Häufig gestellte Fragen Festivalförderfonds (1. Runde)

Bei einem Musikfestival müssen Livemusik-Darbietungen deutlich gegenüber anderen Programmpunkten überwiegen, außerdem sollte es eine besondere inhaltliche und/oder genrespezifische musikalische Schwerpunktsetzung geben. Die Livemusik-Darbietungen stehen thematisch im Vordergrund und werden nicht als Veranstaltung(en) mit einem „Headliner“ angekündigt. Gleichzeitig muss ein zusammenhängendes kuratiertes Gesamtprogramm mit mindestens fünf unterschiedlichen musikalischen Programmpunkten nachgewiesen werden. Mehrere unterschiedliche Konzerte können dabei an einem Tag oder über einen klar definierten Zeitraum von maximal drei Monaten stattfinden. Hier müssen Künstler:innen überwiegend mit eigenem Repertoire und/oder künstlerische DJs aufgetreten sein bzw. auftreten.

Das Publikum kann die Eintrittskarten überwiegend im öffentlichen Verkauf erwerben und es gibt keinen exklusiven Besucher:innenkreis.

„Überregional“ bedeutet, dass ein Festival über die regionalen Grenzen hinaus bekannt ist und ausstrahlt. Dies wird vor allem deutlich durch überregionalen Verkauf, Bewerbung, Künstler:innen sowie Presse- und Berichterstattung.

Livemusik-Darbietungen im Sinne des Programms sind gezielte Aufführungen von Musiker:innen (einschließlich Ereignisse mit kreativen/künstlerischen/selbst produzierenden DJs) grundsätzlich auf einer Bühne vor einem Publikum. Für die Konzerte wurde speziell geworben. Das Publikum ist vorwiegend wegen der musikalischen Darbietungen zu dem Festival gekommen. 

Orts- oder Stadtteilfeste bzw. Volksfeste, Demonstrationen oder auch (saisonal thematische) Festmeilen verfolgen einen der Livemusik übergeordneten Zweck und weisen dadurch eine andere Schwerpunktsetzung auf. Die Livemusik-Programmpunkte stehen konzeptionell nicht im Fokus und sind in Bezug auf Ankündigung und Bewerbung anderen Programmpunkten sichtbar untergeordnet.

Antragsberechtigt sind Clubbetreiber:innen, die ihre Musikfestivals außerhalb etwaiger eigener Räumlichkeiten veranstalten, sofern alle weiteren Kriterien für die Antragsberechtigung vorliegen. Das gilt ebenso für Betreiber:innen sogenannter „Fliegender Bauten“ (z. B. Zelte/fahrbare Bühnen) und Open-Air-Bühnen, die eigene Musikfestivals durchführen.

Antragsberechtigt sind ebenso Betreiber:innen von festen Spielstätten, die als zweite Firma ein Veranstaltungsunternehmen betreiben.

Ja, diese sogenannte „Förderhöchstgrenze“ liegt bei 50% im Jahr der letzten Festivalausgabe. Dabei werden nur solche öffentlichen Mittel mitgezählt, welche für die Grundfinanzierung des Festivalbetriebs der Antragstellenden eingesetzt wurden (also keine Projektfördermittel wie z.B. NEUSTART KULTUR). Eine Ausnahme gilt für Antragsstellende, die für ihr Unternehmen eine Gemeinnützigkeit nachweisen können. In dem Fall verfällt die o.g. Höchstgrenze. Billigkeitsleistungen (Überbrückungshilfen, Sonderfonds) werden bei der Berechnung der Förderhöchstgrenze ebenfalls nicht mit einbezogen.

Das musikalische Programm kann jegliche Formen der genreübergreifenden und experimentellen populären Musik und des Jazz mit ihren Schnittstellen zu klassischer und neuer Musik umfassen. Maßgeblich ist hier der Schwerpunkt. Festivals mit einem Schwerpunkt auf klassischer Musik sind nicht antragsberechtigt.

Grundsätzlich gilt die künstlerische Freiheit bei der Gestaltung des Livemusikprogramms. Insbesondere bei der Wahl der Musikgenres gibt es in diesem Förderprogramm lediglich Vorgaben zum Schwerpunkt im Bereich populäre Musik (siehe FAQ „Was bedeutet ein Schwerpunkt auf der populären Musik“).

Festivalveranstalter:innen, die jedoch verfassungsfeindliche, gesetzeswidrige oder strafbare Inhalte verbreiten und gewaltverherrlichende oder jugendgefährdende Schwerpunkte in ihrer inhaltlichen Programmplanung setzen, sind von der Förderung ausgeschlossen.

Als Förderplattform, die sich für Gleichstellung, für Diversität und kulturelle Teilhabe in der Musik ausspricht (siehe Leitlinien der Initiative Musik), behält die Initiative Musik sich zudem vor, bei Veranstalter:innen von Musikfestivals, welche menschenverachtende Inhalte oder Ungleichwertigkeitsideologien verbreiten oder diesen eine Bühne bieten, die Förderwürdigkeit infrage zu stellen und die Förderzusage zurückzuziehen.

Dieses Kriterium zielt darauf ab, dass reine Cover-Bands (oder auch Tribute-Bands) als Programmpunkte nicht für die benötigte Mindestanzahl von fünf Livemusik-Programmpunkten berücksichtigt werden können. Es werden nur Livemusik-Programmpunkte gewertet, deren Repertoire in diesem Sinne überwiegend aus eigenen Kompositionen besteht.

Die musikalischen Erzeugnisse von DJs werden hier ebenfalls als „eigenes Repertoire“ verstanden, insofern es sich um „künstlerische DJs“ handelt (siehe FAQ „künstlerische DJs“). Im Bereich Jazz kann auch eine künstlerische Interpretation von z.B. Standards oder eine Improvisation als „eigenes Repertoire“ gelten. Die Stücke müssen also nicht zwangsläufig das geistige Eigentum der auftretenden Künstler:innen oder Bands sein.

„Künstlerische DJs“ spielen nicht nur einen Tonträger ab. Unter Verwendung von Tonträgern und technischen Hilfsmitteln mischen sie verschiedene Musikstücke zu neuen Klangbildern und Kompositionen zusammen (siehe auch Urteil des Bundesfinanzhofs vom 18.08.2005, Az. V R 50/04).

Das dabei entstehende Arbeitsergebnis muss die Qualität eines neuen künstlerischen Produkts haben. Folgende Kriterien sprechen für eine Tätigkeit, die unter die Definition „künstlerische DJs“ fällt:

• DJ-Künstler:innen erhalten eine Gage;
• sie veröffentlichen ihre Werke auf Tonträgern;
• DJ-Künstler:innen treten auch außerhalb von Diskotheken auf, z. B. auf öffentlichen Veranstaltungen oder bei Radiosendern;
• sie haben ein eigenes Künstler:innenprofil im Internet (Facebook, Soundcloud, Resident Advisor o.ä.);
• ihre Veranstaltungen sind ein eigener Programmpunkt.

Aufgrund der besonderen Situation und des solidarischen Gedankens des Programms sollen geförderte Honorare und Gagen den branchenüblichen Tarifen entsprechen. 

Um diesen Posten möglichst zuverlässig und unabhängig von z.B. Ticketverkäufen kalkulieren zu können, empfehlen wir: 

• im Finanzierungsplan mit festen Gagen je geplanter Band / je geplanten Act zu kalkulieren; 
• die Gagen/Honorare verhältnismäßig und angleichend an marktübliche Preise zu kalkulieren. 

 Zur Beurteilung der Verhältnismäßigkeit von Gagen sollten sowohl Status als auch Grad der Professionalisierung der Künstler:innen/Bands (Newcomer:in/Amateur:in/Profi) Berücksichtigung finden. Dies sollte auch im Verhältnis zur Kapazität der Veranstaltung stehen. In diesem Zusammenhang sprechen wir eine Empfehlung für Mindestgagen i. H. v. 250 Euro pro Person aus. Im Nachwuchs-/Amateurbereich sollten mindestens 150 Euro pro Person gezahlt werden. 

Künstlerischer Nachwuchs wird in diesem Programm nicht mit starren Grenzen fest definiert. Nachwuchskünstler:innen stehen (unabhängig von ihrem Alter) am Beginn ihrer Karriere und sind noch wenig in der Livemusikbranche etabliert. Eine Orientierung bietet hier die Formulierung der Künstler:innenförderung bei der Initiative Musik: „Die […] Künstler:innen werden im Sinne dieses Programms als Nachwuchskünstler:innen betrachtet, wenn sie bisher nicht mehr als zwei Alben veröffentlicht haben, von denen bisher keines Goldstatus erreicht haben sollte“.

Der maximal mögliche Förderbetrag richtet sich in diesem Programm nach der Höhe der projektbezogenen, zuwendungsfähigen Gesamtausgaben und verläuft dabei degressiv. Degressiv bedeutet, dass mit steigender Höhe der Gesamtausgaben der Förderanteil prozentual abnimmt – und sich der Eigenanteil entsprechend erhöht.

Die maximale Fördersumme beträgt in diesem Programm 50.000 EUR – und wird ab einer Summe von Projektausgaben in Höhe von 100.000 EUR erreicht. Das heißt bei Projektausgaben über 100.000 EUR bleibt die maximal mögliche Fördersumme bei 50.000 EUR.

Um die maximal mögliche Fördersumme für euer Projekt zu ermitteln, nutzt bitte unseren Förderrechner.

Die Förderung erfolgt als einmalige Projektförderung im Rahmen einer Festbetragsfinanzierung bis 20.000 EUR Fördersumme sowie einer Fehlbedarfsfinanzierung ab 20.001 EUR Fördersumme.

Die Zuwendung erfolgt in Form eines festgelegten Betrages. Ausgabenerhöhungen gehen zu Lasten der Geförderten. Einsparungen oder Mehreinnahmen wirken sich bei der Festbetragsfinanzierung zugunsten des Zuwendungsempfängers aus, es sei denn die Summe der zuwendungsfähigen Ausgaben sinkt unter die bewilligte Zuwendung.

Zugewendet wird der Betrag, der verbleibt, wenn die Geförderten alle eigenen Mittel sowie Mittel Dritter zur Deckung der zuwendungsfähigen Ausgaben eingesetzt hat. Das heißt, die Zuwendung darf erst in Anspruch genommen werden, wenn die vorgesehenen eigenen Mittel, der Geförderten und ggf. Mittel Dritter, verbraucht sind. Dabei wird im Fördermittelbescheid ein Höchstbetrag festgelegt. Wird im Projektverlauf Geld eingespart oder erhöhen sich die Einnahmen, ist die Zuwendung, um den gleichen Betrag zurückzuerstatten.

Ein Vollprojekt meint, dass das gesamte Festival der Fördergegenstand ist, d.h. alle Ausgaben mit direktem Bezug zum Projekt also zur Umsetzung des Festivals sind theoretisch zuwendungsfähig. Die Fördersumme darf in das gesamte bewilligte Festival fließen. Die Umsetzung der zuvor ausgewählten qualitativen Schwerpunkte wird dabei vorausgesetzt.

Ein Teilprojekt meint, dass die Umsetzung der qualitativen Schwerpunkte innerhalb des Festivals der Fördergegenstand ist, d.h. nur Ausgaben mit direktem Bezug zum Projekt, also zur Umsetzung der Schwerpunkte sind theoretisch zuwendungsfähig. Die Fördersumme darf nur in die Umsetzung des bewilligten Schwerpunktes fließen.

Die Entscheidung, ob ein Antrag als Teil- oder Vollprojekt gestellt wird, ist von der Größe des jeweiligen Festivals und vom geplanten Projekt abhängig. Grundsätzlich empfehlen wir, die Projekte möglichst schlank zu halten, auch wenn die maximal mögliche Höhe der Projektausgaben in diesem Förderprogramm bei 500.000 EUR liegt. Je umfangreicher das Projekt, desto größer der Verwaltungsaufwand bei der Antragstellung und beim späteren Verwendungsnachweis.

Eigenmittel sind unmittelbar zur Finanzierung des Projektes eingebrachte Barmittel aus dem Vermögen der Antragsteller:innen, einschließlich Einnahmen, die im Förderzeitraum und durch das Projekt erwirtschaftet werden. Alle Einnahmen aus dem Projekt müssen in der Ausgabenkalkulation angegeben und nach Projektende im Falle einer Fehlbedarfsfinanzierung auch vollständig nachgewiesen werden.

Drittmittel sind unmittelbar zur Finanzierung des Projektes eingebrachte Mittel von Dritten oder aus anderen Quellen, wie etwa andere öffentliche Förderungen, Sponsoring oder Crowdfunding.

Mit dem Antrag müssen die Antragsteller:innen versichern, im Projektzeitraum die notwendigen Eigen- und Drittmittel zur Abdeckung des vertraglich festgelegten Eigenanteils an den Projektausgaben aufzubringen und zur Finanzierung einzusetzen.

Der Einsatz von Mitteln aus anderen öffentlichen Zuwendungsstellen auf der Landes- oder kommunalen Ebene ist für das beantragte Förderprojekt grundsätzlich möglich. Es sollte jedoch genau darauf geachtet werden, dass es zu keiner Doppelförderung kommt.

Wenn ihr aus anderen Förderprogrammen des Bundes Fördermittel in Anspruch nehmt, müssen die jeweiligen Förderungen deutlich unterscheidbaren Zwecken dienen und voneinander abgrenzbar sein.

Es ist nicht zulässig, Ausgaben doppelt durch unterschiedliche Fördermittel zu finanzieren. Das heißt, dass ein- und dieselbe Ausgabenposition nicht mehrfach gefördert werden kann, entweder durch denselben Zuwendungsgeber:in (bei der Initiative Musik in verschiedenen Förderprogrammen) oder durch unterschiedliche Zuwendungsgeber:innen (z.B. die Initiative Musik und eine Fördereinrichtung auf kommunaler oder Landesebene wie z.B. Überbrückungshilfe III und Kurzarbeitergeld).

Doppelförderung durch den Bund bedeutet außerdem, dass Bundesmittel von unterschiedlichen Förderstellen nicht für ein und dasselbe Projekt bzw. für denselben Zweck eingesetzt werden dürfen.

Baumaßnahmen sind von einer Förderung grundsätzlich ausgeschlossen. Dies gilt jedoch nicht für temporäre Aufbauarbeiten auf dem Gelände eines Festivals, z.B. Bühnen, welche nach Ende des Festivals wieder abgebaut werden.

Overheadkosten sind allgemeine Verwaltungskosten, wie z.B. für Buchhaltung oder Steuerberatung. Diese Ausgaben können anteilig in die Projektfinanzierung eingebracht werden, sofern ein Bezug zum Projekt besteht. Die Overheadkosten dürfen 10% der Gesamtausgaben jedoch nicht übersteigen.

Personalausgaben können voll oder anteilig angerechnet werden, insofern ein klarer Projektbezug besteht: zwischen dem Arbeitsbereich der jeweils angestellten Person und der Projektdurchführung muss eine eindeutige inhaltliche Verbindung herstellbar sein. Darüber hinaus muss die Anzahl der Stunden, die die Person insgesamt für das Projekt benötigt, ebenso wie der Stundenlohn plausibel im Finanzierungsplan dargestellt sein (z.B. technische Aushilfen für eine Veranstaltung mit 30 Stunden zu kalkulieren wird ebenso zu Nachfragen während der Antragsprüfung führen, wie ein Stundenlohn von 100 Euro je Aushilfe). 

Wenn ihr bei diesem Programm Personalausgaben für Eure Beschäftigten mitbeantragen möchtet, beachtet bitte Folgendes: Ihr dürft eure Beschäftigten nicht besserstellen als vergleichbare Bundesbedienstete. Höhere Entgelte als nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) sowie sonstige über- und außertarifliche Leistungen dürfen nicht gewährt werden. 

Unter die Personalausgaben fallen generell alle Ausgaben für feste Anstellungsverhältnisse, einschließlich der Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber:innen-Brutto). Dies gilt auch für Minijobber:innen. Abweichungen von den kalkulierten Personalausgaben, die sich erst durch die Projektdurchführung zeigen, können auch nach Abschluss des Fördervertrags mit Genehmigung der Initiative Musik angepasst werden. 

Alle freien Mitarbeiter:innen sowie Mitarbeiter:innen mit Werkverträgen und allgemeine Ausgaben für Honorare (und Gagen) sind nicht unter den Personalkosten anzurechnen, sondern unter den Sachkosten. 

Ein selbst ausgezahlter Unternehmerlohn ist nicht förderfähig. Dazu zählen auch Honorarzahlungen an für das Unternehmen vertretungsberechtigte Personen wie z.B. Einzelunternehmer:innen oder Gesellschafter:innen (Vereinsvorstände sind von dieser Regelung ausgeschlossen). Für Unternehmer:innen, die einen Großteil der Aufgaben für Veranstaltungen selbst übernehmen, gibt es folgende Möglichkeit: Unternehmer:innen können externe Personen beauftragen oder anstellen und die Honorare oder Löhne als förderfähige Ausgaben beantragen – damit gewinnen sie Arbeitskraft und Ressourcen.

Festivals, die viel über ehrenamtliches Engagement arbeiten, können zudem ehrenamtlich geleistete Arbeitsstunden (sogenanntes bürgerschaftliches Engagement) als fiktive Ausgaben dem Projekt anrechnen. (Siehe auch FAQ zu bürgerschaftlichem Engagement)

Ja, der Lohn eines:einer festangestellten Geschäftsführer:in für die Tätigkeit als Geschäftsführer:in kann zeitlich anteilig von diesem Programm gefördert werden. Der:die Geschäftsführer:in kann seine:ihre Arbeit anrechnen lassen, solange diese projektbezogen ist und ordnungsgemäß nachgewiesen werden kann (der Nachweis erfolgt durch Stundenzettel/Stundennachweise und die dazugehörige Lohnabrechnung). Eine Vorlage für die Stundenerfassung finden Sie auf der Website des Festivalförderfonds.

Zu beachten: diese Regelung findet nur Anwendung, wenn die geschäftsführende Person keine Gesellschafteranteile besitzt.

Als Eigenanteil können auch projektbezogene, unentgeltliche Arbeitsleistungen, sogenanntes „bürgerschaftliches Engagement“ angerechnet werden. Pro geleistete Arbeitsstunde (= 60 Minuten) werden pauschal 15 Euro berechnet. Insgesamt können jedoch nur Arbeitsstunden im Wert von bis zu 20 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtsumme angerechnet werden. Diese erhöhen als fiktive Ausgaben die Gesamtausgaben im Projekt und damit die maximal mögliche Fördersumme. Zugleich sind sie Teil der Deckungsmittel. Diese müssen tatsächlich geleistet worden sein und entsprechend in einem Stundenzettel nachgewiesen werden (siehe Vorlage Stundenzettel). Die Stundenzettel sind ein Teil des Verwendungsnachweis. Als fiktive Ausgaben sind nur tatsächlich unentgeltlich geleistete Arbeitsleistungen anzurechnen.

Alle Reisen und Übernachtungen, die im Rahmen eines Projekts notwendig sind und abgerechnet werden sollen, müssen angemessen orientiert an der Höhe des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) kalkuliert und abgerechnet werden. Hier finden sich die Informationen zu den üblichen Sätzen und Betragsgrenzen des Bundesreisekostengesetztes. 

Versicherungen, welche gesetzlich vorgeschrieben sind und solche, die unter wirtschaftlicher Betrachtung nachweisbar für die Durchführung des beantragten Projekts notwendig sind, können ganz oder anteilig gefördert werden. Im Folgenden einige Beispiele. 

Gesetzlich vorgeschriebene Versicherung: 

• (Betriebs-) Haftpflicht;

Nicht gesetzlich vorgeschriebene Versicherungen mit eindeutigem Projektbezug: 

• Ausfallversicherung (für im Projekt geplante Veranstaltungen); Versicherung von Veranstaltungstechnik, welche für die geplanten Musikveranstaltungen nachweislich benötigt wird;

Nicht förderfähige Versicherungen sind: 

• Geschäftsführer:innen-Haftpflichtversicherung (D&O Insurance); Versicherungen, die nicht für die Durchführung des beantragten Projekts notwendig sind.

Nein, da Wartungs- und Reparaturausgaben dem Substanzerhalt zuzurechnen sind und nicht Ausgaben sind, die ursächlich durch das Projekt bedingt werden, sind diese Ausgaben nicht zuwendungsfähig. 

Grundsätzlich sind projektbezogene Investitionen in diesem Programm förderfähig. Die Förderfähigkeit der Investition wird aber im jeweiligen Einzelfall bewertet. Als projektbezogene Investitionen verstehen wir Anschaffungen von Equipment, welche einen Einzelwert von mehr als 800 Euro (netto) haben. Wir orientieren uns hier an der Bundeshaushaltsordnung.

In diesem Programm “Festivalförderfonds” sind Investitionen bedingt förderfähig:

Es können einzelne projektbezogene Investitionen im Rahmen des Förderprogramms angerechnet werden, die notwendig sind, um ein bestimmtes Projektformat umzusetzen.

Wichtig hierbei ist, dass sich aus der Projektbeschreibung der Grund für die Investition ergibt. Bei Investitionen muss der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet werden (siehe FAQ dazu). Dies gilt insbesondere für Anschaffungen, die das Festival nur für die jeweilige Ausgabe einmal im Jahr nutzt. Hier sind Ausleihen häufig die wirtschaftlichere Lösung.

Auch gebrauchte Geräte können als Investition angerechnet werden, insofern sie allen anderen Kriterien entsprechen und die Zeit der Zweckbindungsfrist überdauern (siehe unten).

Es gilt, dass alle Ausgaben in der Projektbeschreibung nachvollziehbar sind. Die Förderung bereits getätigter oder beauftragter Investitionen ist nicht zulässig.

Inventarisierung und Zweckbindungsfrist  

Investitionen sind zu inventarisieren. Eine Inventarisierungspflicht besteht auch nach Ende der Projektlaufzeit und entsprechende Listen können jederzeit durch die Initiative Musik zur Ansicht eingefordert werden.

Investitionen dürfen ohne vorherige Zustimmung der Initiative Musik (weitergehend des Bundesverwaltungsamtes (BVA)) vor Ablauf ihrer Zweckbindungsfrist weder veräußert noch in anderer, dem Zuwendungszweck nicht entsprechender Weise verwendet werden. Je nach Kategorie gelten für Investitionen folgende Zweckbindungsfristen:

• IT: 4 Jahre
  • Computer, Laptops, Tablets
• Bühnen- und Veranstaltungs-Technik: 5 Jahre
  • Mischpulte, CDJs, XDJs, Plattenspieler
  • Lautsprechersysteme, Verstärker
  • Scheinwerfer, Projektoren, Streamingtechnik
  • Kommunikationstechnik und andere elektronische Geräte
• Bühnenelemente, Installationen: 8 Jahre
  • Zelte, Planen
  • Sanitäre Anlagen
  • Rollstuhlrampen
  • Befestigungsmaterial
• Photovoltaik-/Solaranlagen: 10 Jahre

Für gebrauchte Gegenstände gilt jeweils die Hälfte der Zweckbindungsdauer.

Nach Ablauf der Zweckbindungsfrist kann der Gegenstand, soweit er nicht zur Fortführung der satzungsmäßigen Aufgaben benötigt wird, veräußert werden. In diesem Fall ist der Mindesterlös zu erzielen, der dem Haushalt der Initiative Musik/BVA zuzuführen ist. Treten Umstände ein (Einstellung der Förderung, Änderung der satzungsmäßigen Aufgaben), die eine zweckentsprechende Verwendung nicht mehr ermöglichen, ist die Entscheidung der Initiative Musik (weitergehend des BVA) zur weiteren Verwendung einzuholen. Dabei sind Zustand und geschätzter Restwert der fraglichen Gegenstände sowie ein Vorschlag zur weiteren Verwendung mitzuteilen.

Grundsätzlich ist zu beachten, dass jeder Kauf mit einer ordentlichen Rechnung belegt werden muss (siehe dazu den Abschnitt “Anforderungen an Rechnungen und Quittungen” unter “Fragen zur Projektdurchführung”).

Übersteigt der Kaufpreis des anzuschaffenden Gegenstandes 800 €, muss der Kauf bei einem Fachgewerbe getätigt werden. Bei Antragsstellung muss der Erstkaufbeleg, ein Angebot und ein Vergleichsangebot bzw. ein aktueller Preisvergleich für die Neuanschaffung desselben Modells vorliegen und für den Verwendungsnachweis aufgehoben werden.

Um einen langjährigen Einsatz des Gegenstandes zu gewährleisten, darf die Erstanschaffung des Gegenstandes je nach Kategorie nicht länger als die Hälfte ihrer Zweckbindungsfrist zurückliegen (Stichtag: 18.12.2023), oder eine Garantie vom anbietenden Betrieb muss vorliegen, welche die jeweilige Zweckbindungsfrist vollständig abdeckt.

Eine Antragsstellung ist ab Montag, den 06. November 2023 (13.00 Uhr) und bis Montag, den 18. Dezember 2023 (23.59 Uhr) möglich. Es besteht die Möglichkeit, sich bereits vor dem Antragsstart zu registrieren und ein Profil im Förderportal zu erstellen. Mit dem Profil erfolgt dann die Antragstellung und -bearbeitung – auch für mögliche Folgerunden des Programms und für andere Programme der Initiative Musik.

Die Antragsstellung ist grundsätzlich in allen Browsern möglich. Allerdings beobachten wir, dass in Edge und Safari häufiger Probleme auftreten. Wir empfehlen daher, bevorzugt Chrome oder Firefox zu nutzen. Ihr könnt euch mit einer E-Mail-Adresse nur einmalig registrieren. Der Benutzername sollte ein Wort ohne Leer- oder Sonderzeichen sein.

Nach der Registrierung erhaltet ihr eine E-Mail, in der ihr eure Registrierung bestätigen müsst. Bitte überprüft auch euren Spamordner, wenn ihr keine E-Mail erhalten habt. Nach Klick auf den Link zur Bestätigung eurer Registrierung, könnt ihr euch im Portal anmelden.

Hilfe bietet unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung durch das Antragstool.

Der Antrag wird online ausgefüllt und abgesandt. Stellt dies für einzelne Antragstellende eine Barriere dar, kann ein Antrag ggf. auch postalisch eingereicht werden. In diesem Fall bitten wir euch, sich mit den Projektmanager:innen der Initiative Musik in Verbindung zu setzen, damit euer Antrag gleichwertig im Verfahren berücksichtigt werden kann und durch die postalische Einreichung kein Nachteil entsteht:

festivalfoerderung@initiative-musik.de
Telefonnummer +49 (0)30 – 531 475 45 – 540
Bitte die telefonischen Sprechzeiten beachten!

In der aktuellen Förderrunde kann nur ein Antrag pro Antragssteller:in gestellt werden.

Ein zweiter Antrag für eine weitere Fördermaßnahme kann ggf. in einer erneuten Förderrunde gestellt werden.

Grundsätzlich gilt, dass ein zu förderndes Projekt (in diesem Programm die Durchführung des Festivals bzw. die Umsetzung der inhaltlichen Schwerpunkte, für welche ein Zuschuss beantragt wird) noch nicht begonnen haben darf. Als Vorhabenbeginn gilt z.B. ein erfolgter Vertragsschluss mit Dienstleister:innen oder auch mit Künstler:innen oder deren Vermittler:innen. Im Programm Festivalförderfonds kann jedoch ein „förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn“ mitbeantragt werden (ein entsprechendes Feld ist im Antragsformular vorhanden).

Das Datum für den förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn darf frühstens der Tag der Antragstellung sein. Erst wenn eine schriftliche Genehmigung für den vorzeitigen Vorhabenbeginn erteilt wurde, können Aufträge erteilt bzw. Verträge geschlossen werden, die im Falle einer Förderzusage förderfähig sind.

Die Genehmigung eines förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginns ermöglicht es den Antragstellenden, auf eigenes Risiko bereits Aufträge zu erteilen, Verträge zu schließen, und damit das Projekt zu beginnen, noch bevor sie einen Fördervertrag mit der Initiative Musik abgeschlossen haben. Ein förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn ist dann sinnvoll, wenn durch längeres Warten auf die Förderzusage, bestimmte Bookings oder Personal- und Dienstleistungsaufträge nicht mehr wie geplant durchgeführt werden können. Die Genehmigung des vorzeitigen Vorhabenbeginns stellt jedoch keine vorweggenommene Förderzusage dar und bindet die Initiative Musik nicht, später einen Fördervertrag abzuschließen. Das finanzielle Risiko für diesen eigens gewählten Projektbeginn tragen die Antragstellenden deshalb bis zu einem eventuellen Abschluss des Fördervertrags mit der Initiative Musik selbst.

Alle Angaben zum Festival bzw. zum antragsstellenden Unternehmen, die im Antrag abgefragt werden, findet ihr in unserem Musterantrag.

Folgende Unterlagen müssen online hochgeladen werden.

A) Im Kontaktformular (zur nachweislichen Legitimation und Identifikation der Antragstellenden. Die benötigten Unterlagen ergeben sich jeweils aus der Rechtsform):

• Vereinsregister- bzw. Handelsregisterauszug oder vergleichbare Unterlagen (darf nicht älter als 1 Jahr sein)

B) Im Antragsformular:

• Weitere Dokumente zur Registrierung, wie Gesellschaftsvertrag oder Vereinssatzung in jeweils aktueller Fassung oder vergleichbare Unterlagen (bspw. Errichtungsgesetz), ggf. Kopie der Personalausweise aller Gesellschafter bei einer GbR
• Ausgaben- und Finanzierungsplan (siehe FAQ Was muss ich beim Ausfüllen des Ausgaben- und Finanzierungsplans beachten?)
• GEMA-Rechnungen oder Ticketrapport der letzten Festivalausgabe (Als Nachweis über die Besucher:innen-Anzahl)
• Für Festivals mit freiem Eintritt gilt: Als Nachweise können neben behördlichen Unterlagen (Polizei / Stadtverwaltung / Ordnungsamt) auch Presseberichte, Foto- und/oder Videomaterial, Lagepläne oder auch Auftragsbestätigungen von Dienstleistern (z.B. Sanitäter, Security) angebracht werden, aus denen entsprechende Hinweise auf die Besucher:innenzahl hervorgehen. Ein Gesamtbild für die Einschätzung der Größenordnung muss für die formale Prüfung auch von Festivals mit freiem Eintritt erkennbar gemacht werden. Eine Selbsterklärung allein ist nicht ausreichend.
• Festivalprogramm / Festivalflyer der letzten Ausgabe (durch diese Belege werden die mind. notwendigen fünf Livemusik-Programmpunkte nachgewiesen)

Wenn zutreffend sind folgende Unterlagen ebenfalls Bestandteile des Antrags:

• Kopie von Bescheiden über Förderungen mit öffentlichen Mitteln im Jahr der letzten Festivalausgabe, sofern diese für die Grundfinanzierung des Geschäftsbetriebs eingesetzt wurden und keine Billigkeitsleistungen (z.B. Überbrückungshilfen, Sonderfonds) waren
• Weitere Nachweis über das Programm und die inhaltlichen Schwerpunkte des Festivals
• Freistellungsbescheid vom Finanzamt als Nachweis der Gemeinnützigkeit
• Vollmacht (im Original unterschrieben und eingescannt) für die Antragstellende Person, wenn diese nicht (allein) vertretungsberechtigt ist

In der Projektbeschreibung sollten alle wichtigen Maßnahmen, die einzelnen Schritte und das Ziel des Projekts formuliert werden. Die Beschreibung sollte die im Ausgaben- und Finanzierungsplan aufgestellten Ausgaben plausibel darstellen und deutlich machen, dass das Projekt dem Fördergegenstand des Programms entspricht. Mögliche Schwerpunkte des Projekts sind unter Punkt 3.2 (qualitative Kriterien) in der Programmbeschreibung formuliert.

Im Antragstool ist die Projektbeschreibung zu diesem Zweck in mehrere Abschnitte gegliedert (Ausgangssituation, Projektidee, Umsetzung, Projektziele, Perspektive) und es steht pro Abschnitt ein einzelnes Textfeld zum Ausfüllen zur Verfügung. Bei der Beurteilung des Projektantrags durch die Fachjury, wird insbesondere der Inhalt dieser Felder angesehen und bewertet.

Die Projektziele sollen realistisch und greifbar beschreiben, was mit den geförderten Vorhaben erreicht werden soll. Je klarer die Ziele vorab formuliert werden, desto verlässlicher kann im Rahmen einer Erfolgskontrolle nach Projektende beurteilt werden, ob und in welchem Ausmaß die Ziele erreicht worden sind. Sie gelten damit als messbarer Anhaltspunkt für den Sachbericht im Rahmen des Verwendungsnachweises.

Vor dem Ausfüllen:

Bitte nutzt für den Ausgaben- und Finanzierungsplan ausschließlich die Vorlage der Initiative Musik.

Spielt die Finanzierung des geplanten Projekts vorab im Förderrechner durch. Dieser zeigt euch nach Angabe der kalkulierten Projektausgaben die maximal mögliche Fördersumme und die damit zusammenhängende Finanzierungsart an. (Bitte lest euch hierzu die FAQs „Was bedeutet Festbetragsfinanzierung“ und „Was bedeutet Fehlbedarfsfinanzierung“ sorgfältig durch).

Beim Ausfüllen:

Bitte füllt alle Felder im Finanzierungsplan sorgfältig aus. Markierte Felder sind mit Hinweisen versehen. Wenn das antragstellende Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist, können unter den einzelnen Posten im Finanzierungsplan nur die Nettobeträge geltend gemacht werden.

Beachtet bitte eine realistische, nachvollziehbare und möglichst detaillierte Aufstellung der einzelnen Posten. Diese sollten sich in der Projektbeschreibung wiederfinden. Der final bewilligte Finanzierungsplan ist verbindlich.

Vollständig und fristgerecht eingereichte Anträge werden zunächst in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Nach Antragseingang werden die Anträge durch die Initiative Musik formal vorgeprüft. Nach erfolgreicher Vorprüfung werden die Anträge zur Abstimmung an eine Fachjury gegeben.

Für die Bewertung durch die Fachjury wird insbesondere die Umsetzung der soziokulturellen Schwerpunkte und deren Bedeutung für das kulturelle Angebot in der jeweiligen Region betrachtet. Da sich das Programm mit seiner aktuellen Ausgabe vorrangig an kleine und mittlere Festivals richtet, werden zudem mindestens 80% der Förderempfehlungen an Festivals mit max. 15.000 Besucher:innen vergeben.  

Über die Bewilligung entscheidet der Aufsichtsrat der Initiative Musik gGmbH auf Empfehlung der unabhängigen und divers besetzten Fachjury. Die Diversität bezieht sich dabei konkret auf folgende Aspekte: Geschlecht, beruflicher Hintergrund, musikalischer Schwerpunkt, ethnischer Hintergrund, Alter. Der Zeitpunkt der Antragstellung ist für die Bewertung der Jury unerheblich – sofern der Antrag fristgerecht eingereicht wurde. Eine Förderzusage ist erst nach Abschluss eines Fördervertrags mit der Initiative Musik rechtsgültig.

Für den Antrag im Förderportal werden Dateien der Typen .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .msg, .ods, .odt, .jpg, .png, .rtf und .txt (bzw. der Auflistung der Livemusikveranstaltungen nur .xls und .xlsx) mit einer maximalen Größe von 2 MB für Dokumente, 6 MB für Bilddateien, 10 MB für pdf akzeptiert. Der Dateiname darf nicht länger als 128 Zeichen sein und nur die Zeichen a-z, A-Z, 0-9, -, _ und keine Leerzeichen enthalten.

Bitte beachtet, dass wir zweimal in der Woche Wartungsfenster haben, in denen das Förderportal unter Umständen nicht erreichbar ist. Die Wartungszeiten sind: 

Montag: 11.30 bis 12.30 Uhr 

Donnerstag: 13.00 bis 14.00 Uhr 

Bitte versucht es danach bitte erneut. 

Bei anderen technischen Problemen mit dem Förderportal kontaktiert bitte festivalfoerderung@initiative-musik.de unter Angabe der Projektnummer sowie einer genauen Beschreibung des Problemfalls. Bitte hängt vollständige Screenshots an, die die Fehlermeldung lesbar zeigen. 

Alle Projekte, die durch die Jury zur Förderung empfohlen wurden, befinden sich dadurch automatisch in einer Detailprüfung, vor allem hinsichtlich des Finanzierungsplans. Über die notwendigen Anpassungen im Antrag werdet ihr von euren Projektbetreuer:innen per E-Mail informiert.  

Sobald Antrag und Finanzierungsplan formal richtig und final abgenommen worden sind und alle Dokumente vollständig vorliegen, kann ein Fördervertrag zwischen euch und der Initiative Musik geschlossen und Mittel abgerufen werden.  Die Förderverträge werden ausschließlich digital via DocuSign geschlossen (sollte dies für einzelne Antragstellende eine Barriere darstellen, bitten wir um Mitteilung an die Projektbetreuung). 

Mit Abschluss des Vertrags können nach Bedarf Mittel abgerufen werden.

Die Fördersumme steht nach Abschluss des Fördervertrages für euch bereit, abzüglich eines Einbehalts von 10% der Fördersumme, der erst nach erfolgreicher Prüfung des Verwendungsnachweises ausgezahlt werden kann. 

Grundsätzlich sind für alle Ausgaben im Projekt vorrangig, soweit verfügbar und wirtschaftlich vertretbar, immer Eigen- und Drittmittel einzusetzen. 

Zur Finanzierung ungedeckter Ausgaben können die Fördermittel im Projektverlauf nach Bedarf und ggf. mehrfach jeweils für sechs Wochen im Voraus angefordert werden. Die angeforderten Mittel müssen innerhalb dieser sechs Wochen verausgabt oder zurückgezahlt werden, anderenfalls fallen Strafzinsen an. Es ist ebenfalls möglich für bestimmte Ausgaben in Vorkasse zu gehen und die Mittel erst im Nachhinein abzurufen. 

Eine Anleitung für den Mittelabruf im Antragstool (Schritt für Schritt) findet ihr hier. 

Ihr erhaltet keine gesonderten Belege über die Auszahlung der Fördermittel. Als Beleg gelten eure Kontoauszüge, auf denen die Fördermittelauszahlungen im Verwendungszweck neben Angabe von Projektnummer und -name als Bundeszuwendung aufgeführt sind, in Verbindung mit dem Fördervertrag als Grundlage der Zahlungen. 

Es können nur Ausgaben im Verwendungsnachweis geltend gemacht werden, welche innerhalb des bewilligten Projektzeitraumes in Auftrag gegeben, erbracht und bezahlt werden (Das gilt für Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Zahlungsdatum). 

Projektbeginn ist dabei entweder der Tag der Antragseinreichung (wenn ein förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn beantragt und genehmigt wurde) oder der Tag des Fördervertragsabschlusses mit der Initiative Musik. 

Projektende ist für alle Geförderten der 31. Dezember 2024. 

Die Mittelanforderungen können während der gesamten Projektlaufzeit eingereicht werden. Um Mittel abzurufen siehe auch FAQ „Wann kann ich die Fördermittel für mein bewilligtes Projekt abrufen?“. 

Der Verwendungsnachweis muss spätestens bis drei Monate nach Projektende, also bis zum 31. März 2025, eingereicht werden (siehe auch FAQ zum „Verwendungsnachweis“). 

Grundsätzlich sind öffentliche Fördergelder immer sparsam und wirtschaftlich zu verwenden. 

Um die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nachweisen zu können, sollten soweit möglich vor jeder Auftragsvergabe oder Anschaffung ein einfacher Preisvergleich von mindestens 3 Angeboten durchgeführt und dokumentiert werden. Es können hierfür geeignete Anbieter:innen zur Angebotsabgabe aufgefordert oder z. B. online Preise recherchiert und diese per Screenshot (Warenkorb) dokumentiert werden. Sollte es bei der Prüfung des Verwendungsnachweises Zweifel an der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Mittel geben, können diese mit den entsprechenden Unterlagen belegt werden. Das bedeutet andersherum: Ausgaben können nachträglich als nicht förderfähig eingestuft werden, wenn sie unplausibel hoch ausfallen und Mittel dafür ohne einen Preisvergleich verwendet wurden. In diesem Fall sind ggf. bereits ausgezahlte Fördermittel wieder zurückzuzahlen. 

Mit der Auswahl des Fördergegenstandes sowie der Projektbeschreibung werden Zweck und Ziel der Förderung festgelegt, die grundsätzlich nach einer Bewilligung nicht geändert werden können. 

Soweit das Projekt inhaltlich keine wesentlichen Änderungen erfährt, sind Verschiebungen innerhalb des Ausgaben- und Finanzierungsplans grundsätzlich möglich. Die Einzelpositionen (z.B. Personalausgaben) dürfen um bis zu 20% überschritten werden, wenn die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelpositionen ausgeglichen werden kann. Wesentliche Änderungen müssen im Vorfeld angezeigt werden. Änderungen, die 20% einer Einzelposition übersteigen, benötigen eine vorherige Zustimmung der Initiative Musik.  

Auf der Startseite eures Internetauftritts sowie in sämtlichen Publikationen, z.B. Programmheften, bzw. auf Plakatwänden, Transparenten etc. ist das Logo der BKM sowie das Logo der Initiative Musik in der aktuellen Version des Förderhinweises  

„Gefördert von:“ 

aufzunehmen.  

Sollte sich dies im besonderen Ausnahmefall nicht realisieren lassen, ist eine andere Darstellung mit eurer Projektbetreuung der Initiative Musik abzustimmen. 

Die Aufnahme und Platzierung der Logos gilt für die Dauer des Projektzeitraumes. In diesem Programm enden alle Projekte am 31. Dezember 2024. Der Förderhinweis samt Logos ist dementsprechend zu Ende des Jahres 2024 wieder vom Internetauftritt des Festivals (Webseite, Social Media) zu entfernen. 

Das Logo der BKM sollte ebenso groß wiedergegeben werden wie das der Initiative Musik und ist bei der Verwendung auf Webseiten mit der jeweiligen Webseite der BKM www.kulturstaatsministerin.de und der Initiative Musik www.initiative-musik.de zu verlinken. 

Dazu dürfen das Logo der Initiative Musik und das Logo der BKM in Relation zum Logo der Geförderten NICHT deutlich hervorgehoben sein (z.B. auf Plakaten, Eintrittskarten, evtl. Verlinkung auf der Internetseite).  

Als hervorgehoben gilt die Bekanntmachung bei allen Printprodukten/optischen Bekanntmachungen i.d.R. immer dann, wenn die Größe des Hinweises auf den/die Förderer folgende Vorgaben überschreitet:  

1. Die Bekanntmachung aller Förderer (BKM, ggf. Ko-Finanzierer (im Fall der Ko-Finanzierung durch Bund und Land oder mehrere Ressorts gemeinsam) und Initiative Musik) auf Frontseiten, Plakaten, im Innenteil oder Rückseiten von Veröffentlichungen nehmen maximal ca. 10 % der jeweils auf einen Blick sichtbaren Fläche ein (z.B. bei DIN A4-Format muss bei mehreren Förderern DIN A7 unterschritten werden). 
2. Einzelnennungen sollen in der Regel deutlich kleiner als 5 % der jeweils auf einen Blick sichtbaren Fläche sein (z.B. bei DIN A4-Format muss bei einem Förderer DIN A9 unterschritten werden). 
3. Die Botschaft des Plakats ist deutlich vor dem Hinweis auf alle Förderer lesbar und der Name des Geförderten ist in Relation zu allen Förderern deutlich hervorgehoben (= die Botschaft/der Name des Geförderten muss im Verhältnis zu der Fläche des Förderers (bei mehreren Förderern: Fläche aller Förderer) zumindest jeweils die doppelte Größe haben) 

Die Logos findet ihr unter Downloads. Bei Fragen wendet euch an eure Projektbetreuung. 

Rechnungen (über 250,00 Euro brutto) enthalten folgende Angaben:

• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistenden
• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistungsempfängers:in
• Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer des/der Rechnungssteller:in
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung, auch wenn mit Ausstellungsdatum identisch (Monatsangabe reicht aus)
• Entgelt, ggf. nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, soweit nicht schon im Preis berücksichtigt (z.B. Skonti, Boni, Rabatte)
• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• Auf Entgelt entfallender Steuerbetrag

Quittungen (bis 250,00 Euro brutto) müssen folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistenden
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe = Bruttobetrag
• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Es ist gesetzlich der Grundsatz festgeschrieben, dass nachgewiesen werden muss, wie öffentliche Gelder verwendet werden, also Steuergelder, zu denen auch öffentliche Fördermittel gehören (§26 Abs.1 Satz 2 HGrG, §44 Abs.1 Satz 2 BHO und Nr. 10 der VV zu §44 BHO). 

Daher ist diese Anforderung auch in unseren Allgemeinen Förderbedingungen zu finden (Nr. 6 ‚Verwendungsnachweis‘). Die fristgerechte und ordnungsgemäße Erbringung des Verwendungsnachweises gehört zu den Verpflichtungen des mit der Initiative Musik geschlossenen Fördervertrages. Eine Missachtung kann zur Rückforderung der gesamten Förderung führen. 

Mit dem Verwendungsnachweis legen die Geförderten daher Rechenschaft gegenüber der Initiative Musik ab im Hinblick auf die folgenden Aspekte: 

• die Erfüllung des Zuwendungszwecks (Wie wurde das im Antrag beschriebene Projekt umgesetzt?) 

• die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung (Wie wurden die ausgezahlten Fördermittel für die Umsetzung des Projektes eingesetzt?) 

• die wirtschaftliche Verwendung der Zuwendung (Wurde bei der Umsetzung des Projektes auf Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit geachtet?) 

• die Erreichung des Förderziels (Inwieweit wurden die gewählten inhaltlichen Schwerpunkte des Projektes umgesetzt?) 

Die Frist für die Abgabe des Verwendungsnachweises beträgt drei  Monate ab dem Ende des Förderzeitraums, für alle in der 1. Runde (2023/2024) geförderten Projekte einheitlich 31.03.2025. Unsere Antragsdatenbank verschickt dazu automatisch jeweils sowohl vor Ablauf der Projektlaufzeit als auch der Abgabefrist Erinnerungen. 

Der Verwendungsnachweis kann ausschließlich online über unser Förderportal eingereicht werden. Zudem hilft euch die Anleitung auf unserer Website beim Erstellen und Einreichen des Verwendungsnachweises. Bitte beachtet je nach Finanzierungsart eures Projektes die entsprechende Anleitung: 

Anleitung Fehlbedarfsfinanzierung

Anleitung Festbetragsfinanzierung

Ein Verwendungsnachweis besteht im Wesentlichen aus den folgenden Bestandteilen: 

• dem Sachbericht 

• dem zahlenmäßigen Nachweis mit einer integrierten Belegliste 

Zudem ist im Verwendungsnachweis zu bestätigen, dass 

• die Ausgaben notwendig waren 

• wirtschaftlich und sparsam ausgegeben wurden 

• die Angaben mit den eigenen Büchern und den Belegen übereinstimmen 

Im Programm des Festivalförderfonds (1. Runde, 2023/2024) sind darüber hinaus proaktiv einzureichen: 

• Auszüge des Medienechos zum geförderten Projekt 

Fehlt einer der genannten Bestandteile, gilt ein Verwendungsnachweis als nicht fristgerecht abgegeben. Wenn ein Verwendungsnachweis nicht fristgemäß eingereicht wird, kann dies zur Rückforderung der gesamten Zuwendung, also aller bisher ausgezahlten Fördermittel, führen. 

Der Verwendungsnachweis wird grundsätzlich rein digital über das Förderportal eingereicht.  

Weitere Belege und Dokumente sind nur auf Nachfrage einzureichen. Für die verschiedenen Dokumentenarten gibt es unterschiedliche Uploadfelder im Förderportal. Auch hier findet ihr nochmal einen Hinweis, welche Dokumente proaktiv und welche nur auf Nachfrage eingereicht werden müssen. 

Je nach festgelegter Finanzierungsart (Fehlbedarfsfinanzierung oder Festbetragsfinanzierung) gelten teilweise unterschiedliche Anforderungen und Hinweise für den Verwendungsnachweis, insbesondere für den zahlenmäßigen Nachweis (vgl. FAQ „Wie werden projektbezogene Ausgaben erfasst?“, „Wie werden projektbezogene Einnahmen erfasst?“ und „Wie gebe ich unbare Eigenleistungen im zahlenmäßigen Nachweis an?“). Die wichtigsten Unterschiede, die zu beachten sind, sind:  

• Es gibt jeweils unterschiedliche Vorlagen für den zahlenmäßigen Nachweis. Hier findet ihr die Vorlage für die Fehlbedarfsfinanzierung, hier findet ihr die Vorlage für die Festbetragsfinanzierung.  

• In der Fehlbedarfsfinanzierung müssen alle projektbezogenen Ausgaben und Deckungsmittel angegeben werden und ggf. belegt werden. Anhand der tatsächlichen Ausgaben wird dann mithilfe der degressiven Berechnung erneut die tatsächliche zustehende Fördersumme berechnet. Nähere Infos zum Ausfüllen der Vorlage findet ihr in unserer Anleitung zum Verwendungsnachweis (Fehlbedarfsfinanzierung) oder auch FAQ „Was bedeutet Fehlbedarfsfinanzierung?“. 

• In der Festbetragsfinanzierung müssen nur die projektbezogene Ausgaben mindestens in Höhe der bewilligten Fördersumme angegeben werden. Nähere Infos zum Ausfüllen der Vorlage findet ihr in unserer Anleitung zum Verwendungsnachweis (Festbetragsfinanzierung) oder auch in der FAQ „Was bedeutet Festbetragsfinanzierung?“. 

Die Anforderungen an gültige Belege und den Sachbericht sind jedoch bei beiden Finanzierungsarten gleich.  

Im Sachbericht soll beschrieben werden, wofür die ausgezahlten Fördermittel verwendet wurden und welche Ergebnisse damit erzielt wurden. 

Der tatsächliche Projektverlauf wird im Sachbericht beschrieben und mit dem im Antrag geplanten Projekt abgeglichen. 

Im Sachbericht wird zudem auf die wichtigsten Ausgabenpositionen des zahlenmäßigen Nachweises eingegangen und die Notwendigkeit und Angemessenheit dieser Ausgaben erläutert.
Insbesondere ist auf Änderungen und Abweichungen vom ursprünglich geplanten Projekt einzugehen und warum, diese notwendig waren, um die im Antrag formulierten Ziele zu erreichen. 

Ein wichtiger Bestandteil des Sachberichts ist die Umsetzung der gewählten inhaltlichen Schwerpunkte. Es sollte deutlich werden, inwieweit die gewählten Schwerpunkte so wie geplant umgesetzt werden konnten und ob die in diesem Zusammenhang gesetzten Projektziele erreicht werden konnten. Individuelle weitere Projekterfolge können natürlich ebenfalls aufgeführt werden. 

Ein Einblick in den Gesamtverlauf des Festivals, ggf. auch über das geförderte Projekt soll ebenfalls durch den Sachbericht gegeben werden. Der Sachbericht schließt mit einem Ausblick auf die kommenden Ausgaben des Festivals und inwiefern durch die Förderung nachhaltig neue Impulse umgesetzte und Strukturen aufgebaut werden konnten. 

Die strategische Zielerreichung hat grundsätzlich keine unmittelbare Auswirkung auf die Abrechnung der Förderung. 

Im zahlenmäßigen Nachweis werden alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben und Einnahmen inklusive Eigen- und Drittmitteln dargestellt. 

Der Verdacht auf eine zweckwidrige Verwendung der Fördermittel besteht insbesondere, wenn 

• Ausgabenposten im Projekt eingebracht wurden, die im Finanzierungsplan in seiner letztgültigen Version nicht aufgeführt sind 

• Ausgaben außerhalb des Förderzeitraums/der Projektlaufzeit angefallen sind 

• Ausgaben für andere Zwecke als dem im Antrag beschriebenen Projekt geleistet wurden 

• mit dem Projekt ohne Genehmigung vorzeitig begonnen wurde 

• die 6-Wochen-Frist zur Verwendung ausgezahlter Fördermittel nicht beachtet wurde 

• die Fördermittel unwirtschaftlich verwendet wurden 

 Dies kann zu einer mindestens teilweisen Rückforderung der bislang ausgezahlten Fördermittel führen. 

Die Kalkulation des bewilligten Ausgaben- und Finanzierungsplans (in der dem Fördervertrag zugrunde gelegten Version bzw. der letzten genehmigten Aktualisierung) bildet den Soll-Bestand, dem die tatsächlich angefallenen Ausgaben und Einnahmen gegenübergestellt werden (Soll-Ist-Vergleich). 

Es ist ausschließlich die in der Antragsdatenbank für den jeweiligen Verwendungsnachweis zur Verfügung gestellte Vorlage zu nutzen.  

WICHTIGER HINWEIS: 

Je nach Finanzierungsart des bewilligten Projektes gibt es eine eigene Vorlage des zahlenmäßigen Nachweises. Bitte nutzt also entweder die Vorlage der Festbetragsfinanzierung oder der Fehlbedarfsfinanzierung, je nachdem welche Finanzierungsart für euer Projekt gilt.  

Es können ausschließlich Ausgaben anerkannt werden, die von den Geförderten getragen wurden, die einen Projektbezug aufweisen und deren Leistungs-, Rechnungs-, und Zahlungsdatum innerhalb des Projektzeitraums lagen. 

In der Vorlage des zahlenmäßigen Nachweises ist bereits eine Belegliste integriert. Zu jeder Ausgabe sind die folgenden Informationen anzugeben: 

• Laufende Belegnummer 
• Nummer des zugehörigen Belegs
• Datum der Zahlung 
• Datum der Leistung 
• Zahlungsempfänger:in 
• Zugehörige Ausgabenbezeichnung im Ausgaben- und Finanzierungsplan 
• optional: zusätzliche Erläuterung (z.B. Begründung der Abweichung) 

Gehören in einem einzelnen Beleg aufgeführte Leistungen und Teilbeträge zu verschiedenen Ausgabenpositionen, sind diese separat in die Übersicht einzutragen. Der Beleg ist in der Folge mit den entsprechenden verschiedenen Belegnummern zu versehen. 

Wurden zu einem Beleg mehrere Teilzahlungen geleistet, sind diese einzeln einzutragen und der Beleg ist mit den entsprechenden verschiedenen Belegnummern zu versehen. 

Die korrekte Ausweisung von Netto- oder Bruttobeträgen je nach Vorsteuerabzugsberechtigung ist zu beachten: bei Berechtigung zum Vorsteuerabzug dürfen nur Nettobeträge abgerechnet werden. 

WICHTIGER HINWEIS: 

Bei Projekten mit Fehlbedarfsfinanzierung müssen alle tatsächlichen Ausgaben des Projektes hier aufgeführt werden. Bei Projekten mit Festbetragsfinanzierung müssen nur Ausgaben mindestens in der Höhe der bewilligten Fördersumme eingetragen werden. 

Genauere Informationen zum Ausfüllen des zahlenmäßigen Nachweises findet ihr in unserer Anleitung zum Verwendungsnachweis. Bitte beachtet je nach Finanzierungsart eures Projektes die entsprechende Anleitung: 

Anleitung Fehlbedarfsfinanzierung

Anleitung Festbetragsfinanzierung

Für die Fehlbedarfsfinanzierung gilt:  

Als Eigenanteil sind die für das Projekt eingesetzten Eigen- und Drittmittel sowie die über Mittelanforderungen bereits abgerufenen Fördermittel einzutragen. Auch hier müssen jeweils Belege zugeordnet werden und der Tag des Zahlungseingangs sowie die Herkunft der Zahlung angegeben werden. Änderungen im Projektverlauf, die den Eigenanteil betreffen, können, wie auch bei den Ausgaben, direkt kurz im zahlenmäßigen Nachweis oder ausführlicher im Sachbericht erläutert werden.  

Für die Festbetragsfinanzierung gilt:  

Es müssen nicht alle tatsächlichen Projekteinnahmen einzeln angegeben werden. In den zahlenmäßigen Nachweis werden deshalb lediglich die über Mittelanforderungen bereits abgerufenen Fördermittel eingetragen. Für eine Beschreibung des allgemeinen wirtschaftlichen Erfolgs des Festivals auch bezüglich der Einnahmen wäre nur der Sachbericht zu nutzen.  

Sollten während des Projektverlaufs unvorhergesehene Drittmittel in das Projekt geflossen sein, sind diese jedoch, inklusive der Herkunft, im zahlenmäßigen Nachweis (Reiter Eigenanteil) mit anzugeben. Diese Angabe wirkt sich aber nicht direkt auf die Fördersumme aus, sondern dient nur dazu eine unzulässige Doppelförderung auszuschließen. 

Die tatsächlich geleisteten unentgeltlichen Tätigkeiten, die in das Projekt als fiktive Ausgaben in Form von unbaren Eigenleistungen mit eingebracht wurden, werden im zahlenmäßigen Nachweis in einem extra Reiter angegeben. Auch hier wird ein SOLL-IST-Abgleich vorgenommen. Dies gilt jedoch nur für die Fehlbedarfsfinanzierung. Für Projekte mit Festbetragsfinanzierung sind die unbaren Eigenleistungen nicht Teil des zahlenmäßigen Nachweises. 

Die unbaren Eigenleistungen werden automatisch mit dem fiktiven Stundenlohn von 15 EUR in das Projektbudget mit einberechnet und dafür sowohl auf der Seite der Ausgaben, als auch auf der Seite des Eigenanteils zur Gesamtsumme hinzugezählt. Nachweise in Form von ausgefüllten Stundenzetteln (siehe hier unsere Vorlage) müsst ihr nur auf Nachfrage einreichen. 

In der Soll-Ist-Gegenüberstellung werden die Einträge der Ist–Ausgaben summarisch zusammengefasst und den Soll-Summen des Finanzplans gegenübergestellt. Größere Abweichungen oder Besonderheiten zu einzelnen Ausgabenpositionen sind in der Kommentarspalte kurz zu erläutern.  

Rechnungen (über 250,00 Euro brutto) enthalten folgende Angaben: 

• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistenden 

• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistungsempfangenden 

• Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer des/der Rechnungsstellenden 

• Ausstellungsdatum der Rechnung 

• Fortlaufende Rechnungsnummer 

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung 

• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung, auch wenn mit Ausstellungsdatum identisch (Monatsangabe reicht aus) 

• Entgelt, ggf. nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt 

• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, soweit nicht schon im Preis berücksichtigt (z.B. Skonti, Boni, Rabatte) 

• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung 

• Auf Entgelt entfallender Steuerbetrag 

Quittungen (bis 250,00 Euro brutto) müssen folgende Angaben enthalten: 

• Vollständiger Name und Anschrift des/der Leistenden 

• Ausstellungsdatum der Rechnung 

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung 

• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe = Bruttobetrag 

• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung 

Hinweis: im Rahmen des Verwendungsnachweises sind die Bestätigung und Abrechnung von Ehrenamtspauschalen, wie sie sich z.B. auf der Info-Webseite zum Ehrenamt finden lassen, nachzuweisen. 

Im Falle der Weiterberechnung von Ausgaben sind Kopien der Originalbelege der Rechnung beizufügen. (Stellt etwa ein Dienstleister im Rahmen seines Honorars auch Reisekosten für eine Bahnfahrt in Rechnung, muss das eigentliche Bahnticket der Rechnung beigelegt werden.) 

Die Einsendung hat in der Antragsdatenbank nur auf Nachfrage und als digitale Kopie zu erfolgen. 

Alle Originalbelege sind durch die Zuwendungsempfänger:innen nach der Mitteilung der Initiative Musik über die erfolgreiche Prüfung und den Abschluss des Förderprojektes für fünf Jahre aufzubewahren.