wenn zusätzliche Fördermittel ins Projekt eingebracht wurden, Spendenbescheinigungen oder Ticketrapporte etc.)
  • die entsprechenden Zahlungsnachweise (Kontoauszug/Quittung)

zuzuordnen sind.

Belege werden nicht mit dem Verwendungsnachweis eingereicht. Der*Die Zuwendungsempfängerin ist jedoch verpflichtet sie auf Nachfrage vorzulegen und für weitere 10 Jahre im Original aufzuheben.

Bitte beachten Sie: Sollten sich Positionen in der Belegliste als nicht förderfähig erweisen, informieren wir Sie. Es können ggf. dann weitere Positionen des Projektes aufgeführt werden.

Anforderungen an Rechnungen (auch Ebay-Rechnungen) und Quittungen

Rechnungen (über 250,00 Euro brutto) enthalten folgende Angaben:

  • Vollständiger Name und Anschrift des*der Leistenden
  • Vollständiger Name und Anschrift des*der Leistungsempfängers*in
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer des*der Rechnungssteller*in
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung, auch wenn mit Ausstellungsdatum identisch (Monatsangabe reicht aus)
  • Entgelt, ggf. nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, soweit nicht schon im Preis berücksichtigt (z.B. Skonti, Boni, Rabatte)
  • Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Auf Entgelt entfallender Steuerbetrag

Quittungen (bis 250,00 Euro brutto) müssen folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des*der Leistenden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe = Bruttobetrag
  • Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Was muss auf einen Stundenzettel?

Werden Arbeitsleistungen als Eigenleistungen angerechnet oder Arbeitsstunden für im Projekt angestellte Personen gefördert, muss jeweils ein Stundenzettel erstellt werden. Diese muss durch die*den Antragsteller*in und die Person, welche die Arbeitsstunden erbracht hat, unterschrieben sein und folgende Informationen beinhalten: Namen der*des ggf. unentgeltlich Tätigen, Datum, Dauer und Art der Leistung.

Bitte beachten Sie, dass ausschließlich Arbeitsstunden gefördert werden können, die im Rahmen des Projekts geleistet werden.
Eine Vorlage zur Stundenerfassung finden Sie hier.

Erhalte ich Belege für die Auszahlung der Fördermittel?

Als Beleg gelten Ihre Kontoauszüge, auf denen die Fördermittelauszahlungen im Verwendungszweck neben Angabe von Projektnummer und -name als Bundeszuwendung aufgeführt sind. Der Fördervertrag dient dabei als Grundlage der Zahlungen.

Sind die Fördermittel steuerpflichtig?

Steuerrechtliche Fragen sind jeweils individuell mit dem*der jeweiligen Steuerberater*in zu klären. Als Hinweis für diese verweisen wir hier bezüglich der Umsatzsteuer auf den Abschnitt 10 des Umsatzsteueranwendungserlasses.

Dieser Hinweis stellt keine verbindliche Steuerberatung dar. Bei detaillierteren Fragen wenden Sie sich im Zweifel bitte immer an eine*n Steuerberater*in bzw. Wirtschaftsprüfer*in.