Häufig gestellte Fragen Festivalförderfonds (4. Runde)

Es handelt sich nach Definition dieses Programms um ein Musikfestival, wenn folgende Merkmale erfüllt sind;

Livemusik-Darbietungen stehen thematisch im Vordergrund und es gibt ein zusammenhängendes und unter einem Namen kuratiertes und beworbenes Gesamtprogramm. Das Programm umfasst mindestens 5 unterschiedliche Livemusikprogrammpunkte nach unserer Definition (siehe FAQ „Was gilt für dieses Programm als Livemusik-Darbietung“). Das Festival findet in einem Zeitraum von maximal 3 Monaten statt. Das Festival ist öffentlich und es gibt keinen exklusiven Besucher:innenkreis.

Die Musikdarbietungen bzw. die Konzerte finden auf einer Bühne vor einem Publikum statt. Es sind eigenständige Programmpunkte, die extra namentlich (mit-) beworben werden. Das Publikum kommt auf das Festival, um die konkreten Darbietungen zu sehen. Auch DJ-Auftritte können hier dazuzählen, wenn sie eine kreative/künstlerische/eigene Produktion aufführen (siehe auch die nachfolgende FAQ „Was sind künstlerische DJs“?). Auch Cover- und Tributebands können als Livemusik-Darbietung zählen.

„Künstlerische DJs“ spielen nicht nur einen Tonträger ab. Unter Verwendung von Tonträgern und technischen Hilfsmitteln mischen sie verschiedene Musikstücke zu neuen Klangbildern und Kompositionen zusammen (siehe auch Urteil des Bundesfinanzhofs vom 18.08.2005, Az. V R 50/04).

Das dabei entstehende Arbeitsergebnis muss die Qualität eines neuen künstlerischen Produkts haben. Folgende Kriterien sprechen für eine Tätigkeit, die unter die Definition „künstlerische DJs“ fällt:

• DJ-Künstler:innen erhalten eine Gage;
• sie veröffentlichen ihre Werke auf Tonträgern;
• DJ-Künstler:innen treten auch außerhalb von Diskotheken auf, z. B. auf öffentlichen Veranstaltungen oder bei Radiosendern;
• sie haben ein eigenes Künstler:innenprofil im Internet (Facebook, Soundcloud, Resident Advisor o.ä.);
• ihre Auftritte sind ein eigener Programmpunkt.

Zu beachten: im Hinblick auf die Honoraruntergrenzen gelten in diesem Programm künstlerische DJs ebenfalls als Musiker:innen. Die zugrunde gelegte Empfehlung muss daher einer Empfehlung für Musiker:innen entsprechen.

Ja, Betreiber:innen von Clubs bzw. festen Spielstätten sind antragsberechtigt. Das von ihnen veranstaltete Festival darf sowohl innerhalb als auch außerhalb der eigenen Spielstätte stattfinden. Vorausgesetzt wird die Erfüllung aller übrigen Kriterien für die Antragsberechtigung.

Das Festival muss sich zudem vom regulären Programm der Spielstätte abheben. Das bedeutet, dass das reguläre Musikprogramm dort (z.B. je 1-2 Livemusikveranstaltungen an drei Tagen die Woche) nicht zum „Festival“ deklariert werden darf. Das Festivalprogramm muss der Festival-Definition (siehe FAQ „Was gilt für dieses Programm als Musikfestival?“) standhalten, ein kuratorisches Gesamtkonzept aufweisen und auch im Ticketverkauf gesondert abgerechnet werden.

Anträge auf Förderung im Zusammenhang mit dem regulären Spielbetrieb eines Clubs bzw. einer Spielstätte können in den Förderprogrammen Live 500 bzw. PlugIn gestellt werden.

Nein. Auch Veranstalter:innen, die das Festival im Jahr 2027 (oder im Januar oder Februar 2028) zum ersten Mal veranstalten möchten, sind antragsberechtigt. In diesem Fall müssen die Veranstaltenden jedoch ein anderes Livemusik-Format als Referenz vorweisen. Sie müssen nachweisen können, dass sie bereits einmal für eine Livemusik-Veranstaltung die finanzielle, inhaltliche und organisatorische Hauptverantwortung getragen haben (siehe auch FAQ „Was muss in den Antrag?“). Insgesamt müssen bei Neugründungen mindestens 5 Livemusikprogrammpunkte nachgewiesen werden. Diese können Teil einer Veranstaltung oder auch von mehreren unterschiedlichen Veranstaltungen gewesen sein. Die Referenzveranstaltung(en) müssen innerhalb eines Jahres (Bezugsjahr) stattgefunden haben, frühestens aber 2024.

Ja, diese sogenannte „Förderhöchstgrenze“ liegt bei 40% und bezieht sich auf das jeweilige Bezugsjahr (Jahr der letzten Festivalausgabe, aber frühestens 2024). Dabei werden nur öffentliche Mittel zur Grundfinanzierung des Festivalbetriebs mitgezählt, also keine unregelmäßigen Projektfördermittel wie z.B. Förderungen durch den Festivalförderfonds. Eine Ausnahme gilt für Antragsstellende, die für ihr Unternehmen eine Gemeinnützigkeit nachweisen können. In dem Fall verfällt die o.g. Höchstgrenze.

Grundsätzlich gilt die künstlerische Freiheit bei der Gestaltung des Festivalprogramms. Insbesondere bei der Wahl der dargebotenen Kunstsparten und Musikgenres gibt es in diesem Förderprogramm keine grundlegenden Einschränkungen.

Festivalveranstalter:innen, die jedoch verfassungsfeindliche, gesetzeswidrige oder strafbare Inhalte verbreiten oder gewaltverherrlichende oder jugendgefährdende Schwerpunkte in ihrer inhaltlichen Programmplanung setzen, sind von der Förderung ausgeschlossen.

Als Förderplattform, die sich für Gleichstellung, Diversität und kulturelle Teilhabe in der Musik ausspricht, behält sich die Initiative Musik zudem vor, Musikfestivals, welche menschenverachtende Inhalte oder Ungleichwertigkeitsideologien verbreiten oder diesen eine Bühne bieten, die Förderwürdigkeit infrage zu stellen und die Förderzusage zurückzuziehen (siehe Leitlinien der Initiative Musik).

Für Festivals, die bereits in einer der früheren Runden im Festivalförderfonds eine Förderung erhalten haben, darf erneut einen Antrag gestellt werden. Eine vorherige Förderung ist kein formales Ausschlusskriterium. Festivalformate, die bereits dreimal in Folge im Programm gefördert wurden, sind jedoch in dieser Runde vom Antragsverfahren ausgeschlossen.

Die Fachjury bewertet grundsätzlich alle formal korrekten Anträge gleichermaßen unter Berücksichtigung der Bewertungsschwerpunkte und der Ziele des Programms. Eine feste Vorgabe oder Quote hinsichtlich bereits geförderter Festivals gibt es nicht – es soll jedoch im Sinne einer gerechten und ausgewogenen Verteilung der Fördermittel bewertet werden, inwiefern Anträge von bereits im Vorjahr geförderten Festivals mit ihrem aktuellen Förderprojekt wieder überzeugen. (Siehe auch FAQ „Wie wird über die Anträge entschieden?“)

Die Programmbeschreibung gibt vor, in welche Bereiche eines Festivals die Förderung in dieser Runde insbesondere fließen soll. Ihr findet sie dort unter dem Punkt Gegenstand der Förderung, bei dem auch in dem Zusammenhang erwartete Ausgabearten aufgeführt sind.

Die Jury bewertet euer Förderprojekt also immer danach, inwieweit eure gewählten Fördergegenstände den Förderzweck des Programms unterstützen.

Je konkreter ihr eure Fördergegenstände im Finanzierungsplan angebt und deren Notwendigkeit in der Projektbeschreibung darstellt, desto greifbarer ist es für die Jury. Siehe auch FAQ „Wie wird über die Anträge entschieden?“ und „Was muss ich beim Ausfüllen des Finanzierungsplans beachten?“.

Für eine faire Bewertung aller Anträge muss es eine Vergleichbarkeit geben. Diese wird dadurch erreicht, dass ein inhaltlicher Fokus vorgegeben wird. Die Abgrenzung zum gesamten Festivalvorhaben meint also konkrete und (Förder-)zielgerichtete Ausgabenpositionen und die dazugehörige inhaltliche Beschreibung. In dieser Runde: das musikalische Programm und kuratorische Gesamtkonzept eines Festivals, sowie weitere Maßnahmen (gemäß Programmbeschreibung). Siehe auch FAQ „Warum wird zwischen Festival und Förderprojekt unterschieden?“

Was sind in diesem Zusammenhang förderfähige Ausgaben?

Für die in der Programmbeschreibung aufgeführten Ausgabenarten* sind im Folgenden einige mögliche Beispiele aufgeführt:

• Projektmanagement / Kuration
  • z.B. Booking, Honorare für Produktionsleitung, Künstlerbetreuung, anteilige Personalausgaben (bei Angestelltenverhältnis), usw.
• Honorare für Künstler:innen und Kreative

• • z.B. Gagen für Bands bzw. Musiker:innen, DJs, aber auch für künstlerisch-technische Mitarbeitende, Honorare für Design, Illustration, Moderation, Kleinkunst, Durchführung von Workshops im Rahmen kultureller Bildung, u.v.m.

• Reise- und Übernachtungskosten
• Veranstaltungs- & Produktionsausgaben (inkl. Dienstleistungen)

• • z.B. Bühne/Ton/Licht/Video, Security, Infrastruktur, GEMA, KSK, usw.

• Investitionen mit begründetem Projektbezug

• • z.B. Kauf einer PV-Anlage, Zelt(e), Produktionscontainer, usw.

• Promotion & Marketing

• • z.B. Materialkosten und Honorare rund um PR/ÖA, Plakatierung, Social Media, usw.

• Sonstige Ausgaben der geplanten Festivalausgabe

• • z.B. Busshuttle für die Festival-Besuchenden, Ausstattung/Material Kinderbereich, Versicherungen, Vorbereitungs-Workshop „Awareness“ für die Crew, usw.

*in welchem Abschnitt des Finanzierungsplans eine Ausgabe eingetragen wird, ist nicht entscheidend für die Vollständigkeit/Richtigkeit.

Ausgaben sind bspw. nicht förderfähig, wenn sie nicht notwendig, wirtschaftlich oder projektbezogen sind bzw. nicht angemessen kalkuliert erscheinen (gemessen an Leistungsart, -Umfang, dem Grad der Professionalisierung, etc.). Zudem schließen wir in diesem Programm bestimmte Ausgabenarten grundsätzlich aus, so z.B. Alkohol, Baumaßnahmen, institutionelle Förderungen oder auch nicht notwendige Versicherungen. Wendet euch bei spezifischen Rückfragen zu Ausgabenarten bitte an das Team des Festivalförderfonds.

Seit Anfang Juli 2024 müssen Förderinstitutionen wie die Initiative Musik (die überwiegend von dem Beauftragten des Bundes für Kultur und Medien (BKM) finanziert wird) auf die Einhaltung neuer Honoraruntergrenzen für professionelle freischaffende Künstler:innen und Kreative bei der Beantragung und Durchführung von Projekten achten. Ein entsprechendes Merkblatt des BKM zu Honoraruntergrenzen findet ihr hinter diesem Link.

Über die Höhe dieser Honoraruntergrenzen gibt es Empfehlungen verschiedener Interessens- und Berufsverbände. Eine Übersicht hierzu bietet der Deutsche Kulturrat auf seiner Webseite. Für den Bereich Musik gibt es eine Empfehlung, welche der Musikrat mit anderen Musikverbänden ausgehandelt hat.

Für Förderprojekte in diesem Programm bedeutet das:

Wenn der Förderanteil im Projekt bei 50% oder höher liegt und zudem künstlerische Honorare Bestandteil des Förderprojekts bzw. des Finanzierungsplans sind, dann sind für diese Ausgabenpositionen Honoraruntergrenzen einzuhalten. Hierzu muss im Finanzierungsplan angegeben werden, welcher Empfehlung das Projekt folgt (siehe auch FAQ „Was muss ich beim Ausfüllen des Finanzierungsplans beachten?“).

Hinweis: Die Honoraruntergrenzen gelten nicht nur für Musiker:innen und auftretende Künstler:innen, sondern für alle künstlerischen Leistungen wie z.B. auch

• Programmmoderation/Panelmoderation (siehe Übersicht Kulturrat, Sparte Darstellende Kunst)
• Künstlerisches Lichtdesign (siehe Übersicht Kulturrat, Sparte Darstellende Kunst)
• Honorare für künstlerische Foto- und Videograph:innen (siehe Übersicht Kulturrat, Sparte Bildende Kunst)
• Grafikdesign (siehe Übersicht Kulturrat, Sparte Bildende Kunst)

Zu den Musiker:innen zählen zudem auch künstlerische DJs (siehe auch FAQ „Was gilt für dieses Programm als Livemusik-Darbietung?“ und “Was sind “künstlerische DJs”?).

Bitte beachtet: Die Anwendung der Honoraruntergrenzen kann für ein Förderprojekt auch nach Vertragsschluss noch verpflichtend werden, wenn Änderungen im laufenden Projekt dies notwendig machen. Bitte habt daher stets die im Projekt angesetzten Fördergegenstände bis zum Ende des Projektzeitraums im Blick. Bei Fragen steht euch das Team der Initiative Musik zur Seite.

Liegt die Förderquote im Projekt unter 50% sind die Honoraruntergrenzen für Künstler:innen und Kreative nicht verpflichtend einzuhalten. Wir möchten aber grundsätzlich dazu beitragen, dass alle Akteur:innen der Musikwirtschaft fair vergütet werden und achten daher bei allen Honoraren auf deren Angemessenheit. Um die Angemessenheit einzuschätzen, sollten die künstlerischen Honorare im Verhältnis zu dem vorhandenen Gesamtbudget, dem Professionalisierungsgrad der Künstler:innen und auch zu der übrigen Budgetverteilung auf andere Ausgabenpositionen betrachtet werden.

Für eine Projektförderung ist immer eine klare Budgetabgrenzung notwendig, für die die Förderung eingesetzt werden soll. Diese Budgetabgrenzung wird inhaltlich in Form der Projektbeschreibung beschrieben und muss analog dazu auch zahlenmäßig im Finanzierungplan dargestellt werden.

Ein Festival kann zudem nur gefördert werden, wenn von vornherein eine Finanzierungslücke vorhanden ist. Diese Finanzierungslücke, also der Bedarf an Förderung, kann nur mit Blick auf das Gesamtbudget festgestellt werden und muss deshalb sowohl bei der Antragstellung als auch in der Bilanz nach Durchführung des Festivals erkennbar sein.

Wir unterscheiden im Finanzierungsplan und im zahlenmäßigen Nachweis deshalb die Begriffe „Festival Gesamt“ und „Förderprojekt“.

Hinweis:

Um den Verwaltungsaufwand für Antragstellende und Prüfende niedrig zu halten, wurde die Budgetabgrenzung in diesem Programm auf 100.000 EUR Projektausgaben gedeckelt.

Die Förderung erfolgt in Form eines festgelegten Anteilssatzes an den Projektausgaben, basierend auf einer realistischen Kalkulation im Finanzierungsplan.

Dieser beträgt max. 70% der Projektausgaben, sodass der Eigenanteil immer mind. 30% beträgt.

Ausgabenerhöhungen gehen zu Lasten der Geförderten und führen nicht zu einer Erhöhung der Fördersumme. Verringern sich die förderfähigen Projektausgaben, verringert sich auch die Förderung anteilig.

Erzielt das gesamte Festival einen Überschuss (durch Mehreinnahmen und/oder verringerte Ausgaben), wird die Fördersumme ebenfalls anteilig reduziert. Die Kürzung entspricht dem Anteil der Förderung aus dem Festivalförderfonds an den tatsächlichen Gesamteinnahmen des Festivalvorhabens (siehe auch FAQ „Was bedeutet Überfinanzierung?“).

Aus diesem Grund muss im Verwendungsnachweis sowohl die Projektbilanz als auch die Gesamtbilanz des Festivals dargestellt werden (Soll-Ist-Vergleich).

Eine Förderung setzt zudem immer zunächst eine Finanzierungslücke voraus, die sich aus der Gegenüberstellung von Ausgaben und dem vorhandenen Eigenanteil ergibt (siehe FAQ „Warum wird im Finanzierungsplan zwischen Festival und Förderprojekt unterschieden?“).

Die vertraglich in Aussicht gestellte Fördersumme wird demnach in voller Höhe gewährt, sofern alle Projektausgaben nachweislich getätigt und als förderfähig geprüft worden sind und in der Gesamtbilanz des Festivals kein Überschuss erwirtschaftet worden ist.

Eine Überfinanzierung liegt vor, wenn das Festival mehr Einnahmen erwirtschaftet bzw. Drittmittel bezogen hat, als für die tatsächliche Durchführung benötigt worden sind.

Kommt es zu einer solchen Überfinanzierung, muss sich die Förderung nachträglich reduzieren. Entscheidend ist dabei, welchen Anteil die Förderung aus dem Festivalförderfonds an den tatsächlichen Gesamteinnahmen des Festivals hat. Derselbe Anteil wird auf den Überschuss angewendet und von der Förderung abgezogen.

Beispiel: Beträgt die Förderung aus dem Festivalförderfonds 20 % der tatsächlichen Gesamteinnahmen des Festivals und entsteht ein Überschuss von 10.000 Euro, wird die Förderung um 20 % dieses Überschusses, also um 2.000 Euro, reduziert.

Ja, der Einsatz von Mitteln aus anderen öffentlichen Zuwendungsstellen auf der Landes- oder kommunalen Ebene ist für das beantragte Förderprojekt grundsätzlich möglich bzw. erwünscht. Es sollte jedoch genau darauf geachtet werden, dass es zu keiner Doppelförderung kommt (siehe dazu auch die folgende Frage „Was ist mit Doppelförderung gemeint?“). Damit wir die Gefahr der Doppelförderung ausschließen und über die Kompatibilität mit der anderen Förderung entscheiden können, sind alle weiteren für die geplante Festivalausgabe 2027 (bzw. Januar oder Februar 2028) beantragten, bewilligten oder geplanten Förderungen bei Antragstellung anzugeben und im Falle einer Zusage deren Förderbescheide proaktiv und zeitnah vorzulegen. Dies gilt über den gesamten Projektzeitraum.

Die Angabe zu Drittmitteln erfolgt per Abfrage im Antragstool und zusätzlich direkt im Finanzierungsplan.

Eine Kombination mit Mitteln aus dem Haushalt des Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) ist hingegen ausgeschlossen.

Es ist nicht zulässig, Ausgaben doppelt durch unterschiedliche Fördermittel zu finanzieren. Das heißt, dass ein- und dieselbe Ausgabenposition nicht mehrfach gefördert werden kann, entweder durch dieselbe zuwendungsgebende Stelle (z.B. bei der Initiative Musik in verschiedenen Förderprogrammen) oder durch unterschiedliche Zuwendungsgeber:innen (z.B. die Initiative Musik und eine Fördereinrichtung auf kommunaler oder Landesebene).

Um eine solche Doppelförderung auszuschließen, schließen wir mit allen weiteren öffentlichen Fördergebern des Festivals ein Einvernehmen. Dieses Einvernehmen zur Komplementärförderung umfasst den Informationsaustausch zur Förderung und ggf. auch den gegenseitigen Einblick in den Finanzierungsplan bzw. Verwendungsnachweis.

Baumaßnahmen sind von einer Förderung grundsätzlich ausgeschlossen. Dies gilt jedoch nicht für temporäre Aufbauarbeiten auf dem Gelände eines Festivals, z.B. Bühnen, welche nach Ende des Festivals wieder abgebaut werden.

Da seit dieser Runde sämtliche Ausgabenarten des Festivals (grob) dargelegt werden müssen, zählen jetzt auch Ausgaben für Gastronomie darunter. Als Projektausgabe können sie unter der Voraussetzung gefördert werden, dass sie dem Projektziel dienlich sind und als dafür notwendige Ausgabe die Jury überzeugen. Die Förderung von Alkohol bleibt dabei weiterhin grundsätzlich ausgeschlossen.

Overheadkosten sind allgemeine Verwaltungskosten, wie z.B. für Buchhaltung oder Steuerberatung. Diese Ausgaben können bei nachvollziehbarer Begründung gefördert werden, sofern ein Bezug zum Projekt/Festival besteht. Gebt dazu in eurer Projektbeschreibung an, weshalb die (anteilige) Förderung eurer Overheadkosten im Projekt notwendig ist und beachtet, dass die im Förderprojekt angesetzten Overheadkosten 5% der förderfähigen Projektausgaben nicht übersteigen dürfen.

Personalausgaben können voll oder anteilig angerechnet werden, wenn ein klarer Projektbezug besteht: Die Anzahl der Stunden, die die Person insgesamt für das Förderprojekt benötigt, ebenso wie der Stundenlohn muss plausibel im Finanzierungsplan dargestellt sein (z.B. technische Aushilfen für eine Veranstaltung mit 30 Stunden zu kalkulieren wird ebenso zu Nachfragen während der Antragsprüfung führen, wie ein Stundenlohn von 100 Euro je Aushilfe).

Wenn ihr bei diesem Programm Personalausgaben für eure Beschäftigten mitbeantragen möchtet, beachtet bitte Folgendes: Ihr dürft eure Beschäftigten nicht besserstellen als vergleichbare Bundesbedienstete. Höhere Entgelte als nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) sowie sonstige über- und außertarifliche Leistungen dürfen nicht gewährt werden.

Unter die Personalausgaben fallen generell alle Ausgaben für feste Anstellungsverhältnisse, einschließlich der Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber:innen-Brutto). Dies gilt auch für Minijobber:innen. Abweichungen von den kalkulierten Personalausgaben, die sich erst durch die Projektdurchführung zeigen, können auch nach Abschluss des Fördervertrags mit Genehmigung der Initiative Musik angepasst werden.

Alle freien Mitarbeiter:innen sowie Mitarbeiter:innen mit Werkverträgen und allgemeine Ausgaben für Honorare (und Gagen) sind nicht unter den Personalkosten anzurechnen, sondern unter den Sachausgaben.

Ein selbst ausgezahlter Unternehmer:innenlohn ist nicht förderfähig. Dazu zählen auch Honorarzahlungen an Personen, die für das Unternehmen vertretungsberechtigt sind, wie z.B. Einzelunternehmer:innen oder Gesellschafter:innen. Für Unternehmer:innen, die einen Großteil der Aufgaben für Veranstaltungen selbst übernehmen, gibt es folgende Möglichkeit: Unternehmer:innen können externe Personen beauftragen oder anstellen und die Honorare oder Löhne als förderfähige Ausgaben beantragen – damit gewinnen sie Arbeitskraft und Ressourcen.

Vereinsvorstände sind von dieser Regelung ausgeschlossen – die geleistete und ausgezahlte Arbeit von Vorstandsmitgliedern muss jedoch über eine offizielle Rechnung belegt werden und auch der jeweiligen Vereinssatzung entsprechen. Darüber hinaus sollten hier auch die Stunden und die jeweiligen Leistungen dokumentiert werden und im Verwendungsnachweis vorgelegt werden können. Die Anzahl der Stunden und die jeweiligen Stunden- oder Tagessätze müssen projektbezogen, plausibel und angemessen sein.

Ja, der Lohn eines:einer festangestellten Geschäftsführer:in für seine:ihre Tätigkeit kann zeitlich anteilig in diesem Programm gefördert werden. Der:die Geschäftsführer:in kann seine:ihre Arbeit anrechnen lassen, solange diese projektbezogen ist und ordnungsgemäß nachgewiesen werden kann (der Nachweis erfolgt durch Stundenzettel/Stundennachweise und die dazugehörige Lohnabrechnung). Eine Vorlage für die Stundenerfassung finden Sie auf der Website des Festivalförderfonds.

Zu beachten: diese Regelung kann nur gelten, wenn die geschäftsführende Person keine Gesellschaftsanteile besitzt. Der Lohn einer geschäftsführenden Person mit Gesellschaftsanteilen ist hingegen nur förderfähig, wenn das Unternehmen gemeinnützig ist.

Alle Reisen und Übernachtungen, die im Rahmen eines Förderprojekts notwendig sind und abgerechnet werden sollen, müssen angemessen orientiert an der Höhe des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) kalkuliert und abgerechnet werden. Hier finden sich die Informationen zu den üblichen Sätzen und Betragsgrenzen des Bundesreisekostengesetzes.

Ein Überschreiten der BRKG-Obergrenzen ist möglich, sofern dieses für die Projektdurchführung unerlässlich und gut begründet ist.

Ja, Versicherungen, die eindeutig dem Festival zuzuordnen sind, sowie gesetzlich vorgeschrieben und/oder für die Projektdurchführung eindeutig notwendig sind, können ganz oder anteilig angesetzt und gefördert werden.

Beispiele für solche Versicherungen:

Gesetzlich vorgeschriebene Versicherung:

• (Betriebs-) Haftpflicht;

Nicht gesetzlich vorgeschriebene Versicherungen mit eindeutigem Projektbezug:

• Ausfallversicherung (für im Projekt geplante Veranstaltungen); Versicherung von Veranstaltungstechnik, welche für die geplanten Musikveranstaltungen nachweislich benötigt wird;

Nicht förderfähige Versicherungen sind:

• Geschäftsführer:innen-Haftpflichtversicherung (D&O Insurance); Versicherungen, die nicht für die Durchführung des beantragten Förderprojekts notwendig sind.

In diesem Programm “Festivalförderfonds” sind Investitionen bedingt förderfähig: Die Förderfähigkeit der Investition wird im jeweiligen Einzelfall bewertet. Als Investitionen verstehen wir Anschaffungen von Equipment, welche einen Einzelwert von mehr als 800 Euro (netto) haben. Wir orientieren uns hier an der Bundeshaushaltsordnung.

Es können einzelne Investitionen im Rahmen des Förderprogramms angerechnet werden, die notwendig sind, um das geförderte Projekt innerhalb des Festivals zu realisieren.

Wichtig hierbei ist, dass sich der Grund für die Investition aus der Projektbeschreibung ergibt. Bei Investitionen muss unbedingt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet werden (siehe FAQ „Was bedeutet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit“ dazu). Dies gilt insbesondere für Anschaffungen, die das Festival nur für die jeweilige Ausgabe einmal im Jahr nutzt. Hier sind Ausleihen häufig die wirtschaftlichere Lösung. Wir fragen euch daher in dem Fall schon vor Vertragsschluss nach entsprechenden Vergleichsangeboten.

Auch gebrauchte Geräte können als Investition angerechnet werden, insofern sie allen anderen Kriterien entsprechen und die Zeit der Zweckbindungsfrist überdauern (siehe unten).

Die Förderung bereits getätigter oder beauftragter Investitionen ist nicht zulässig.

Inventarisierung und Zweckbindungsfrist  

Investitionen sind zu inventarisieren. Eine Inventarisierungspflicht besteht auch nach Ende der Projektlaufzeit und entsprechende Listen können jederzeit durch die Initiative Musik zur Ansicht eingefordert werden.

Gegenstände, die zur Erfüllung des Verwendungszwecks erworben werden, dürfen ohne vorherige Zustimmung der Initiative Musik (weitergehend des Bundesverwaltungsamtes (BVA)) vor Ablauf von 5 Jahren (IT-Bereich 3 Jahre) weder veräußert noch in anderer, dem Zuwendungszweck widersprechender Weise verwendet werden.

Für jegliche Maßnahmen, d.h. Neuanschaffungen, gebrauchte sowie reparierte Geräte, gilt eine Zweckbindungsfrist von 5 Jahren.

Nach Ablauf der Zweckbindungsfrist kann der Gegenstand, soweit er nicht zur Fortführung der satzungsmäßigen Aufgaben benötigt wird, veräußert werden. In diesem Fall ist ein Mindesterlös zu erzielen, der dann ggf. an die Initiative Musik bzw. an das BVA auszuzahlen ist.

Sollte die zweckentsprechende Verwendung nicht mehr möglich sein (weil sich z.B. die satzungsgemäßen Aufgaben ändern) liegt die Entscheidung bei der Initiative Musik bzw. beim BVA wie der angeschaffte Gegenstand weiterverwendet werden darf. Die Entscheidung ist dann proaktiv einzuholen, zusammen mit der Mitteilung über den Zustand und geschätzten Restwert des Gegenstandes.

Grundsätzlich ist zu beachten, dass jeder Kauf mit einer ordentlichen Rechnung belegt werden muss (siehe dazu den Abschnitt “Anforderungen an Rechnungen und Quittungen” unter “Fragen zur Projektdurchführung”).

Übersteigt der Kaufpreis des anzuschaffenden Gegenstandes 800 Euro (netto), muss der Kauf bei einem Fachgewerbe getätigt werden. Bei Antragsstellung muss ein Angebot und ein Vergleichsangebot bzw. ein aktueller Preisvergleich für die Neuanschaffung desselben Modells vorliegen und für den Verwendungsnachweis aufgehoben werden.

Um einen langjährigen Einsatz des Gegenstandes zu gewährleisten, darf die Erstanschaffung des Gegenstandes nicht länger als die Hälfte ihrer Zweckbindungsfrist zurückliegen (Stichtag: 06.10.2026), oder eine Garantie vom anbietenden Betrieb muss vorliegen, welche die jeweilige Zweckbindungsfrist vollständig abdeckt (siehe auch FAQ „Welche Investitionen können gefördert werden?).

Reparaturmaßnahmen sind ebenfalls förderfähig, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt werden können.

Die Reparatur muss von einer Fachwerkstatt durchgeführt werden, die für die Leistung eine entsprechende Rechnung ausstellt (siehe FAQ „Anforderungen an Rechnungen und Quittungen). Diese muss den Briefkopf des Auftragsnehmers sowie eine Beschreibung des Mangels und der Reparaturmaßnahme enthalten.

Aus der Endrechnung muss zudem deutlich hervorgehen, dass es sich bei der Reparatur um eine Generalüberholung handelt. Reparaturausgaben dürfen nicht mehr durch eine Garantie der Herstellfirma oder Versicherung abgedeckt sein.

Grundsätzlich dürfen die Ausgaben der Reparaturmaßnahme 50% des Wiederbeschaffungswertes des zu reparierenden Gegenstandes nicht überschreiten. Aus diesem Grund muss zusätzlich als Vergleichsgrundlage ein Kaufangebot über einen Gegenstand gleicher Baureihe wie der zu reparierende Gegenstand eingeholt und spätestens zusammen mit der Rechnung im Zuge des Verwendungsnachweises auf Nachfrage vorgelegt werden. In begründeten Ausnahmefällen können die Reparaturausgaben den o.g. Wert übersteigen.

In der Projektbeschreibung (oder gesondert auf Nachfrage) muss auf die Wirtschaftlichkeit der Reparatur im Vergleich zum Neukauf Bezug genommen werden. Hierbei muss berücksichtigt werden, dass nach Reparatur ein langjähriger Betrieb gewährleistet werden muss. Aus diesem Grund unterliegen die reparierten Geräte einer Zweckbindung von fünf Jahren ab dem Stichtag der erfolgten Reparatur bzw. des auf der Rechnung angegebenen Leistungsdatums (siehe auch FAQ „Welche Investitionen können gefördert werden).

Grundsätzlich sind öffentliche Fördergelder immer sparsam und wirtschaftlich zu verwenden.

Um die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nachweisen zu können, sollten vor jeder Auftragsvergabe oder Anschaffung ein einfacher Preisvergleich von mindestens 3 Angeboten durchgeführt und dokumentiert werden. Ihr könnt hierfür geeignete Anbieter:innen nach Angeboten fragen, oder z. B. online Preise recherchieren und diese per Screenshot dokumentieren. Sollte es bei der Prüfung des Verwendungsnachweises Zweifel an der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Mittel geben, könnt ihr diese dann mit den entsprechenden Unterlagen belegen. Das bedeutet andersherum: Ausgaben können nachträglich als nicht förderfähig eingestuft werden, wenn sie unplausibel hoch ausfallen und Mittel dafür ohne einen Preisvergleich verwendet wurden. In diesem Fall sind ggf. bereits ausgezahlte Fördermittel wieder zurückzuzahlen.

Eine Antragsstellung ist ab Dienstag, den 06. Oktober 2026 (12.00 Uhr) und bis Dienstag, den 27. Oktober 2026 (12.00 Uhr) möglich. Ihr könnt euch bereits vor dem Antragsstart registrieren und ein Profil im Förderportal  erstellen. Mit eurem Profil könnt ihr dann den Antrag stellen und bearbeiten – auch in Folgerunden des Programms und für andere Programme der Initiative Musik. Wenn ihr schon ein Profil aus einer früheren Förderrunde oder einem anderen Programm habt, könnt ihr dieses einfach erneut für die Antragstellung verwenden.

Die Antragsstellung ist grundsätzlich in allen Browsern möglich. Allerdings beobachten wir, dass in Edge und Safari häufiger Probleme auftreten. Wir empfehlen daher, bevorzugt Chrome oder Firefox zu nutzen. Ihr könnt euch mit einer E-Mail-Adresse nur einmalig registrieren. Der Benutzername sollte ein Wort ohne Leer- oder Sonderzeichen sein.

Nach der Registrierung erhaltet ihr eine E-Mail, in der ihr eure Registrierung bestätigen müsst. Bitte überprüft auch euren Spamordner, wenn ihr keine E-Mail erhalten habt. Nach Klick auf den Link zur Bestätigung der Registrierung, könnt ihr euch im Portal anmelden.

Hilfe bietet unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung (Link folgt demnächst) durch das Antragsportal, oder auch unser Tool-Tour Video (Link folgt demnächst) zur Antragstellung mit einer Klick für Klick – Tour durch das Antragsportal und den Finanzierungsplan.

Der Antrag wird online ausgefüllt und eingereicht. Stellt dies für einzelne Antragstellende eine Barriere dar, kann ein Antrag ggf. auch postalisch eingereicht werden. In diesem Fall bitten wir euch, euch mit den Projektmanager:innen der Initiative Musik in Verbindung zu setzen, damit der Antrag gleichwertig im Verfahren berücksichtigt werden kann und durch die postalische Einreichung kein Nachteil entsteht:

• festivalfoerderung@initiative-musik.de
• Telefonnummer +49 (0)30 – 531 475 45 – 540

In der aktuellen Förderrunde kann nur ein Antrag pro antragstellendem Unternehmen bzw. Festival gestellt werden. Umgekehrt ist es ebenfalls ausgeschlossen einen Antrag für mehrere Festivals gleichzeitig zu stellen.

Ein weiterer Antrag für eine weitere Fördermaßnahme kann ggf. in einer nächsten Förderrunde gestellt werden.

Grundsätzlich gilt, dass ein zu förderndes Projekt noch nicht begonnen haben darf. Als Maßnahmebeginn gilt z.B. ein erfolgter Vertragsschluss mit Dienstleister:innen oder auch mit Künstler:innen oder deren Vermittler:innen. Im Programm Festivalförderfonds kann jedoch ein „vorzeitiger Maßnahmebeginn“ mit einer entsprechenden Begründung mitbeantragt werden (die Abfrage dazu erfolgt im Antragsformular).

Das Datum für den vorzeitigen Maßnahmebeginn darf frühstens der Tag der Antragstellung sein. Erst wenn eine schriftliche Genehmigung für den vorzeitigen Maßnahmebeginn erteilt wurde, können Aufträge erteilt bzw. Verträge geschlossen werden, die im Falle einer Förderzusage förderfähig wären.

Die Genehmigung eines vorzeitigen Maßnahmebeginns ermöglicht es den Antragstellenden, auf eigenes Risiko bereits Aufträge zu erteilen, Verträge zu schließen, und damit das Förderprojekt zu beginnen, noch bevor sie einen Fördervertrag mit der Initiative Musik abgeschlossen haben. Ein vorzeitiger Maßnahmebeginn ist dann sinnvoll, wenn durch längeres Warten auf die Förderzusage, bestimmte Bookings oder Personal- und Dienstleistungsaufträge nicht mehr wie geplant vereinbart werden können. Die Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns stellt jedoch keine vorweggenommene Förderzusage dar und bindet die Initiative Musik nicht, später einen Fördervertrag abzuschließen. Das finanzielle Risiko für diesen eigens gewählten Projektbeginn tragen die Antragstellenden deshalb bis zu einem eventuellen Abschluss des Fördervertrags mit der Initiative Musik selbst.

Alle Angaben zum Festival bzw. zum antragsstellenden Unternehmen, die im Antrag abgefragt werden, findet ihr in unserem Musterantrag.

Folgende Unterlagen müssen online hochgeladen werden.

A. Im Kontaktformular (zur nachweislichen Legitimation und Identifikation der Antragstellenden. Die benötigten Unterlagen ergeben sich jeweils aus der Rechtsform):

• Vereinsregister- bzw. Handelsregisterauszug oder vergleichbare Unterlagen (darf nicht älter als 1 Jahr sein);
• Weitere Dokumente zur Registrierung, wie Gesellschaftsvertrag oder Vereinssatzung in jeweils aktueller Fassung oder vergleichbare Unterlagen (bspw. Errichtungsgesetz), ggf. Kopie der Personalausweise aller Gesellschafter bei einer GbR;

B. Im Antragsformular:

• Finanzierungsplan (siehe FAQ „Was muss ich beim Ausfüllen des Finanzierungsplans beachten?“);
• Nachweise über die inhaltliche, organisatorische und finanzielle Hauptverantwortung für die letzte Festivalausgabe bzw. bei Festival-Neugründungen für die Referenz-Livemusikveranstaltung(en), diese können sein: vorzugsweise GEMA-Rechnung oder alternativ auch KSK-Abrechnungen/Anmeldungen oder beispielhafte Künstler:innenrechnungen;
• Festivalprogramm / Festivalflyer der Referenz-Ausgabe bzw. bei Festival-Neugründungen Nachweis der Referenz-Veranstaltung(en) mit welchem 5 Livemusikprogrammpunkte nachgewiesen werden, (siehe FAQ „Was gilt für dieses Programm als Livemusik-Darbietung?“;

Falls zutreffend, sind folgende Unterlagen ebenfalls Bestandteile des Antrags:

• Optional weitere Nachweise über das musikalische Programm, das kuratorische Gesamtkonzept oder bzgl. weiterer, inhaltlicher Schwerpunkte des Festivals (z.B. auch Presseberichte);
• ein Foto des Festivals unter Angabe des Fotocredits, welches bei Zustandekommen der Förderung für Promotionzwecke (z.B. Newsletter oder Social Media Posts) genutzt werden darf;
• Freistellungsbescheid vom Finanzamt als Nachweis der Gemeinnützigkeit;
• Vollmacht (im Original unterschrieben und eingescannt) für die Antragstellende Person, wenn diese nicht (allein) vertretungsberechtigt ist. Die Vollmacht sollte neben der Berechtigung zur Antragstellung auch die Berechtigung zum Vertragsschluss und zur Abwicklung des Verwendungsnachweises umfassen.

Zunächst soll eine Kurzbeschreibung des Festivals der Jury möglichst kompakt einen Überblick zu den wichtigsten Eckdaten des Festivals geben.

In einem eigenen Textfeld sollte dann auf das musikalische Programm und das kuratorische Gesamtkonzept näher eingegangen werden, auf das in dieser Runde ein besonderer Fokus gelegt wird.

Anschließend gilt es, die Umsetzung der im Förderprojekt geplanten Maßnahmen (Fördergegenstände) zu beschreiben und dabei auch die Notwendigkeit für Art und Umfang der Maßnahmen plausibel darzustellen.

Schließlich soll in einem weiteren Feld möglichst konkret das Projektziel formuliert werden, wonach sich später nach Durchführung des Festivals auch der Projekterfolg im Verwendungsnachweis messbar beschreiben lässt. Auch längerfristige Ziele und Perspektiven, die die Förderung anstößt, sollten hier benannt werden.

Die Projektbeschreibung sollte das im Finanzierungsplan zahlenmäßige aufgeführte Förderprojekt bestmöglich widerspiegeln.

Die Projektziele sollen realistisch und greifbar beschreiben, was mit den geförderten Ausgaben (Fördergegenstände) erreicht werden soll. Je klarer die Ziele vorab formuliert werden, desto verlässlicher kann im Rahmen einer Erfolgskontrolle nach Projektende beurteilt werden, ob und in welchem Ausmaß die Ziele erreicht worden sind. Sie gelten damit als messbarer Anhaltspunkt für den Sachbericht im Rahmen des Verwendungsnachweises.

Vor dem Ausfüllen:

Bitte nutzt für den Finanzierungsplan ausschließlich die Vorlage (Link folgt demnächst) der Initiative Musik.

Lest bitte zunächst folgende FAQ durch:

• „Warum wird zwischen Festival und Förderprojekt unterschieden?“
• „Was bedeutet Anteilsfinanzierung?“
• „Was ist mit einem klar abgrenzbaren Teil vom gesamten Festivalvorhaben gemeint?

Beim Ausfüllen:

Bitte füllt die Felder im Finanzierungsplan sorgfältig aus. Für die Antragstellung ist nur das erste Tabellenblatt „Finanzierungsplan“ auszufüllen. Die folgenden Tabellenblätter werden erst für den Verwendungsnachweis benötigt. Im Finanzierungsplan müsst ihr Angaben sowohl zum Festival Gesamt machen (grob) als auch die Projektausgaben des Förderprojekts auflisten (detailliert), für die ihr die Förderung beantragen möchtet.

Markierte Felder sind mit Hinweisen versehen. Wenn das antragstellende Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist, können unter den einzelnen Posten im Finanzierungsplan nur die Nettobeträge geltend gemacht werden.

Beachtet bitte eine realistische, nachvollziehbare und möglichst detaillierte Aufstellung der einzelnen Posten im Förderprojekt. Diese sollten sich in der Projektbeschreibung wiederfinden.

Wo trage ich die Honorare für Künstler:innen und Kreative nach den neuen Richtlinien für Honoraruntergrenzen ein?

Im Finanzierungsplan findet sich ein eigener Abschnitt nur für die Honorare für Künstler:innen und Kreative. Sofern die Honoraruntergrenzen anzuwenden sind (siehe dazu FAQ „Wie setze ich die Honoraruntergrenzen in meinem Projekt richtig um?“) werden dort die entsprechenden Leistungen, das veranschlagte Honorar sowie die zutreffende Sparte und Empfehlung eingetragen, denen die Kalkulation folgt. Eine Übersicht über die Empfehlungen der einschlägigen Fach-, Berufs- oder Interessenverbände findet ihr auf der Website der Deutschen Kulturrats. Da es für die Sparte Musik aktuell nur eine gültige Empfehlung gibt, ist diese in der Vorlage bereits vorausgewählt. Weitere Hilfe bietet hier auch der Muster-Finanzierungsplan (Link folgt demnächst).

In unserem Tool-Tour-Video (Link folgt demnächst) zur Antragstellung führen wir euch Klick für Klick durch das Antragsportal und geben euch wichtige Ausfüllhinweise zum Finanzierungsplan an die Hand.

Nach Antragseingang werden die Anträge durch die Initiative Musik formal vorgeprüft. Bei Unklarheiten bzgl. der Antragsberechtigung bzw. der Vollständigkeit der Unterlagen gibt es für alle Antragstellenden max. eine Korrekturmöglichkeit innerhalb einer Frist von 5 Tagen. Nach erfolgreicher Vorprüfung werden die Anträge zur Abstimmung an eine Fachjury gegeben.

Gegenstand der Jurybewertung ist die jeweils geplante Festivalausgabe, mit besonderem Blick auf:

• Das musikalische Programm und kuratorische Gesamtkonzept des Festivals und dessen Bedeutung insbesondere für das kulturelle Angebot in der Region;
• Die Wirkung der geplanten Maßnahmen (Fördergegenstände) für das Projektziel und deren finanzielle Angemessenheit;
• Positive Auswirkungen auf die deutsche (Popular-) Musikszene und Kultur-/Kreativwirtschaft;
• Die angestrebten Quoten lt. Programmbeschreibung für den nicht-urbanen Raum bzw. die Festivalgröße;
• Eine bundesweit angemessene Verteilung;
• Im Sinne einer gerechten und ausgewogenen Verteilung der Fördermittel achtet die Jury außerdem darauf, ob Anträge von bereits in den Vorjahren geförderten Festivals mit ihrem aktuellen Projekt wieder überzeugen.

Um die Juryentscheidung objektiver zu gestalten, bewerten sie alle Anträge anhand einer Bewertungsmatrix, die die oben genannten Aspekte abdeckt und eine differenzierte Bewertung nach Punkten ermöglicht.

Bitte beachtet: Individuelle Ergebnisse der Jury-Bewertung können nicht veröffentlicht oder mitgeteilt werden. Zum einen müssen wir die Jury in ihren Entscheidungen schützen. Zum anderen ist es in der Regel nicht möglich einen entscheidenden Grund zu nennen. Bei einer hohen Anzahl an Anträgen und begrenztem Budget können nur die Festivals, welche die Jury am meisten überzeugt haben, eine Förderzusage erhalten. Selbst bei grundsätzlich guter Bewertung kann es so zu einer Absage kommen.

Über die Bewilligung entscheidet der Aufsichtsrat der Initiative Musik gGmbH auf Empfehlung der Fachjury. Der Zeitpunkt der Antragstellung ist für die Bewertung der Jury unerheblich – sofern der Antrag fristgerecht eingereicht wurde. Die Jury entscheidet auch über die zugesagte Fördersumme pro Projektantrag. Eine Förderzusage ist erst nach Abschluss eines Fördervertrags mit der Initiative Musik rechtsgültig.

Für den Antrag im Förderportal werden Dateien der Typen .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .msg, .ods, .odt, .jpg, .png, .rtf und .txt (bzw. der Auflistung der Livemusikveranstaltungen nur .xls und .xlsx) mit einer maximalen Größe von 2 MB für Dokumente, 6 MB für Bilddateien, 10 MB für pdf akzeptiert. Der Dateiname darf nicht länger als 128 Zeichen sein und nur die Zeichen a-z, A-Z, 0-9, -, _ und keine Leerzeichen enthalten.

Bitte beachtet, dass wir zweimal in der Woche Wartungsfenster haben, in denen das Förderportal unter Umständen nicht erreichbar ist. Die Wartungszeiten sind:

Montag: 11.30 bis 12.30 Uhr

Donnerstag: 13.00 bis 14.00 Uhr

Versucht es danach bitte erneut.

Bei anderen technischen Problemen mit dem Förderportal kontaktiert bitte festivalfoerderung@initiative-musik.de unter Angabe der Projektnummer sowie einer genauen Beschreibung des Problemfalls. Bitte hängt vollständige Screenshots an, die die Fehlermeldung lesbar zeigen.

Alle Projekte, die durch die Jury zur Förderung empfohlen wurden, befinden sich dadurch automatisch in der Abstimmung des Finanzierungsplans. Über die notwendigen Anpassungen im Finanzierungsplan werdet ihr von euren Projektbetreuer:innen per E-Mail informiert.

Sollten sich im beantragten Förderprojekt Maßnahmen finden, mit denen nachweislich bereits vor Projektbeginn begonnen worden ist, können diese nicht mehr Teil des Projektes sein und dadurch eine Kürzung der bewilligten Fördersumme mit sich bringen.

Sobald Antrag und Finanzierungsplan formal richtig und final abgestimmt sind und alle Dokumente vollständig vorliegen kann ein Fördervertrag zwischen euch und der Initiative Musik geschlossen und Mittel abgerufen werden. Die Förderverträge werden ausschließlich digital geschlossen (sollte dies für einzelne Antragstellende eine Barriere darstellen, bitten wir um Mitteilung an die Projektbetreuung).

Mit Abschluss des Vertrags können nach Bedarf Mittel abgerufen werden (siehe dazu auch die folgende Frage).

Die Fördersumme steht nach Abschluss des Fördervertrages für euch bereit. Nach Log-In in das Antragsportal könnt ihr im Bereich Meine Auszahlungen eine Mittelanforderung erstellen und online einreichen.

In der Anteilsfinanzierung ist jede förderfähige Ausgabe im Projekt anteilig durch den:die Geförderte:n selbst zu finanzieren. Andernfalls kann es passieren, dass ihr zu viel Mittel abruft und dies nach Abschluss des Projekts zu Rückzahlungen führt. Um das zu vermeiden, listet in der Mittelanforderung bitte kurz alle bereits angefallenen und geplanten Ausgaben im Projekt auf – dabei sollte erkennbar sein, welche bereits angefallen und welche in den nächsten sechs Wochen geplant sind.

Es muss für jede Projektausgabe bzw. Mittelanforderung mindestens der vertraglich festgelegte Eigenanteil eingebracht werden. Liegt beispielsweise der Förderanteil bei 70 Prozent und der Eigenanteil folglich bei 30 Prozent, so müsst ihr jede anfallende Projektausgabe (im Beispiel zu 30%) anteilig aus eigenen Mitteln finanzieren.

Zur Finanzierung ungedeckter Ausgaben können die Fördermittel im Projektverlauf nach Bedarf und ggf. mehrfach jeweils für sechs Wochen im Voraus angefordert werden. Die angeforderten Mittel müssen innerhalb dieser sechs Wochen verausgabt oder zurückgezahlt werden, anderenfalls fallen Verzugszinsen an. Es ist ebenfalls möglich, für bestimmte Ausgaben in Vorkasse zu gehen und die Mittel erst im Nachhinein abzurufen. Es gibt für die abzurufenden Mittel keinen Mindestbetrag.

Eine Anleitung für den Mittelabruf im Antragstool (Schritt für Schritt) findet ihr hier (Link folgt demnächst).

Ihr erhaltet keine gesonderten Belege über die Auszahlung der Fördermittel. Als Beleg gelten eure Kontoauszüge, auf denen die Fördermittelauszahlungen im Verwendungszweck neben Angabe von Projektnummer und -name als Bundeszuwendung aufgeführt sind, in Verbindung mit dem Fördervertrag als Grundlage der Zahlungen.

Es können nur Ausgaben im Verwendungsnachweis geltend gemacht werden, welche innerhalb des bewilligten Projektzeitraumes in Auftrag gegeben, erbracht und bezahlt werden (das gilt für Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Zahlungsdatum).

Projektbeginn ist dabei entweder der Tag der Antragseinreichung (wenn ein vorzeitiger Maßnahmebeginn beantragt und genehmigt wurde) oder der Tag des Fördervertragsabschlusses mit der Initiative Musik.

Projektende ist für alle Geförderten der 29. Februar 2028.

Die Mittelanforderungen können während der gesamten Projektlaufzeit eingereicht werden. Um Mittel abzurufen siehe auch FAQ „Wie kann ich Fördermittel für mein bewilligtes Projekt abrufen?“.

Der Verwendungsnachweis muss von allen geförderten Festivals spätestens bis zum 31. März 2028, eingereicht werden (siehe auch FAQ zum „Verwendungsnachweis“).

Grundsätzlich sind öffentliche Fördergelder immer sparsam und wirtschaftlich zu verwenden.

Um die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nachweisen zu können, sollten soweit möglich vor jeder Auftragsvergabe oder Anschaffung ein einfacher Preisvergleich von mindestens 3 Angeboten durchgeführt und dokumentiert werden. Es können hierfür geeignete Anbieter:innen zur Angebotsabgabe aufgefordert oder z. B. online Preise recherchiert und diese per Screenshot (Warenkorb) dokumentiert werden. Bei auffallend hohen Ausgabenpositionen werdet ihr ggf. bereits bei der Antragsprüfung um Vorlage solcher Vergleichsangebote gebeten. Das betrifft insbesondere geplante Investitionen, bei denen wir euch um vergleichende Mietpreisangebote bitten werden. Sollte es schließlich bei der Prüfung des Verwendungsnachweises Zweifel an der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Mittel geben, können diese mit den entsprechenden Unterlagen belegt werden. Das bedeutet andersherum: Ausgaben können nachträglich als nicht förderfähig eingestuft werden, wenn sie unplausibel hoch ausfallen und Mittel dafür ohne einen Preisvergleich verwendet wurden. In diesem Fall sind ggf. bereits ausgezahlte Fördermittel wieder zurückzuzahlen.

Mit der Auswahl der Fördergegenstände sowie der Projektbeschreibung werden Zweck und Ziel der Förderung festgelegt, die nach der Bewilligung grundsätzlich nicht geändert werden können. Soweit das Förderprojekt inhaltlich keine wesentlichen Änderungen erfährt, sind Verschiebungen innerhalb des Finanzierungsplans jedoch möglich. Die sog. Einzelansätze (z.B. Personalausgaben) dürfen um bis zu 20% überschritten werden, wenn die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann. Wesentliche Änderungen müssen im Vorfeld angezeigt werden. Änderungen, die 20% einer Einzelposition übersteigen, benötigen eine vorherige Zustimmung der Initiative Musik.

Auf der Startseite des Festival-Internetauftritts sowie in sämtlichen Publikationen, z.B. Programmheften, bzw. auf Plakatwänden, Transparenten etc. ist das Logo des BKM sowie das Logo der Initiative Musik in der aktuellen Version zusammen mit dem Förderhinweis:

„Gefördert von:“

aufzunehmen.

Die Aufnahme und Platzierung der Logos gilt für die Dauer des Projektzeitraumes. In diesem Programm enden alle Projekte am 29. Februar 2028. Der Förderhinweis samt Logos ist dementsprechend nach diesem Datum wieder vom Internetauftritt des Festivals (Webseite, Social Media) zu entfernen.

Das Logo des BKM sollte ebenso groß wiedergegeben werden wie das der Initiative Musik und ist bei der Verwendung auf Webseiten mit der jeweiligen Webseite des BKM www.kulturstaatsminister.de und der Initiative Musik www.initiative-musik.de zu verlinken.

Dazu dürfen das Logo der Initiative Musik und das Logo des BKM in Relation zum Logo der Geförderten nicht deutlich hervorgehoben sein (z.B. auf Plakaten, Eintrittskarten, evtl. Verlinkung auf der Internetseite).

Als hervorgehoben gilt die Bekanntmachung bei allen Printprodukten/optischen Bekanntmachungen i.d.R. immer dann, wenn die Größe des Hinweises auf den/die Förderer folgende Vorgaben überschreitet:

1. Die Bekanntmachung aller fördergebenden Stellen (BKM, ggf. Ko-Finanzierende (im Fall der Ko-Finanzierung durch Bund und Land oder mehrere Ressorts gemeinsam) und Initiative Musik) auf Frontseiten, Plakaten, im Innenteil oder Rückseiten von Veröffentlichungen nehmen maximal ca. 10 % der jeweils auf einen Blick sichtbaren Fläche ein (z.B. bei DIN A4-Format muss bei mehreren Förderern DIN A7 unterschritten werden).
2. Einzelnennungen sollen in der Regel deutlich kleiner als 5 % der jeweils auf einen Blick sichtbaren Fläche sein (z.B. bei DIN A4-Format muss bei einem Förderer DIN A9 unterschritten werden).
3. Die Botschaft des Plakats ist deutlich vor dem Hinweis auf alle Fördernden lesbar und der Name der Geförderten ist in Relation zu allen Fördernden deutlich hervorgehoben (= die Botschaft/der Name des/der Geförderten muss im Verhältnis zu der Fläche des/der Fördernden (bei mehreren Fördernden: Fläche aller Förderer) zumindest jeweils die doppelte Größe haben).

Die Logos findet ihr auf der allgemeinen Downloadseite der Initiative Musik. Bei Fragen wendet euch an eure Projektbetreuung.

Rechnungen (über 250,00 Euro brutto) enthalten folgende Angaben:

• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistenden
• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistungsempfangenden
• Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer des/der Rechnungsstellenden
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung, auch wenn mit Ausstellungsdatum identisch (Monatsangabe reicht aus)
• Entgelt, ggf. nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, soweit nicht schon im Preis berücksichtigt (z.B. Skonti, Boni, Rabatte)
• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• Auf Entgelt entfallender Steuerbetrag

Quittungen (bis 250,00 Euro brutto) müssen folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistenden
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe = Bruttobetrag
• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Hinweis: im Rahmen des Verwendungsnachweises sind die Bestätigung und Abrechnung von Ehrenamtspauschalen, wie sie sich z.B. auf der Info-Webseite zum Ehrenamt finden lassen, nachzuweisen.

Der Verwendungsnachweis muss spätestens bis zum 31. März 2028 eingereicht werden. Er besteht aus einem Sachbericht, in welchem der Projekterfolg ausgewertet wird, sowie einem zahlenmäßigen Nachweis. Im zahlenmäßigen Nachweis werden dem ursprünglich bewilligten Finanzierungsplan die tatsächlich angefallenen Ausgaben und Einnahmen gegenübergestellt und den jeweiligen Belegen in Form einer Belegliste zugeordnet.

Seit dieser Antragsrunde wurde die Belegliste in den Finanzierungsplan integriert und ist dort als separates Tabellenblatt hinterlegt. So kann der zahlenmäßige Nachweis in derselben Datei erstellt werden, die bei Vertragsschluss im Antragsportal abliegt (bzw. die zuletzt gültige Version, falls es zu einem Änderungsantrag kam). In der Belegliste kann per DropDown-Auswahl jede einzelne Ausgabenposition aus dem Finanzierungsplan ausgewählt und entsprechende Belegdaten eingetragen werden.

Nähere Informationen zu den Anforderungen im Detail und weiteren einzureichenden Unterlagen erhaltet ihr bei Abschluss des Fördervertrages.

Bitte beachtet: alle Belege zu Ausgaben im Projektverlauf müssen von euch aufgehoben werden und stets vorweisbar sein bis zum erfolgreichen Abschluss der Verwendungsnachweisprüfung.

Hier findet ihr unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verwendungsnachweis (Link folgt).

Es ist gesetzlich der Grundsatz festgeschrieben, dass nachgewiesen werden muss, wie öffentliche Gelder verwendet werden, also Steuergelder, zu denen auch öffentliche Fördermittel gehören (§26 Abs.1 Satz 2 HGrG, §44 Abs.1 Satz 2 BHO und Nr. 10 der VV zu §44 BHO).

Daher ist diese Anforderung auch in unseren Allgemeinen Förderbedingungen zu finden (Nr. 6 „Verwendungsnachweis“). Die fristgerechte und ordnungsgemäße Erbringung des Verwendungsnachweises gehört zu den Verpflichtungen des mit der Initiative Musik geschlossenen Fördervertrages. Eine Missachtung kann zur Rückforderung der gesamten Förderung führen.

Mit dem Verwendungsnachweis legen die Geförderten daher Rechenschaft gegenüber der Initiative Musik ab im Hinblick auf die folgenden Aspekte:

• die Erfüllung des Zuwendungszwecks (Wie wurde das im Antrag beschriebene Förderprojekt umgesetzt?)

• die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung (Wie wurden die ausgezahlten Fördermittel für die Umsetzung des Projektes eingesetzt?)

• die wirtschaftliche Verwendung der Zuwendung (Wurde bei der Umsetzung des Projektes auf Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit geachtet?)

• die Erreichung des Förderziels (Inwieweit wurden die gewählten inhaltlichen Schwerpunkte des Projektes umgesetzt?)

Der Verwendungsnachweis kann ausschließlich online über unser Förderportal eingereicht werden. Zudem hilft euch die Anleitung (Dokument demnächst verfügbar) auf unserer Website beim Erstellen und Einreichen des Verwendungsnachweises.

Ein Verwendungsnachweis besteht im Wesentlichen aus den folgenden Bestandteilen:

• dem Sachbericht

• dem zahlenmäßigen Nachweis mit einer integrierten Belegliste

Zudem ist im Verwendungsnachweis zu bestätigen, dass

• die Ausgaben notwendig waren,

• wirtschaftlich und sparsam ausgegeben wurden,

• die Angaben mit den eigenen Büchern und den Belegen übereinstimmen.

Im Programm des Festivalförderfonds (4. Runde, 2026/2027) sind darüber hinaus proaktiv einzureichen:

• Programmflyer bzw. Plakat der Festivalausgabe 2027 (bzw. Januar/Februar 2028)
• Auszüge des Medienechos zum geförderten Projekt (nur optional)

Fehlt einer der genannten Bestandteile, gilt ein Verwendungsnachweis als nicht fristgerecht abgegeben. Wenn ein Verwendungsnachweis nicht fristgemäß eingereicht wird, kann dies zur Rückforderung der gesamten Zuwendung, also aller bisher ausgezahlten Fördermittel, führen.

Der Verwendungsnachweis wird grundsätzlich rein digital über das Förderportal eingereicht.

Weitere Belege und Dokumente sind nur auf Nachfrage einzureichen. Für die verschiedenen Dokumentenarten gibt es unterschiedliche Uploadfelder im Förderportal. Auch hier findet ihr nochmal einen Hinweis, welche Dokumente proaktiv und welche nur auf Nachfrage eingereicht werden müssen.

Im Sachbericht soll beschrieben werden, wofür die ausgezahlten Fördermittel verwendet wurden und welche Ergebnisse damit erzielt wurden.

Der tatsächliche Projektverlauf wird im Sachbericht beschrieben und mit dem im Antrag geplanten Förderprojekt abgeglichen.

Im Sachbericht wird zudem auf die wichtigsten Ausgabenpositionen des zahlenmäßigen Nachweises eingegangen und die Notwendigkeit und Angemessenheit dieser Projektausgaben erläutert. Insbesondere ist auf Änderungen und Abweichungen vom ursprünglich geplanten Förderprojekt einzugehen und warum diese notwendig waren, um die im Antrag formulierten Ziele zu erreichen.

Ein wichtiger Bestandteil des Sachberichts ist die Umsetzung des geplanten musikalischen Programms und des kuratorischen Gesamtkonzepts. Auch über die weiteren geförderten Maßnahmen im Projekt wird im Sachbericht Auskunft gegeben.

Es sollte deutlich werden, inwieweit die gewählten Fördergegenstände so wie geplant umgesetzt werden konnten und ob die in diesem Zusammenhang gesetzten Projektziele erreicht werden konnten. Individuelle weitere Projekterfolge können natürlich ebenfalls aufgeführt werden.

Ein Einblick in den Gesamtverlauf des Festivals, ggf. auch über das geförderte Projekt hinaus, soll ebenfalls durch den Sachbericht gegeben werden. Der Sachbericht schließt mit einem Ausblick auf die kommenden Ausgaben des Festivals und inwiefern durch die Förderung nachhaltig neue Impulse umgesetzt und Strukturen aufgebaut werden konnten.

Die strategische Zielerreichung hat grundsätzlich keine unmittelbare Auswirkung auf die Abrechnung der Förderung.

Im zahlenmäßigen Nachweis werden alle mit dem Förderprojekt zusammenhängenden Ausgaben und Einnahmen, bzw. Deckungsmittel dargestellt.

Der Verdacht auf eine zweckwidrige Verwendung der Fördermittel besteht insbesondere, wenn

• Ausgabenposten im Förderprojekt eingebracht wurden, die im Finanzierungsplan in seiner letztgültigen Version nicht aufgeführt sind

• Ausgaben außerhalb des Förderzeitraums/der Projektlaufzeit angefallen sind

• Ausgaben für andere Zwecke als dem im Antrag beschriebenen Projekt geleistet wurden

• mit dem Projekt ohne Genehmigung vorzeitig begonnen wurde

• die Fördermittel unwirtschaftlich verwendet wurden

Dies kann zu einer mindestens teilweisen Rückforderung der bislang ausgezahlten Fördermittel führen.

Die Kalkulation des bewilligten Finanzierungsplans (in der dem Fördervertrag zugrunde gelegten Version bzw. der letzten genehmigten Aktualisierung) bildet den Soll-Bestand, dem die tatsächlich angefallenen Ausgaben und Einnahmen gegenübergestellt werden (Soll-Ist-Vergleich).

Für den Verwendungsnachweis ist ausschließlich die Vorlage der Initiative Musik zu nutzen. Im Antragstool findet sich dazu ab Vertragsschluss im Reiter Ausgaben & Finanzierung der zuletzt gültige Finanzierungsplan. In diesem ist seit dieser Antragsrunde ist der zahlenmäßige Nachweis direkt integriert, dh alle Angaben zum Verwendungsnachweis können in einer Datei direkt zugeordnet und entsprechend vervollständigt werden.

Rechnungen (über 250,00 Euro brutto) enthalten folgende Angaben:

• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistenden

• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistungsempfangenden

• Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer des/der Rechnungsstellenden

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung

• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung, auch wenn mit Ausstellungsdatum identisch (Monatsangabe reicht aus)

• Entgelt, ggf. nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt

• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, soweit nicht schon im Preis berücksichtigt (z.B. Skonti, Boni, Rabatte)

• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

• Auf Entgelt entfallender Steuerbetrag

Quittungen (bis 250,00 Euro brutto) müssen folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistenden

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung

• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe = Bruttobetrag

• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Hinweis: im Rahmen des Verwendungsnachweises sind die Bestätigung und Abrechnung von Ehrenamtspauschalen, wie sie sich z.B. auf der Info-Webseite zum Ehrenamt finden lassen, nachzuweisen.

Im Falle der Weiterberechnung von Ausgaben sind Kopien der Originalbelege der Rechnung beizufügen. (Stellt etwa ein:e Dienstleister:in im Rahmen der Leistung auch Reisekosten für eine Bahnfahrt in Rechnung, muss das eigentliche Bahnticket bzw. die Original-Rechnung der Bahn der Weiterberechnung beigelegt werden).

Die Einsendung hat nur auf Nachfrage und als digitale Kopie zu erfolgen.

Alle Originalbelege sind durch die Zuwendungsempfänger:innen nach der Mitteilung der Initiative Musik über die erfolgreiche Prüfung und den Abschluss des Förderprojektes für fünf Jahre aufzubewahren.