Allgemeine Vertragsbedingungen der Initiative Musik

Stand August 2020

1. Durchführung


2. Verwendung der Fördermittel


3. Öffentlichkeitsarbeit


4. Anzeigepflichten


5. Verwendungsnachweis


6. Laufzeit, Rücktritt


7. Rücktrittsfolgen


8. Nebenpflichten


9. Zusätzliche Förderung durch Dritte


10. Ergänzende Regelungen


1. Durchführung

Die Projektträger*innen gewährleisten die eigenständige Durchführung des Projekts. Ihnen obliegt dessen inhaltliche Strukturierung, Organisation, Durchführung und Abrechnung. Die Weitergabe von Mitteln der Initiative Musik gemeinnützige Projektgesellschaft mbH (im Weiteren Initiative Musik) an Dritte zur Eigenverwaltung – also zur selbständigen Verwaltung eines Budgets unabhängig von den Entscheidungen der Projektträger*innen – ist ihnen nur in vereinbarten Ausnahmen (Plattformprojekte) gestattet.

2. Verwendung der Fördermittel

2.1. Die Finanzierungsart, mit der die Initiative Musik den Projektträger*innen die Fördermittel gewährt, ist in der jeweiligen Programmbeschreibung bzw. in den Teilnahmebedingungen festgelegt. Der von den Projektträger*innen vorzulegende Finanzierungsplan muss die Gesamtfinanzierung des Projektes belegen.

2.2. Die Projektträger*innen verpflichten sich, die Fördermittel wirtschaftlich und sparsam ausschließlich für die Zwecke des geförderten Projektes einzusetzen. Dazu zählt auch die Inanspruchnahme von Rabatten und Skonti. Grundsätzlich verpflichten sie sich, den verbindlichen Kostenplan nicht zu überschreiten. Anderenfalls haben sie dies mit der Initiative Musik vor Veranlassung planüberschreitender Kosten schriftlich abzustimmen. Mehrkosten sind von den Projektträgern zu übernehmen.

2.3. Haben die Projektträger*innen während des Realisierungszeitraums zusätzliche Einnahmen (z.B. zusätzliche Eintrittsentgelte, nach Vertragsschluss hinzutretende Fördermittel), führen diese zu einer Verringerung des von der Initiative Musik übernommenen Förderbetrags um den zusätzlich eingenommenen Betrag (vgl. Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung im Sinne des §36 des Verwaltungsverfahrensgesetzes, im Folgenden ANBest-P, 1.2). Dies gilt ebenso für zusätzlich eingeworbene Sponsorenleistungen, es sei denn, diese kommen zweckgebunden einem besonderen, in dem Kosten- und Finanzierungsplan bisher nicht vorgesehenen Aspekt des Projektes zugute. Maßgeblich ist grundsätzlich der Zeitpunkt des Entstehens der der Einnahme zugrundeliegenden Forderung. Auf den Zufluss der Einnahme kommt es nicht an.

2.4. Eigenmittel der Projektträger*innen sind grundsätzlich vorrangig einzusetzen. Die benötigten Fördermittel können erst nach Zustandekommen des Fördervertrags angefordert werden. Die Verfügbarkeit der Fördermittel variiert abhängig vom Förderprogramm. Sie werden entweder nachschüssig oder im Verlauf des Förderzeitraums an die Projektträger ausgezahlt. Näheres regelt die jeweilige Programmbeschreibung.

2.5. Werden die gewährten Beträge nicht zeitnah (siehe ANBest-P, 8.5) nach Erhalt für das Projekt verwendet, sind sie unverzüglich zurückzuzahlen. Erfolgt in derartigen Fällen keine unverzügliche Rückzahlung, ist die Initiative Musik gehalten, für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung Zinsen in Höhe von jährlich fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz zu verlangen. Entsprechendes gilt, soweit die Beträge der Initiative Musik in Anspruch genommen werden, obwohl andere Mittel anteilig oder vorrangig einzusetzen gewesen wären. Die Frist beginnt mit der Auszahlung. Auszahlungstag ist der dritte Tag nach Aufgabe des Zahlungsauftrags an das Geldinstitut.

2.6. Sollten die Projektträger im Zusammenhang mit der Durchführung des Projektes gem. § 15 Umsatzsteuergesetz zum Vorsteuerabzug berechtigt sein, sind alle im Kosten- und Finanzierungsplan angegebenen Kosten- und Einnahmepositionen ausschließlich netto anzusetzen: Der Kosten- und Finanzierungsplan ist dann ein Netto-Budget und wird entsprechend gekennzeichnet.

3. Öffentlichkeitsarbeit

3.1. Für die Öffentlichkeitsarbeit des Projekts sind ausschließlich die Projektträger*innen zuständig.

3.2. Verstoßen Projektträger*innen gegen nachfolgende Regelungen, kann die Initiative Musik den Umfang der Förderung angemessen verringern.

3.2.1. Alle projektbezogenen Medien (z.B. Ton- und Bildtonträger, Plakate, Flyer, Bücher, Filmprodukte, Einladungskarten, Internet-Auftritte, Pressemitteilungen; Presseeinladungen, Programme) sind nach Abstimmung mit den Logos der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) und der Initiative Musik zu versehen. Die Projektträger*innen haben dafür Sorge zu tragen, dass bei der Verwendung der Logos der Styleguide der Bundesregierung (für das Logo der BKM) und die Logo-Vorschrift der Initiative Musik (für das Logo der Initiative Musik) eingehalten werden. Dies betrifft auch die im Auftrag der Projektträger*innen durch Dritte hergestellte Medien.

3.2.2. Die Projektträger*innen sind verpflichtet vor jeder Herstellung bzw. Veröffentlichung von Pressemitteilungen, Einladungen und sonstigen projektbezogenen Verlautbarungen, bei der Initiative Musik eine Freigabe für die Gestaltung, Größe und Platzierung des Logos (Initiative Musik) und der Bildwortmarke (BKM) einzuholen. Die jeweiligen Entwürfe haben sie der Initiative Musik mindestens drei Werktage vor Drucklegung oder anderweitiger Veröffentlichung vorzulegen. Dies gilt auch und insbesondere für alle Medien, in denen die Initiative Musik und die BKM gem. 3.2.1. durch die Projektträger oder in ihrem Auftrag durch Dritte abgebildet wird.

3.2.3. Die Initiative Musik betreibt Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen ihres Auftrages. Insoweit räumen die Projektträger*innen ihr die ihnen zustehenden Nutzungs- und Verwertungsrechte an Text-, Bild- und Tonmaterial aus dem Antrag und dem Projekt kostenfrei ein. Sie stellen der Initiative Musik für die Öffentlichkeitsarbeit Print-, Ton- und Bildmaterialien sowie Presseinformationen in angemessenem Umfang kostenfrei zur Verfügung.

4. Anzeigepflichten

4.1. Sofern den Projektträger*innen wesentliche Änderungen der Grundlagen, Bedingungen und Erfolgsaussichten des Förderprojekts bekannt werden, sind sie verpflichtet, diese der Initiative Musik unverzüglich nach Kenntniserlangung schriftlich mitzuteilen. Sie haben die Initiative Musik insbesondere unverzüglich zu informieren, sofern ihnen nach Abschluss des Vertrages für das Projekt durch Dritte (insbesondere öffentliche Stellen) weitere Mittel gewährt werden. Hierzu sind die Projektträger*innen jederzeit und auch noch nach Übersendung des Verwendungsnachweises verpflichtet. Die Anzeigepflicht gilt insbesondere für die Beantragung oder Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des/eines Projektträgers oder bei Wechsel der beteiligten Projektträger*innen.

4.2. Die Projektträger*innen dürfen Mehr- und Minderausgaben in einzelnen Positionen des Finanzierungsplans gegeneinander ausgleichen. Sie haben die Initiative Musik unverzüglich nach Kenntnisnahme eines Änderungsbedarfs und in jedem Fall vor Veranlassung der Kostenänderung zu informieren. Beabsichtigen sie Änderungen des vorgelegten Plans, die bei Einzelansätzen (Summe einzelner Kostenansätze. Definition überprüfen) zu einer Abweichung von mehr als 20 % führen, bedürfen diese der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Initiative Musik.

4.3. Die Projektträger*innen benachrichtigen die Initiative Musik unverzüglich, wenn für sie erkennbar wird, dass die Fördermittel nicht innerhalb der aufgeführten Fristen (vgl. 2.4. und 2.5) eingesetzt werden.

5. Verwendungsnachweis

5.1. Nachweis und Dokumentation

5.1.1. Die Projektträger*innen sind verpflichtet, nach Abschluss des Projektes der Initiative Musik oder ggf. dem von der Initiative Musik für die Durchführung beauftragten Partner eine schriftliche Dokumentation (Sachbericht) vorzulegen. Sie hat zu enthalten:

  • ggf. eine Beschreibung des Projektverlaufes
  • einen Bericht über den wirtschaftlichen (falls wirtschaftliche Interessen verfolgt wurden) und strategischen Erfolg/Misserfolg
  • eine eigene Bewertung des Projekterfolgs/-misserfolgs
  • ggf. einen Medienspiegel (Kopien/Scans von Berichterstattungen)

Die Informationen werden von der Initiative Musik ausschließlich zur internen Dokumentation verwandt. Entsprechend 3.2.3. der Vertragsbedingungen dürfen mit den Projektträgern abgestimmte Berichtsteile auch für die Öffentlichkeitsarbeit der Initiative Musik eingesetzt werden.

5.1.2. Die Projektträger*innen sind verpflichtet, alle für den Nachweis von Einnahmen und Ausgaben relevanten Verträge, Belege und sonstigen Unterlagen im Original aufzubewahren und diese für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Vorlage des Verwendungsnachweises zu archivieren. Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben enthalten, insbesondere den Empfänger, Grund und Tag von Zahlungen, Zeitraum der Leistungserbringung. Mündliche das Projekt betreffende Absprachen der Projektträger*innen mit Dritten ersetzen Verwendungsnachweise nur, sofern sie schriftlich fixiert wurden. Personalkosten als Eigenleistung können nur angerechnet werden, wenn hierzu ein detaillierter Stundenzettel vorgelegt wird.

5.1.3. Die Projektträger*innen sind verpflichtet, die von ihnen unter Verwendung der Fördermittel erworbenen Gegenstände ausschließlich für die Zwecke des Projekts zu verwenden. Die ggf. in Ausnahmefällen mit Hilfe der Fördermittel erworbenen oder hergestellten Gegenstände mit einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von mehr als 800,00 EUR werden die Projektträger sachgerecht inventarisieren. Soweit die erworbenen Gegenstände nach Ende des Vertrages für die vertragsgemäßen Zwecke nicht mehr benötigt werden, was spätestens ein Jahr nach Vertragsende unterstellt wird, ist von der Initiative Musik eine Entscheidung zur weiteren Verwendung einzuholen. Dabei sind Zustand und geschätzter Restwert der fraglichen Gegenstände sowie ein Vorschlag zur weiteren Verwendung mitzuteilen. Die Initiative Musik kann sich das Eigentum an den Gegenständen unentgeltlich ganz oder teilweise übertragen lassen.

5.1.4. Abhängig vom Förderprogramm sind für die Dokumentation weitere Anforderungen zu erfüllen. Näheres ist in den Programmbeschreibungen bzw. Teilnahmebedingungen der einzelnen Förderprogramme bestimmt.

5.2. Zahlenmäßiger Nachweis

5.2.1. Die Projektträger*innen sind verpflichtet, alle Ausgaben für das Projekt sowie seine Einnahmen in angemessener Weise unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu dokumentieren; wenn möglich unter Verwendung eines üblichen EDV-Abrechnungssystems.

5.2.2. Die Projektträger*innen sind verpflichtet, die Verwendung der gewährten Mittel innerhalb der in den jeweiligen Programmbeschreibungen bzw. Teilnahmebedingungen festgelegten Fristen gegenüber der Initiative Musik oder ggf. dem von der Initiative Musik für die Durchführung beauftragten Partner gemäß den Vorgaben in Ziff. 5.1. nachzuweisen. Der zahlenmäßige Nachweis muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter, eigene Mittel) und Ausgaben enthalten. In dem zahlenmäßigen Nachweis sind die Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge und voneinander getrennt entsprechend der Gliederung des Kosten- und Finanzierungsplans (der Bestandteil des Fördervertrages ist) auszuweisen. Aus dem Nachweis müssen Tag, Empfänger/Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich sein.

5.2.3. Die Initiative Musik hat das Recht, die Vorlage von Originalbelegen über die Einzelzahlungen (Einnahme- und Ausgabebelege) sowie aller sonst mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen zu verlangen. Die Projektträger*innen haben ihr zu diesem Zweck Einsichtnahme in alle das Projekt betreffenden Unterlagen zu gewähren; dieses Recht gewähren die Projektträger*innen ebenfalls dem Bundesrechnungshof, der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien bzw. von diesen beauftragten Dritten.

5.2.4. Alle Projektträger*innen haften gesamtschuldnerisch für die antrags- und projektbezogene Verwendung der Fördermittel sowie die Erfüllung der Vereinbarungen dieses Vertrages.

6. Laufzeit, Rücktritt

6.1. Die ordentliche Kündigung des Fördervertrages ist ausgeschlossen. Die Initiative Musik erklärt dessen Beendigung durch Übersendung eines Abschlussschreibens. Dies erfolgt nach positivem Prüfergebnis und Auszahlung/Verrechnung des Einbehaltes bzw. nach Eingang zurückgeforderter Mittel.

6.2. Die Initiative Musik ist zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, wenn sich herausstellt, dass wesentliche Teile des Projektes nicht innerhalb des vorgelegten Zeitplanes realisiert werden können. Sie ist ferner zum Rücktritt berechtigt, wenn ein Projektträger seine Vertragspflichten schwerwiegend verletzt und diesen Verstoß trotz Fristsetzung nicht innerhalb von vier Wochen heilt.

6.3. Abmahnung und Fristsetzung sind für den Rücktritt entbehrlich, sofern sich herausstellt, dass der Abschluss des Vertrages aufgrund von Angaben der Projektträger*innen zustande gekommen ist, die in wesentlichen Teilen unrichtig oder unvollständig waren.

6.4. Ruht die Projektarbeit oder verstreicht zwischen Bewilligung und Vertragsschluss mehr als eine in der jeweiligen Programmbeschreibung bzw. den Teilnahmebedingungen festgelegte Dauer, ist die Initiative Musik zum Rücktritt berechtigt.

7. Rücktrittsfolgen

7.1. Übt die Initiative Musik ihr Rücktrittsrecht aus, gelten die Regelungen über den Verwendungsnachweis (siehe Abs. 5) entsprechend. Projektträger*innen sind zur unverzüglichen Rückzahlung aller ihnen gewährten und noch nicht antragsgemäß für die Zwecke des Projektes verbrauchten Mittel verpflichtet.

7.2. Tritt die Initiative Musik gemäß Ziff. 6.2. vom Vertrag zurück, sind die Projektträger*innen darüber hinaus verpflichtet, sämtliche ihnen gewährten Fördermittel nebst Verzinsung in Höhe von fünf Prozent über dem jeweiligen Basiszinssatz an die Initiative Musik zurückzuzahlen.

7.3. Die Projektträger*innen kommen mit der Rückzahlung nach Ablauf von vier Wochen nach Zugang einer schriftlichen Rücktrittserklärung der Initiative Musik in Verzug.

8. Nebenpflichten

8.1. Der Projektträger ist für die Organisation und Durchführung des Projektes in allen Bereichen verantwortlich und übernimmt das wirtschaftliche sowie rechtliche Risiko. Die Projektträger*innen sind für die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und steuerrechtlichen Bestimmungen persönlich zuständig und verantwortlich.

8.2. Abgaben und Steuern der Projektträger*innen und ihrer Mitarbeiter sowie von ihnen beauftragter weiterer Personen schulden sie bzw. diese ausschließlich persönlich und haben sie selbst zu entrichten.

8.3. Die Projektträger*innen haben bei der Beantragung und der Verwendung von Mitteln für Reisekosten (insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungskosten) die Höchstsätze und die inhaltlichen Abrechnungsvorgaben des Bundesreisekostengesetzes zu beachten. Bei Auslandsreisen gelten die Vorschriften der Auslandsreisekostenverordnung entsprechend. Darüber hinausgehende Mittel werden nicht gewährt.

8.4. Die Projektträger*innen sind nicht berechtigt, Forderungen aus dem Fördervertrag an Dritte abzutreten oder zu verpfänden.

8.5. Die Vertragsparteien sind zur Verschwiegenheit über alle Informationen verpflichtet, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages voneinander erlangen, soweit diese nicht ohnehin öffentlich zugänglich sind. Dies gilt insbesondere hinsichtlich der Vergütung von Mitarbeitern und Auftragnehmern der Projektträger*innen. Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung dieses Vertrages fort. Die Initiative Musik ist aber berechtigt, Projektgegenstand und Höhe ihrer Zahlungen Dritten bekannt zu geben, soweit dies der Darstellung ihrer Tätigkeit in der Öffentlichkeit dient.

8.6. Die Initiative Musik ist berechtigt, die für die Vertragserfüllung relevanten Daten der Projektträger*innen zu ausschließlich internen Erfassungs- und Dokumentationszwecken zu speichern. Sie wird diese Daten konform der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gesichert und vertraulich behandeln und nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, dass dies zur Erfüllung der Rechenschaftspflichten der Initiative Musik gegenüber ihren Zuwendungsgebern oder zur sonstigen eigenen Rechnungsprüfung unerlässlich ist.

9. Zusätzliche Förderung durch Dritte

Erhalten Projektträger*innen neben der Förderung durch die Initiative Musik weitere Mittel aus öffentlichen Haushalten, gelten folgende besondere Regeln:

9.1. Sofern die öffentliche Förderung – oder bei Finanzierung durch mehrere Stellen der Gesamtbetrag der Fördermittel – 100.000 EUR (einhunderttausend Euro) überschreitet, ist der Projektträger verpflichtet, die Vergabe von Aufträgen entsprechend dem für den Schätzwert einschlägigen Verfahren durchzuführen (vgl. ANBest-P 3.1).

9.2. Werden Projekte zu mehr als 50 % aus öffentlichen Mitteln finanziert, gilt das Besserstellungsverbot (vgl. ANBest-P).

10. Ergänzende Regelungen

10.1. Mündliche Nebenabreden sind nicht geschlossen. Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform, ebenso die Abbedingung des Schriftformerfordernisses. Sind oder werden Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam, treffen die Vertragsparteien diejenige zulässige Regelung, die den wirtschaftlichen Zielen der beanstandeten Regelung am nächsten kommt. Dies gilt ebenso für Lücken des Vertrages.

10.2. Über die Verwendung, Abrechnung und Rückzahlung von Fördermitteln gelten grundsätzlich die Allgemeinen Nebenbestimmungen über Projektförderung (ANBest-P) sowie die Bundeshaushaltsordnung in der jeweils geltenden Fassung, soweit deren Regelungen auf das Vertragsverhältnis anwendbar sind. Die Nebenbestimmungen sind Bestandteil dieser Vertragsbedingungen, soweit hier nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.

10.3. Der Fördervertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist Berlin.