Hinweise Verwendungsnachweis 2019

Wichtige Hinweise zu den Auszahlungen der
Preisgelder und zur Abgabe des
Verwendungsnachweises 2019

Der Projektzeitraum für APPLAUS 2019 beginnt mit der Übergabe der Urkunde (27. November 2019) und endet am 31. Dezember 2020.

Um Ihre Förderung abschließen zu können, ist die Abgabe eines Verwendungsnachweises Pflicht. Der Verwendungsnachweis besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis und einem Sachbericht. Dazu sind alle Rechnungs- und Belegkopien einzureichen. Bitte beachten Sie, dass der Verwendungsnachweis wie im Muster vorgegeben bis spätestens zum 31. Dezember 2020 eingereicht werden muss.

ABGABEFRIST VERWENDUNGSNACHWEIS


AUSZAHLUNG DER PREISGELDER


VERWENDUNG DER PREISGELDER


VERWENDUNGSNACHWEIS – SCHRITT FÜR SCHRITT


ANLAGEN VERWENDUNGSNACHWEIS


ANRECHENBARE BELEGE


STEUERPFLICHT BUNDESZUWENDUNGEN


KOMBINATION MIT ANDEREN FÖRDERPROGRAMMEN (Z.B. DIGI-INVEST ODER TE-SA)


INVENTARISIERUNG


ABGABEFRIST VERWENDUNGSNACHWEIS

Der/Die Antragssteller*in ist verpflichtet, 8 Wochen nach Erhalt der letzten Auszahlung (spätestens am 31. Dezember 2020) gemäß der Vorgaben der Teilnahmebedingungen und Selbstverpflichtungserklärung die Verwendung der gewährten Mittel nachzuweisen und bei der Initiative Musik einzureichen. Eine Abgabe nach jedem Monat oder Quartal ist nicht notwendig. Erst wenn Sie alle Gelder genutzt haben, muss der Verwendungsnachweis erstellt werden. Der Verwendungsnachweis ist mit Originalunterschrift per Post an die Initiative Musik zu schicken.

Initiative Musik gGmbH
Friedrichstraße 122
10117 Berlin

AUSZAHLUNG DER PREISGELDER

Sie können zwischen sechs festen Auszahlungsterminen wählen. Dabei können Sie Ihr Preisgeld innerhalb der vorgegebenen Auszahlungstermine streuen, wie Sie möchten. Spätere oder zwischenmonatliche Auszahlungstermine sind leider nicht möglich. Wir empfehlen die Preisgelder über mehrere Auszahlungen aufzuteilen und nicht das gesamte Preisgeld auf einmal auszahlen zu lassen.

Die Auszahlungstermine können spätestens bis zwei Wochen vor geplantem Auszahlungstermin geändert werden. Am besten dazu die Seite „Unverbindlicher Kosten- und Finanzierungsplan“ mit den Änderungen über die zukünftigen Auszahlungstermine versehen und uns zukommen lassen.

VERWENDUNG DER PREISGELDER

Die Preisgelder sind zweckgebunden für den Betrieb der ausgezeichneten Spielstätten bzw. die Fortführung des ausgezeichneten Livemusikprogramms zu verwenden. Sie sollen insbesondere dazu beitragen, die Bedingungen für die auftretenden Künstler*innen zu verbessern. Die Preisgelder können für die Bereiche Programm und Betrieb genutzt werden:

Programm

Hier können Kosten wie Gagen, Gema, KSK, Hotel- und Reisekosten, Verpflegung (kein Alkohol, Pfand), Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Website, Plakate, Social Media, Anzeigen, sonstige Werbung etc. eingerechnet werden.

Betrieb

Hier können Kosten wie z.B. Investitionen, Miete (nur anteilig), Strom, Kommunikationskosten, Transport, Gehälter, Umbauplanungen und -maßnahmen, Ausbauten, Lärmschutz, Technikequipment, Instrumente, Licht angerechnet werden.

8-Wochen-Frist

Sie haben 8 Wochen Zeit die abgerufenen Preisgelder zur Begleichung von Rechnungen nach jedem Auszahlungstermin im Sinne des unverbindlichen Kosten- und Finanzierungsplans zu nutzen. Die Zeit läuft ab Eingang des Geldes auf Ihrem Konto. Es können auch Kosten angerechnet werden, die vor dem Tag des Zahlungseingangs bei Ihnen beglichen wurden. Hier wären Sie somit in Vorleistung gegangen.

Sollten Sie die ausgezahlten Gelder nicht innerhalb von 8 Wochen nutzen können, müssen Sie dies der Initiative Musik melden. Die Gelder müssen dann an die Initiative Musik zurücküberwiesen werden und werden Ihnen zu einem neuen Auszahlungstermin wieder bereitgestellt.

VERWENDUNGSNACHWEIS – SCHRITT FÜR SCHRITT

Verwendungsnachweis (VN) – 1. Seite – Deckblatt
Mit dieser Seite bestätigen Sie, die gesamten Preisgelder bekommen zu haben. Dies ist Bestandteil des Verwendungsnachweises, der zum Ende des Projektzeitraums abgegeben werden muss.

Bitte tragen Sie in den oberen Zeilen den Namen Ihrer Spielstätte bzw. Ihrer Reihe sowie die Anschrift ein. Weiterhin müssen in der letzten Zeile bei Ausgezahlte Prämie die erhaltenen Preisgelder (Fördermittel) eingetragen werden.

Verwendungsnachweis – Kosten (Kostenbelegliste)

Lfd. Nr. (Spalte 1):
Dies bedeutet „laufende Nummer“. Tragen Sie bitte hier die laufenden Nummern Ihrer Belegkopien ein. Jeder Beleg muss von Ihnen mit einer laufenden Nummer versehen, damit die Belege bei der Prüfung auch zugeordnet werden können.

Nr. der Belege (Spalte 2):
Tragen Sie hier bitte die Nummer der Belege ein, die Sie in Ihrer internen Abrechnung nutzen. Dies sichert eine fehlerfreie Zuordnung.

Tag der Zahlung (Spalte 3):
Der Tag der Zahlung ist für den Nachweis der Zahlung wichtig, da Sie Ihr Preisgeld innerhalb von 8 Wochen nach Erhalt auf Ihrem Konto zweckentsprechend für die Begleichung von Rechnungen genutzt haben müssen.

Name des Leistenden, Grund der Zahlung (Spalte 4):
Tragen Sie bitte hier den Empfänger und den Grund Ihrer Zahlung laut Rechnung/Beleg eindeutig ein. Bitte teilen Sie Ihre Zahlungen entsprechend nach Programm und Betrieb auf.

Soll (Spalte 5):
Diese Spalte errechnet sich automatisch aus Ihren Angaben im unverbindlichen Kosten- und Finanzierungsplan.

Ist (Spalte 6)
Tragen Sie bitte hier den Betrag des entsprechenden Belegs ein. Dabei ist auf Folgendes zu achten: Wenn Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, geben Sie bitte alle Werte inkl. der ausgewiesenen Umsatzsteuer (brutto) an. Wenn Sie jedoch vorsteuerabzugsberechtigt sind, sind alle Werte ohne Umsatzsteuer (netto) anzugeben.

Abweichungen (Spalte 7 und 8)
Diese müssen nicht editiert werden, sondern errechnen sich automatisch. Sie zeigt die Abweichung der gesamten geplanten Kosten und tatsächlichen Kosten jeweils für die Bereiche Programm und Betrieb an.

Bemerkungen (Spalte 9)
Hier können individuelle Kommentare und Bemerkungen eingetragen werden. Diese können z.B. Begründungen der Abweichungen, Erläuterungen zu den Einzelpositionen, teilweise Anrechnung von Belegen, Hinweise auf Schriftverkehr enthalten.

Wenn Sie laut § 15 UStG vorsteuerabzugsberechtigt sind, geben Sie bitte alle Werte exkl. der ausgewiesenen Umsatzsteuer an und setzen einen Haken bei “vorsteuerabzugsberechtigt”. Wenn Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, geben Sie bitte alle Werte inkl. der ausgewiesenen Umsatzsteuer an und setzen einen Haken bei „nicht vorsteuerabzugsberechtigt“.

Verwendungsnachweis – Finanzierung

Alle Werte in dieser Tabelle errechnen sich automatisch aus Ihren Angaben im Tabellenblatt „Verwendungsnachweis – Kosten“ und „Unverbindlicher Kosten- und Finanzierungsplan“. Wichtig ist jedoch die Unterschrift am unteren Ende des Tabellenblattes. Ohne diese Unterschrift ist der Verwendungsnachweis nicht gültig.

Eigenmittel

Eigenmittel stellen Zahlungen über die Summe der Fördermittel (Preisgelder) hinaus dar. Beispiel: Sie haben 7.500 EUR Fördermittel erhalten, weisen jedoch Rechnungen im Wert von 7.700 EUR nach. Somit beläuft sich der Eigenanteil auf 200 EUR.

ANLAGEN VERWENDUNGSNACHWEIS

Belegkopien

Der Verwendungsnachweis muss mit allen Rechnungs- bzw. Belegkopien, die in dem Tabellenblatt Verwendungsnachweis – Kosten angegeben wurden, eingereicht werden.

Der Verwendungsnachweis soll nur Kopien der Rechnungsbelege enthalten. Die Initiative Musik hat jedoch das Recht, jederzeit die Vorlage der Originalbelege (Ausgabebelege/Rechnungen/Überweisungsbelege) zu verlangen. Sie kann zu diesem Zweck jederzeit Einsichtnahme in alle das Preisgeld betreffende Unterlagen des*der Preisträgers*in verlangen; dieses Recht steht ebenso dem Bundesrechnungshof, der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien oder einem von diesen beauftragten Dritten zu.

Der*die Antragssteller*in ist verpflichtet, alle Belege für den Nachweis der Ausgaben im Original aufzubewahren und diese für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Vorlage des Verwendungsnachweises zu archivieren. Die Belege müssen die üblichen Angaben enthalten, insbesondere den*die Empfänger*in, Grund und Tag von Zahlungen.

Sachbericht

Ein Sachbericht ist Teil des Verwendungsnachweises, der am Ende des Projektzeitraums von jedem Preisträger abgegeben werden muss. Ohne Abgabe eines Sachberichts ist der Verwendungsnachweis nicht vollständig und kann nicht anerkannt werden.

Der Sachbericht muss mindestens eine DIN A4 Seite lang sein. Er muss in deutscher Sprache und ganzen Sätzen verfasst werden. Ein Sachbericht in Form einer Konzertauflistung ist nicht ausreichend.

Aus diesem Sachbericht soll hervorgehen, wofür die Gelder in welcher Höhe ausgegeben wurden und inwieweit diese den Zweck erfüllt haben. Auch kann hier genannt werden, was sich abseits der Preisgelder durch den APPLAUS für Sie getan hat (z.B. Presse, Akzeptanz in der Bevölkerung, politisches Interesse, Art und Anzahl der Sponsoren, Wertschätzung).

ANRECHENBARE BELEGE

Es können nur Kosten angerechnet werden, die innerhalb des Projektzeitraums liegen. Dieser beginnt mit der Übergabe der Urkunde (27. November 2019) und endet am 31. Dezember 2020. Somit können Rechnungen, deren Leistungszeitraum im Vorfeld oder nach Ende des Projektzeitraums liegen, nicht anerkannt werden. Das bedeutet: Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Tag der Zahlung müssen innerhalb des Projektzeitraums liegen.

Es können nur Rechnungen eingereicht werden, die an den*die Antragsteller*in gerichtet sind und den Formalitäten laut § 14 Abs. 4 UStG entsprechen.

In begründeten Fällen (Umzug des*der Antragstellers*in, Fusion mit anderen Unternehmen u. ä.) können Ausnahmen genehmigt werden. Jedoch müssen diese vorher der Initiative Musik schriftlich angezeigt werden.

Wenn Lohn- und Gehaltsabrechnungen eingereicht werden, ist eine in kurzen Stichpunkten erläuterte Stellenbeschreibung erforderlich. Falls Sie anteilig Mietkosten im Bereich Betrieb anrechnen, muss eine Kopie des jeweiligen Mietvertrags mit beigelegt werden.

Rechnungen und Quittungen

Rechnungen (über 250,00 EUR brutto) enthalten folgende Angaben:

  • Vollständiger Name und Anschrift des*der Leistenden
  • Vollständiger Name und Anschrift des*der Leistungsempfängers*in
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer des*der Rechnungssteller*in
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung, auch wenn mit Ausstellungsdatum identisch (Monatsangabe reicht aus)
  • Entgelt, ggf. nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, soweit nicht schon im Preis berücksichtigt (z.B. Skonti, Boni, Rabatte)
  • Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Auf Entgelt entfallender Steuerbetrag
  • Bei Ausstellung der Rechnung durch den*die Leistungsempfänger*in im Weg der Gutschrift die Angabe „Gutschrift“

Quittungen (bis 250,00 EUR brutto) müssen folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des*der Leistenden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe = Bruttobetrag
  • Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

STEUERPFLICHT BUNDESZUWENDUNGEN

Grundsätzlich sind jegliche Zuwendungen (Fördermittel) als Einnahmen zu erfassen, sie sind aber trotzdem umsatzsteuerfrei. Diese Problematik ist zwar in keinem Gesetzestext direkt festgehalten, allerdings gibt es im Kommentar zur Bundeshaushaltsordnung (BHO) in der Erläuterung zum §44, der sich mit Zuwendungen befasst, einen Abschnitt zur Umsatzsteuerfreiheit von Zuwendungen (Nr. 35). Kurz zusammengefasst besagt dieser, dass für Zuwendungen in der Regel keine Umsatzsteuer gezahlt wird. Nur in Ausnahmefällen unterliegen Fördermittelzahlungen der Umsatzsteuer, was dann aber durch zusätzliche Auflagen oder Bedingungen geregelt wird. Das ist beim APPLAUS aber nicht gegeben. Einkommensteuer muss ebenfalls keine entrichtet werden. Diese Info findet sich im EStG §3 / Nr. 11 („steuerfreie Einnahmen“). Wenn also die Preisgelder (Fördermittel) zwar als Einnahmen erfasst, dabei aber als „Bundeszuwendungen“ gekennzeichnet werden, sollte das Finanzamt Bescheid wissen und es keine Probleme geben.

Dieser Hinweis stellt keine verbindliche Steuerberatung dar. Bei detaillierteren Fragen wenden Sie sich im Zweifel bitte immer an eine*n Steuerberater*in bzw. Wirtschaftsprüfer*in.

KOMBINATION MIT ANDEREN FÖRDERPROGRAMMEN (Z.B. DIGI-INVEST ODER TE-SA)

Die Preisgelder können nicht mit anderen Förderprogrammen des Bundes kombiniert werden. Eine Kombination mit Förderprogrammen von Land, Kreis und/oder Kommune ist möglich, muss aber mit dem/der jeweiligen Land, Kreis oder Kommune abgestimmt werden.

INVENTARISIERUNG

Mit Hilfe der Preisgelder erworbene Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert (netto) 800 Euro übersteigt, sind zu inventarisieren. Sie dürfen ohne vorherige Zustimmung der Initiative Musik (weitergehend des BVA) vor Ablauf von 10 Jahren (IT – Bereich 4 Jahre) weder veräußert noch in anderer, dem Zuwendungszweck widersprechender Weise, verwendet werden. Nach Ablauf der Zweckbindungsfrist kann der Gegenstand, soweit er nicht zur Fortführung der satzungsmäßigen Aufgaben benötigt wird, veräußert werden. In diesem Fall ist der Mindesterlös zu erzielen, der den Einnahmen des Haushalts zuzuführen ist. Treten Umstände ein (Einstellung der Förderung, Änderung der satzungsmäßigen Aufgaben), die eine zweckentsprechende Verwendung nicht mehr ermöglichen, ist die Entscheidung der Initiative Musik (weitergehend des BVA) zur weiteren Verwendung einzuholen. Dabei sind Zustand und geschätzter Restwert der fraglichen Gegenstände sowie ein Vorschlag zur weiteren Verwendung mitzuteilen.

KONTAKT

Dr. Witalij Schmidt

Leitung Live

Janina Dotterweich

Projektmanagement APPLAUS

BERATUNGSZEITEN:
Mo-Fr, 10-12 & 14-16 Uhr

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